人事代理背景下的高校人事檔案信息化

陳 靜

(上海建橋?qū)W院，上海 201316)

作為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定水平的產(chǎn)物，人事代理制度是一種全新的、科學(xué)的新型用人制度，將人事代理制度應(yīng)用于高校人力資源管理中，可以進(jìn)一步提高高校人力資源管理水平，并實現(xiàn)人才使用權(quán)與所有權(quán)的分離。在人事代理背景下，實現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化是人事檔案管理的發(fā)展趨勢，也是提升高校人事檔案管理水平的重要舉措。

一、高校施行人事代理制度的特點

人事代理制度在一定程度上淡化了身份管理制度，建立了與市場經(jīng)濟(jì)相匹配的人事管理體制，解決了傳統(tǒng)人事管理與體制存在的問題?，F(xiàn)階段我國絕大多數(shù)院校都實施了人事代理制度，取得了一定的成績。具體來說，人事代理制度在高校中的應(yīng)用具有以下兩方面特點：

(一)實現(xiàn)了人事管理和員工使用之間的分離。在人事代理制度下高校人事檔案管理實現(xiàn)了員工人事關(guān)系管理與員工使用管理之間的有效分離，這種做法可以進(jìn)一步提高高校人事管理效率。換句話說學(xué)校和員工之間僅僅存在合同關(guān)系，學(xué)校對員工有使用權(quán)，但并沒有所有權(quán)。在合同期內(nèi)，高?？梢砸勒蘸贤s定管理員工，對于不在合同期內(nèi)的員工，員工和學(xué)校之間的關(guān)系就會解除，這種做法在一定程度上降低了高校人事管理的壓力。

(二)人事管理工作有代理機(jī)構(gòu)和高校共同完成。高校人事檔案管理工作在人事代理制度下，主要劃分為兩部分，一部分為人事代理機(jī)構(gòu)對高校人員檔案進(jìn)行管理，通常情況下人事代理機(jī)構(gòu)為人才服務(wù)中心；另一部分是高校對人事檔案材料的收集工作高效，將人事檔案材料收集后統(tǒng)一送達(dá)人才，服務(wù)中心由人才服務(wù)中心進(jìn)行管理。上述兩部分只有實現(xiàn)有機(jī)配合才能夠?qū)n案管理工作做好。

二、人事代理制度下高校人事檔案管理的潛在問題

(一)職責(zé)不清，缺乏明確的分工。由于管理制度不規(guī)范，不健全，導(dǎo)致高校人事檔案管理存在職責(zé)不清的現(xiàn)象，例如部分代理在實現(xiàn)高效人事檔案管理工作中只注重檔案的接收，而對檔案的審查則缺乏必要的力度，對于所接收的檔案沒有實現(xiàn)嚴(yán)格的分類和裝訂，更不用說檔案目錄，電子錄入等工作了。人事檔案日常管理工作較為松散，沒有實現(xiàn)現(xiàn)代化管理部門，也沒有進(jìn)行經(jīng)常查詢和監(jiān)督，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)高校人事檔案管理質(zhì)量偏低的現(xiàn)狀。

(二)人事檔案日常使用不便。高校各部門如需查閱代管檔案信息，要進(jìn)行多個流程。例如，黨組織辦理入黨或預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正時、房產(chǎn)部門為分房查閱個人信息時，都需高校人事部門派專人到代理機(jī)構(gòu)代為借閱，不僅造成了大量的資源浪費，也影響了高校部分正常工作的及時開展。

(三)人事檔案收集不及時、內(nèi)容不完整。通常情況下，個人的人事檔案信息，需要不斷補(bǔ)充，并且隨著人員的流動，時間的推移檔案信息也需要更新，從而形成一個動態(tài)的發(fā)展過程。但是在實際生活中，由于檔案管理人員對，檔案信息的收集，沒有給予足夠的重視。甚至還缺乏相關(guān)的檔案意識，從而導(dǎo)致入檔時檔案材料的收集十分被動，在補(bǔ)充和收集檔案內(nèi)容時往往比較滯后。

三、人事代理制度下高校人事檔案管理的建議

(一)建立健全規(guī)章制度，制定改革方案。隨著我國政府對教育領(lǐng)域的投入力度不斷加大，各大高校每年為社會培養(yǎng)了大量高素質(zhì)人才。同時高校為了更好的適應(yīng)社會的發(fā)展，也在不斷進(jìn)行著人事改革，并且人事改革所涉及的范圍越來越大。而在這個新時代下為了提高檔案管理的效率，就必須建立健全規(guī)章制度，制定改革方案，利用解決的規(guī)章制度來約束人，利用改革方案來解決發(fā)展的問題。

(二)加強(qiáng)代理人員檔案信息化建設(shè)。檔案管理是一項比較瑣碎復(fù)雜的信息記錄處理工作，針對代管的人事檔案，代理機(jī)構(gòu)必須較對大量信息進(jìn)行有效管理，通過借助互聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)軟件來實現(xiàn)檔案的信息化管理，只要實現(xiàn)這一目標(biāo)就可以為以后管理好人事檔案奠定基礎(chǔ)，工作就會更加輕松有效，利用計算機(jī)技術(shù)可以對答案進(jìn)行查閱、統(tǒng)計分析，這些都對代理機(jī)構(gòu)的日常工作效率提出了新的挑戰(zhàn)。

(三)做好人事代理檔案的現(xiàn)代化動態(tài)管理。高校的畢業(yè)生檔案的信息量很大，只有建立信息化動態(tài)管理，才能發(fā)揮方案的最佳功能，例如檔案中一般會有畢業(yè)生的大學(xué)期間的詳細(xì)信息，以及與就業(yè)單位簽訂勞動合同以后，檔案中又會加入有新的信息，如專業(yè)技術(shù)職務(wù)變動、年度考核、薪資調(diào)整等。

四、結(jié)語

總之，羅馬非一日建成，人事代理背景下的高校人事檔案信息化工作也不是一蹴而就的，它不僅需要我們對高校人事代理制度的特點進(jìn)行深入的分析，還要提出切實可行的實施方案，從而保證高校人事檔案信息化的進(jìn)程。