試論辦公室文書檔案收集及歸檔工作管理措施

陶 凱

(梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)局，黑龍江 齊齊哈爾 161021)

文書檔案記錄了單位的發(fā)展歷程和輝煌成績(jī)，涵蓋了許多重要的資料和素材，可以為單位運(yùn)營(yíng)管理提供參考和憑證。所以，在單位內(nèi)部管理中，辦公室文書檔案收集及歸檔工作歷來(lái)都備受關(guān)注。不過(guò)，整體來(lái)看，辦公室文書檔案收集及歸檔工作還存在一些問(wèn)題。找出辦公室文書檔案收集及歸檔工作存在的問(wèn)題，對(duì)癥下藥，也成為當(dāng)前辦公室管理工作關(guān)注的重點(diǎn)。

一、辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作現(xiàn)狀

(一)管理意識(shí)有待提高

辦公室工作人員是辦公室文書檔案收集及歸檔工作的直接負(fù)責(zé)人，也是辦公室管理工作的執(zhí)行者，辦公室工作人員的責(zé)任意識(shí)、管理理念和管理手段，會(huì)給辦公室文書檔案收集及歸檔工作帶來(lái)直接影響。現(xiàn)階段，管理人員對(duì)辦公室文書檔案收集及歸檔工作的重視程度不夠，是影響辦公室文書檔案管理工作的一個(gè)重要原因，也是當(dāng)前單位文書檔案管理工作中存在的一個(gè)共性問(wèn)題。如許多辦公室人員只關(guān)注紅頭文件，對(duì)普通文件缺少關(guān)注，在文檔收集與管理中也是粗心大意，導(dǎo)致單位文書檔案經(jīng)常出現(xiàn)信息失真、損壞等問(wèn)題，使得文書檔案無(wú)法發(fā)揮其效能。

(二)管理方法落后

如今，人類已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，許多企事業(yè)單位辦公室都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，不過(guò)，許多單位在文書檔案收集及歸檔管理方面始終缺少完善的規(guī)章制度，文書檔案收集管理工作不夠規(guī)范。由于缺少約束，所以許多辦公室工作人員在文書檔案加工整理上都沒有用盡全力，一些文書檔案仍舊是以紙質(zhì)形式入檔的，文書檔案的完整性、連續(xù)性和全面性也缺少保障。

二、辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作措施

(一)健全文書檔案管理制度

有法可依，有章可循，是提高辦公室管理效率的根本。辦公室文書檔案收集及管理工作要想有序展開，取得實(shí)效，必須要建立健全文書檔案管理相關(guān)制度。關(guān)于辦公室文書檔案管理制度建設(shè)，筆者認(rèn)為，務(wù)必要關(guān)注以下幾點(diǎn)：首先，健全辦公室檔案文書管理制度，規(guī)定文書檔案注意事項(xiàng)、規(guī)范化流程，按制度要求將檔案統(tǒng)一保管。其次，健全文書檔案歸檔制度，明確文書檔案歸檔要求、時(shí)間、范圍和保管期限。再次，明確文書檔案安全保密制度，就檔案調(diào)閱、摘抄、復(fù)制等事宜作出科學(xué)規(guī)定。然后，完善檔案查閱借閱制度和檔案人員崗位責(zé)任制，根據(jù)單位工作實(shí)際情況，實(shí)施明確的職責(zé)分工制度，要求辦公室文書檔案工作人員遵守相關(guān)的法律法規(guī)，做到有章可依，有例可循?？傊?，只有在制度健全的基礎(chǔ)上，才能提高辦公室文書檔案管理效率，減少文書檔案信息失真、丟失和損壞情況發(fā)生的幾率。

(二)創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔方法

傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，以人工、手工管理為主，所以文書檔案收集與歸檔工作過(guò)程中，很容易出現(xiàn)資料丟失、資源浪費(fèi)等現(xiàn)象。在信息時(shí)代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為文書檔案收集與歸檔方法創(chuàng)新提供了良好的條件。如許多企事業(yè)單位都抓住信息化發(fā)展機(jī)遇，采用了許多先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，走上了網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化辦公的軌道。以此為背景，企事業(yè)單位要提高對(duì)管理信息化、精細(xì)化的認(rèn)識(shí)，有效運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行辦公室文書檔案管理。如加大辦公室信息化投入，為辦公室文書檔案管理配備信息設(shè)備，利用信息技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行文書檔案管理。如利用計(jì)算機(jī)編制辦公室文書檔案檢索目錄，進(jìn)行檔案信息化加工和存儲(chǔ)，同時(shí)建立文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案檢索、管理和利用信息化，以提高辦公室文書檔案收集和歸檔效率，減少人為失誤出現(xiàn)的幾率。此外，企事業(yè)單位還要本著走出去、引進(jìn)來(lái)的原則，加強(qiáng)與兄弟單位的交流與合作，借鑒其他單位的文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行檔案服務(wù)創(chuàng)新，以提高文書檔案資料的利用率。

(三)提高管理人員的綜合素質(zhì)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人是最重要的生產(chǎn)力要素。提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)，可以從根本上提高辦公室文書檔案的管理質(zhì)量和管理效率。所以，企事業(yè)單位要在運(yùn)營(yíng)管理中，要重視辦公室管理隊(duì)伍建設(shè)，想方設(shè)法提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，以促使辦公室文書檔案收集及歸檔工作有序進(jìn)行。如立足于單位人事選拔和招聘制度，組建專業(yè)的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，優(yōu)化辦公室管理隊(duì)伍的年齡和學(xué)歷構(gòu)成。開展專業(yè)化培訓(xùn)，引導(dǎo)辦公室人員積極參加專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的辦公室專業(yè)化管理能力和信息素質(zhì)。然后，將績(jī)效考核、淘汰機(jī)制等市場(chǎng)化管理方法用到辦公室工作隊(duì)伍管理中去，激發(fā)辦公室工作人員的工作熱情。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室文書檔案收集及歸檔工作是一項(xiàng)復(fù)雜而瑣碎的工作，它在辦公室管理工作中的重要性，受到了各部門的一致認(rèn)可。所以，在辦公室日常管理中，我們要給予文書檔案收集及歸檔工作以重視，然后完善文書檔案管理制度，采取有效措施提升文書檔案收集和歸檔效率，以優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理工作服務(wù)單位發(fā)展。