PDCA理論在我院醫(yī)療設備維修管理中的應用

周嬙，鄭大海，鄧文艷

1. 北京醫(yī)院 醫(yī)學工程科，北京 100730；2. 首都醫(yī)科大學附屬北京朝陽醫(yī)院 物資器械中心，北京 100020

引言

隨著醫(yī)療技術的不斷發(fā)展，各種現(xiàn)代化的醫(yī)療設備在醫(yī)學界已經(jīng)得到了廣泛的應用。醫(yī)院的現(xiàn)代化建設離不開醫(yī)療設備的現(xiàn)代化，加強對醫(yī)療設備進行科學而有效的管理,已經(jīng)成為醫(yī)院的一項重要工作[1]。醫(yī)療設備的維修管理是醫(yī)療設備管理工作的重要環(huán)節(jié)，做好醫(yī)療設備的維修管理工作，不但能夠保證醫(yī)療設備的完好率，還能確保醫(yī)療設備臨床使用的安全性和有效性,確保醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全。PDCA循環(huán)管理理論是20世紀50年代美國質(zhì)量管理專家戴明根據(jù)信息反饋管理提出的一種全面的質(zhì)量管理方法[2]，將其應用于醫(yī)療設備維修管理工作中具有重要意義。

1 醫(yī)療設備維修管理存在的問題

1.1 維修管理制度的科學性、規(guī)范性需持續(xù)改進

目前，國家已針對醫(yī)療設備的準入、購置和監(jiān)管等方面出臺或修訂了相關的法律、法規(guī)和實施細則，但暫時還沒有制定出醫(yī)療設備維修方面的具體規(guī)定，比如關于保修費用的制定、維修配件價格的控制等。由于我院對醫(yī)療設備的維修管理工作重視程度有限，對其在新形勢下的理論創(chuàng)新研究還不夠充分，因此我院相應的醫(yī)療設備維修管理制度的科學性和規(guī)范性有待進一步提高[3]。

1.2 醫(yī)院的維修人員技術水平差異較大

由于我國的醫(yī)學工程學科起步較晚，而且因為歷史原因和專業(yè)準入制度的滯后，早期從事醫(yī)療設備維修工作的醫(yī)學工程技術人員大多數(shù)是其他專業(yè)轉(zhuǎn)行而來，沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)的學科教育，學歷偏低；且由于醫(yī)院對于醫(yī)學工程部門和醫(yī)學工程技術人員的定位不夠準確，致使從業(yè)人員的專業(yè)服務意識不強，沒有樹立獻身醫(yī)學工程事業(yè)建設的信念，導致了行業(yè)發(fā)展受限，長期以來的工作得不到肯定[4]。我院目前的醫(yī)療設備維修人員共有18人，其中有5人獲得了碩士學位，其余均為大專或本科學歷，維修技術水平差異較大。

1.3 醫(yī)院的維修人員溝通能力有待提高

醫(yī)院的維修人員與臨床科室的溝通協(xié)調(diào)工作不夠，工作流程的執(zhí)行程度不夠高，臨床科室有時甚至會繞過醫(yī)學工程部門直接求助于廠家工程師或第三方維修公司，致使醫(yī)療設備維修維護的歸口管理工作難以完全落實。我院的醫(yī)學工程部門時常沒有真正參與到醫(yī)療設備維修及管理工作中[5]。

1.4 醫(yī)院的維修管理能力有待發(fā)展

醫(yī)療設備的維修是一門比較復雜的工作，要求從事具體工作的醫(yī)學工程人員必須要改變傳統(tǒng)的觀念，不能總是停留在依靠一把螺絲刀和一個萬用表打拼天下的時代。隨著大規(guī)模集成化、智能化的醫(yī)療設備不斷被引入醫(yī)院，醫(yī)學工程人員僅依靠傳統(tǒng)的維修技術和手段是難以完成復雜的技術工作的。由于生產(chǎn)廠商的技術資料保密、零配件的壟斷和專業(yè)化維修技術培訓的減少，迫使醫(yī)學工程人員必須改變較為落后的維修管理和技術手段，樹立起科學的維修管理理念，深入學習醫(yī)療設備維修理論、知識和技能，利用更為先進、專業(yè)的維修、檢測工具，實施科學、規(guī)范的維修流程，以確保醫(yī)療設備的使用率，為臨床和患者提供優(yōu)質(zhì)的服務[6]。

2 PDCA理論概述

現(xiàn)代企業(yè)管理理論將企業(yè)管理視為是一個過程。企業(yè)在不同時間內(nèi)，應完成不同的工作任務。企業(yè)的每項生產(chǎn)經(jīng)營活動，都有一個產(chǎn)生、形成、實施和驗證的過程。美國戴明博士將這個過程形象地總結(jié)為4階段的循環(huán)，即“計劃（Plan）—執(zhí)行（Do)—檢查（Check）—改進（Act）”：① 計劃階段：分析現(xiàn)狀，找出存在的質(zhì)量問題，分析產(chǎn)生質(zhì)量問題的各種原因或影響因素，找出主要因素，針對主要因素，提出計劃，制定措施；② 執(zhí)行階段：執(zhí)行計劃，落實措施；③ 檢查階段：檢查計劃的實施情況；④ 改進階段：總結(jié)經(jīng)驗，鞏固成績，工作結(jié)果標準化，提出尚未解決的問題，轉(zhuǎn)入下一個循環(huán)[7]。

3 PDCA理論的應用

3.1 制定計劃（P）

醫(yī)療設備維修管理計劃階段是做好醫(yī)療設備維修管理工作的前提，要制訂出科學合理的管理計劃，就要明確醫(yī)學工程科的定位與作用，制訂出切實可行的實施計劃[8]。簡言之，就是在詳細了解醫(yī)療設備維修管理相關制度和實施流程的基礎上，根據(jù)我院的實際情況和發(fā)展目標，制訂出符合我院實際的醫(yī)療設備維修管理制度和工作流程。

目前我院的醫(yī)療設備維修工作主要分為預防維修和事后維修。預防維修是以日常維護與定期維護為核心的維修模式，目前的預防維修概念已經(jīng)遠遠走出了傳統(tǒng)維修概念的范疇，它還擴展了維修預防、改善維修等許多方面的內(nèi)容，并且包含了許多現(xiàn)代維修的理念，比如故障診斷技術與狀態(tài)監(jiān)測等[9]。近年來，實踐證明了預防維修的優(yōu)勢是十分明顯的，不但可以節(jié)約維修經(jīng)費，還可以延長醫(yī)療設備的使用壽命。正因如此，越來越多的醫(yī)院開始重視預防維修。通過制定預防維修計劃，有效提高了醫(yī)學工程人員的工作效率，確保了臨床設備的正常運轉(zhuǎn)。事后維修是傳統(tǒng)的維修方式，指設備發(fā)生故障后進行維修，是以排除故障為核心的維修模式。我院把這兩種維修模式結(jié)合起來，制訂了切實可行的維修管理制度，要求醫(yī)學工程人員每月進行一次巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并解決故障，并要按時做好設備維護保養(yǎng)工作，事后維修周期原則上不超過1周，每周開科室會議要上報維修情況，每月上交個人維修記錄。通過兩種方式的取長補短，在加強預防維修的基礎上降低了醫(yī)療設備故障率，從而提高醫(yī)療設備的使用效率，降低維修成本；同時，對已經(jīng)發(fā)生故障的設備進行快速的、有針對性的維修，以減少設備停用時間[10]。

3.2 實施計劃（D）

實施計劃就是要制定完善規(guī)范的處理流程，并嚴格遵照執(zhí)行。對于預防維修工作，醫(yī)學工程人員應按時完成好醫(yī)療設備的維護保養(yǎng)計劃，主要包括定期對醫(yī)療設備進行除塵、清潔、消毒及基本參數(shù)校正等工作，及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)療設備的潛在故障風險，并及時解決存在的問題，以確保醫(yī)療設備的正常使用，降低醫(yī)療設備的故障率。

醫(yī)學工程人員的巡檢工作也很重要，醫(yī)學工程人員通過與科室技師及主任進行溝通，有效了解設備的使用狀態(tài)，及時提出良好的預防維修建議對于事后維修工作，我院制定了較為完善的管理流程：我院實行醫(yī)學工程技術人員的“首診制”，整個醫(yī)療設備從發(fā)生故障到最后的修復，全都由醫(yī)學工程部門具體負責。一旦醫(yī)院中的醫(yī)療設備在使用前或者使用中出現(xiàn)突發(fā)的各種水路、電路或者氣路故障[11]，醫(yī)療設備的使用科室要馬上停止使用，并且及時通知醫(yī)院的醫(yī)學工程部門。使用科室向醫(yī)學工程部門提出維修申請后，醫(yī)學工程人員應迅速趕往故障現(xiàn)場，認真核對醫(yī)療設備的名稱、型號等基本信息，仔細詢問臨床醫(yī)護人員故障發(fā)生前后的一些情況，確認故障現(xiàn)象。維修之前，首先要確認醫(yī)療設備的保修期限。

一般而言，新的醫(yī)療設備從安裝驗收合格之日起計算，至少會有一年的免費保修期，有的醫(yī)療設備保修期更長。如果故障設備在保修期內(nèi)，應當通知廠家免費維修。如果故障設備超出保修期，醫(yī)學工程人員可根據(jù)自己的維修經(jīng)驗和維修技術，盡快找到醫(yī)療設備的故障原因，并對其進行維修。如果醫(yī)學工程人員無法及時修復故障設備，應盡快尋找廠家或社會化第三方公司進行維修，并監(jiān)督整個維修過程和維修質(zhì)量。我院的醫(yī)療設備報修示意圖，見圖1。

圖1 報修示意圖

3.3 檢查工作（C）

在醫(yī)療設備的維修管理工作中要建立完善的監(jiān)督檢查機制，可通過定期和不定期檢查來推進各項工作的進展[12]。由于醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療設備種類繁多，通常將醫(yī)療設備分類后指定不同的醫(yī)學工程人員負責維修質(zhì)量的管理工作，我院每類醫(yī)療設備的維修人員都配有初級職稱、中級職稱和高級職稱的人員，以便于合理安排各項工作。根據(jù)專業(yè)與分工的不同，可通過逐級管理的方式對醫(yī)療設備的維修質(zhì)量進行監(jiān)督管理，每當醫(yī)學工程人員維修好一臺醫(yī)療設備后，應得到上一級工程師的認可與評估，上級工程師的維修質(zhì)量受到醫(yī)學工程部門主任的認可與評估。對于需要廠家維修或第三方公司維修的醫(yī)療設備，分管的醫(yī)學工程人員要全程陪同并監(jiān)督醫(yī)療設備的維修過程和維修質(zhì)量，并將維修結(jié)果上報給醫(yī)學工程部門主任。每個醫(yī)學工程人員都應全面掌握相應醫(yī)療設備的技術細節(jié)和評估方法，做好預防維修工作，定期分析質(zhì)量結(jié)果，為在用的醫(yī)療設備質(zhì)量控制工作提供可靠的依據(jù)。如下表所示，每次醫(yī)學工程人員完成巡檢工作后將上報上級領導檢查審核。巡檢記錄表，見表1。

3.4 改進工作（A）

總結(jié)工作就是要對上述各階段工作進行總結(jié)和處理。通過有效地信息反饋，進一步深化調(diào)整工作流程，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提出合理化改進建議。由于醫(yī)學工程人員技術的局限性、分析問題的主觀性、常規(guī)維修檢測工具的針對性不足等原因均會影響維修效果，因此通過自我總結(jié)及定期組織科室總結(jié)，可以大大提高管理效率和工作質(zhì)量[13]。在預防維修工作實施一段時間后，可以根據(jù)上一階段的運行和故障情況，對現(xiàn)有的預防維修工作進行分析與評估，根據(jù)上級工程師或主任提出的意見和建議，可對巡檢的時間間隔、檢查項目等預防維修內(nèi)容做出調(diào)整和改進，從而促使下一階段的預防維修工作更加合理。我院自2017年2月起將原有的兩周時間間隔巡檢調(diào)整為一個月，這樣可以使醫(yī)學工程人員有更加充裕的時間解決之前巡檢中的問題。另外，對于已經(jīng)妥善處理的故障，醫(yī)學工程人員應認真填寫維修記錄，并將相關信息錄入維修管理系統(tǒng)中，作為全過程故障處理信息加以保存，這既可以為開展故障智能診斷和可靠性研究提供素材，又可為醫(yī)療設備的選型和購置提供參考資料[14]。我院醫(yī)療設備維修工作記錄表，見表2。

表1 巡檢記錄表

表2 維修工作記錄表

4 效果評價

通過PDCA理論在我院醫(yī)療設備維修管理中的應用，我院的醫(yī)療設備維修管理水平有了明顯的提升。以血液凈化類設備為例，未應用PDCA理論時我院的維修模式就是設備出現(xiàn)故障后由醫(yī)學工程人員進行維修處理，有時難免影響設備開機率、故障率。

現(xiàn)如今應用PDCA理論后，醫(yī)學工程人員制定了詳細的維修維護計劃，每月定期巡檢，并按部就班地實施計劃，及時將故障處理在萌芽狀態(tài)。通過近兩年的數(shù)據(jù)對比，可以明顯看出應用PDCA后我院的設備維修效果：① 可以調(diào)整好設備使用的最佳狀態(tài)，提高開機率，2016年度該類設備開機率為90%，2017年度該類設備開機率為95%，2017年度該類設備的開機率較2016年度提高了5%；② 降低了設備的故障率，2016年度該類設備故障率為10%，2017年度該類設備故障率為5%，2017年度該類設備的故障率較2016年度降低了5%；③ 縮短了設備的維修時間，2016年度該類設備維修時間約為40 h，2017年度該類設備維修時間約為30 h，2017年度該類設備的維修時間較2016年度縮短了近25%；④ 為科室節(jié)省了維修成本，2016年度該類設備維修費約30萬元，2017年度該類設備維修費約27萬元，2017年度該類設備維修費較2016年度減少了10%；⑤ 提升了科室滿意度，2016年度該類設備科室滿意度為90%，2017年度該類設備科室滿意度為98%，2017年度該類設備的科室滿意度較2016年度提高了8%。

5 總結(jié)

我院針對醫(yī)療設備維修中存在的主要問題，有效應用PDCA理論提升維修管理水平。首先，要不斷完善維修管理制度，隨著人員變動，管理方法也要做出相應調(diào)整與改善；其次，要加強技術培訓，醫(yī)療設備技術發(fā)展日新月異，因此要經(jīng)常組織醫(yī)學工程技術人員的培訓，熟悉在用設備的維修要點；再次，醫(yī)學工程人員的溝通技巧也很重要，加強與科室人員、公司人員的溝通能力至關重要，有時可以達到事半功倍的效果；另外，醫(yī)療設備的維修工作已逐漸向管理方向發(fā)展，加強維修管理理論學習，提升維修管理水平勢在必行。

以PDCA理論為依據(jù)，我院醫(yī)療設備的維修工作流程已日趨規(guī)范化，維修管理制度已逐漸完善，醫(yī)學工程人員的技術水平有了較大地提高，醫(yī)療設備的故障率明顯降低，受到了臨床使用科室的一致好評[15]。醫(yī)療設備的維修管理工作需要點滴積累才能顯露成效，醫(yī)學工程人員必須不斷發(fā)揮自身優(yōu)勢，深入臨床一線，在實踐中強化技能，恰當運用PDCA理論，促進醫(yī)療設備維修管理工作的精細化，提高醫(yī)療設備的使用率和完好率，保證醫(yī)療設備的最優(yōu)化運行，從而創(chuàng)造出最大的社會效益和經(jīng)濟效益[16]。