大數(shù)據(jù)下醫(yī)院人事檔案的利用初探

謝奕青

(泉州市兒童醫(yī)院，福建 泉州 362000)

人事檔案記錄著醫(yī)院所有工作人員的工作表現(xiàn)、突出成績、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，是醫(yī)院人事管理工作的關(guān)鍵?，F(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用越來越廣泛。為此，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)積極改革人事檔案管理方式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到人事檔案管理工作中，從而提升人事檔案管理工作質(zhì)量。

一、醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)包括：第一，檔案建檔時(shí)間長、內(nèi)容豐富。除卻基本的工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷外，醫(yī)院人事檔案還包括科研成果、職稱晉升情況、論文發(fā)表情況等。第二，醫(yī)院人事檔案之間的關(guān)聯(lián)性比較強(qiáng)。經(jīng)過不斷的維護(hù)、更新、管理，醫(yī)院人事檔案信息之間的聯(lián)系性也會(huì)增強(qiáng)。第三，涉及面比較廣。人事檔案的服務(wù)性比較強(qiáng)，能為患者、群眾、社會(huì)提供一定的幫助。尤其是部分人事檔案還明確記錄著患者的診斷、治療情況?？紤]到醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)靈活應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以保證醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。

二、大數(shù)據(jù)下醫(yī)院人事檔案的利用

(一)搭建人事檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極搭建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔、分類、查閱等工作的信息化、數(shù)據(jù)化。這樣才能有效發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

首先，在構(gòu)建人事檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)時(shí)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)部署多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以便提供標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的檔案服務(wù)工作。其次，應(yīng)構(gòu)建檔案智能搜索模塊，提高人事檔案的管理效率。再者，應(yīng)規(guī)范構(gòu)建能夠存儲(chǔ)文字、圖片、視頻的檔案資源庫。最后，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)購進(jìn)軟硬件設(shè)備。其中所需的硬件設(shè)備有掃描儀、密集架、計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等。軟件設(shè)施有大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、安全防護(hù)系統(tǒng)等。

(二)改變服務(wù)方式，提升人事檔案的利用效率

醫(yī)院人事檔案對(duì)于醫(yī)院的建設(shè)非常重要。對(duì)此，為了充分發(fā)揮人事檔案的二次利用價(jià)值，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)被動(dòng)的服務(wù)方式，主動(dòng)提供人事檔案管理服務(wù)。這就意味著檔案管理人員應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念。

首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極開展咨詢服務(wù)。即檔案管理人員應(yīng)在充分了解檔案的基礎(chǔ)上，為利用者提供檔案知識(shí)、檔案資料調(diào)查等各種咨詢工作。對(duì)此，檔案管理人員可采取以下工作方法：第一，介紹法。即給利用者主動(dòng)講解檢索工具的使用方法、檔案內(nèi)容、分類方法等，從而方便利用者更快的查找到自己所需的檔案資料。第二，解答法。即認(rèn)真講解利用者在使用檔案過程中出現(xiàn)的問題的解決方法，直至利用者完全明白。第三，參與法。即檔案管理人員積極參與到醫(yī)院的管理、運(yùn)營工作中，從而為利用者提供檔案服務(wù)。其次，提供智能化服務(wù)。比如將人事檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)院數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)接在一起，方便利用者能及時(shí)查閱檔案資源。最后，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做好人事檔案信息的編研。比如通過對(duì)人事檔案的分析，了解檔案對(duì)該單位生產(chǎn)、管理的價(jià)值，并進(jìn)行總結(jié)。簡(jiǎn)單地說，是通過對(duì)人事檔案的研究得出新結(jié)論、觀點(diǎn)，從而為醫(yī)院管理提供新的文獻(xiàn)服務(wù)。

(三)合理選擇人事檔案信息公開方式

選擇合適的人事檔案信息公開方式，才能盡可能地發(fā)揮出人事檔案的利用價(jià)值，避免人事檔案成為死檔。但檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，合理選擇公開方式。

常見的醫(yī)院人事檔案信息公開方式包括兩種：第一種是醫(yī)護(hù)人員主動(dòng)要求檔案管理部門公開人事檔案信息。也就是說，醫(yī)護(hù)人員具有知情權(quán)，可充分了解自己人事檔案的歸檔情況及材料信息的真實(shí)度、完整度。第二種是檔案管理部門主動(dòng)向社會(huì)公開人事檔案的利用情況。比如人事部門定期進(jìn)行人事檔案信息的修正、完善，并通知醫(yī)護(hù)人員。對(duì)于選擇哪種公開方式，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，以免檔案信息泄露。但是需要注意的是為了保證醫(yī)護(hù)人員的隱私權(quán)，檔案管理部門還應(yīng)合理控制人事檔案的公開程度。

(四)健全醫(yī)院人事檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的檔案管理制度，明確電子檔案的歸檔、分類、查閱、銷毀等工作標(biāo)準(zhǔn)。比如對(duì)不同的用戶賦予不同的查閱權(quán)限，保證檔案的安全性；要求醫(yī)護(hù)人員需嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，提供人事檔案信息；明確電子檔案的歸檔方法；銷毀人事檔案前，應(yīng)先向上級(jí)審批，待通過后再在指定的場(chǎng)所銷毀等。另外，檔案管理部門可建立人事檔案公開制度，在約束檔案管理人員行為的同時(shí)保證醫(yī)護(hù)人員的檔案知情權(quán)。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，若要充分利用醫(yī)院人事檔案，檔案管理部門就應(yīng)構(gòu)建人事檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)，并積極改變服務(wù)方式、信息公開方式，創(chuàng)新人事檔案利用的方法。同時(shí)，還應(yīng)制定完善的管理制度，保證醫(yī)院人事檔案的有效利用。