Excel軟件在教務(wù)管理工作中的應(yīng)用

師寶霞

(咸陽(yáng)師范學(xué)院，陜西 咸陽(yáng) 712000)

教務(wù)管理工作是學(xué)校日常管理中重要的工作內(nèi)容，是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)良好開(kāi)展和正常進(jìn)行的必要前提，為學(xué)校的教學(xué)教育環(huán)境的穩(wěn)定、教學(xué)質(zhì)量的提高以及教學(xué)模式的創(chuàng)新改革等方面的工作提供了重要的指導(dǎo)作用，是學(xué)校管理中的重中之重。因此，做好學(xué)校的教務(wù)管理工作十分重要，這就離不開(kāi)先進(jìn)的管理工具。

一、Excel對(duì)教務(wù)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的管理

(一)數(shù)據(jù)檔案的錄入和編輯管理

Excel提供了多種單元格數(shù)據(jù)類(lèi)型，其中包含數(shù)值、文本、貨幣、日期、時(shí)間、百分比等類(lèi)型，但是Excel軟件中將這些類(lèi)型劃分成了三種，即文本、數(shù)值以及公式。數(shù)值型表格主要應(yīng)用于數(shù)值的計(jì)算、整理和統(tǒng)計(jì)，包含了數(shù)值、時(shí)間、日期等；文本類(lèi)表格主要是包含了文字、字母、字符、標(biāo)簽等數(shù)據(jù)信息，這個(gè)只能用于修改和編輯，不能對(duì)數(shù)值進(jìn)行計(jì)算；公式類(lèi)主要指的是Excel中的公式和函數(shù)，應(yīng)用于學(xué)生的學(xué)籍信息、專(zhuān)業(yè)信息、教師信息以及課程信息的整合管理，是學(xué)校教務(wù)工作中的基礎(chǔ)信息管理，但是在Excel錄入和編輯的過(guò)程中會(huì)遇到一些阻礙，例如，在身份證上的長(zhǎng)串?dāng)?shù)字的錄入中會(huì)出現(xiàn)信息的錯(cuò)誤或不完整，使得數(shù)據(jù)信息不能良好的顯示。在此情形下，應(yīng)該對(duì)所錄入的信息進(jìn)行單元格設(shè)置，以文本形式來(lái)完成數(shù)據(jù)信息的錄入。

Excel的填充柄，不僅可以對(duì)數(shù)據(jù)和公式進(jìn)行復(fù)制，而且還能夠生成等差與等比序列，還能夠?qū)λ傻奶畛湫蛄羞M(jìn)行自定義設(shè)置，大大提高了我們錄入和編輯基礎(chǔ)信息表格和公式函數(shù)的復(fù)制效率。例如，在錄入學(xué)生學(xué)號(hào)或是教師工號(hào)的這些存在排列規(guī)律的數(shù)據(jù)時(shí)，就可以通過(guò)填充柄進(jìn)行復(fù)制填充，省去了逐一編輯繁瑣步驟。

(二)數(shù)據(jù)檔案中數(shù)據(jù)的查找功能

在海量的教務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息之中，想要靠人工檢索出我們所需要的某個(gè)數(shù)據(jù)是相當(dāng)艱難的，Excel的查找功能就可以快速根據(jù)數(shù)據(jù)定義的內(nèi)容查詢(xún)到所需數(shù)據(jù)。例如，在學(xué)生的基礎(chǔ)信息表中，我們要找出某一學(xué)生的基本資料，只需要在Excel中使用查找功能，輸入所要查詢(xún)的學(xué)生信息關(guān)鍵詞，就可以快速準(zhǔn)確的找到該學(xué)生的資料。

(三)數(shù)據(jù)檔案中的復(fù)制、粘貼功能

在日常的教務(wù)信息管理過(guò)程中，人們需要一些資料信息進(jìn)行復(fù)制、粘貼，但是如果操作對(duì)象是公式或是函數(shù)等特殊格式的信息就無(wú)法正常使用這一功能。Excel中的“選擇性粘貼”功能就可以妥善處理這種情況，可以在粘貼時(shí)右擊鼠標(biāo)選擇“選擇性粘貼”指令，隨后選中所需內(nèi)容，確定完成。另外，Excel還擁有“粘貼不重復(fù)記錄”功能。例如，需要對(duì)本學(xué)期的課程教師信息進(jìn)行粘貼時(shí)，就可以使用這一功能。因?yàn)椋谕粚W(xué)期內(nèi)一般會(huì)有統(tǒng)一位教師來(lái)負(fù)責(zé)不同的課程，從而會(huì)出現(xiàn)同一學(xué)期中的任課教師信息重復(fù)的現(xiàn)象，若是要對(duì)這些教師的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的話(huà)，還需要一個(gè)個(gè)的手動(dòng)進(jìn)行粘貼編輯，流程復(fù)雜效率極低。所以Excel的“粘貼不重復(fù)”功能就可以直接越過(guò)這一繁瑣操作，將教師信息不重復(fù)的編輯完成。

二、Excel軟件在教務(wù)管理工作中的應(yīng)用

(一)常用數(shù)據(jù)分析在教務(wù)管理工作中的應(yīng)用

通常來(lái)說(shuō)，Excel常用的數(shù)據(jù)分析功能有排序、篩選、分類(lèi)匯總以及數(shù)據(jù)透視圖等。教師可以利用不同的字段進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)相對(duì)的數(shù)據(jù)表進(jìn)行單字或多字的排序，從而得出所需的排序數(shù)據(jù)表。如果是要根據(jù)不同學(xué)科將成績(jī)進(jìn)行合理排序，就能夠更加直觀的了解到各個(gè)學(xué)科的成績(jī)分布和教學(xué)效果。

想要從眾多數(shù)據(jù)中檢索到符合條件的信息，就要對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選。而在對(duì)這些數(shù)據(jù)篩選結(jié)束后，會(huì)將那些我們所需要的信息進(jìn)行顯示，其他信息進(jìn)行隱藏，從而方便操作者的數(shù)據(jù)提取。同時(shí)，Excel的高級(jí)篩選功能還能夠完成更加繁瑣的數(shù)據(jù)整理，操作者可以通過(guò)不同的數(shù)據(jù)條件來(lái)進(jìn)行表格中的數(shù)據(jù)篩查，來(lái)達(dá)到數(shù)據(jù)分析和管理的目的。

(二)利用分析工具庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

Excel不僅具有強(qiáng)大的公式函數(shù)計(jì)算功能，還擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能。通過(guò)加載項(xiàng)添加分析工具庫(kù)模塊，我們可以更加便利、快捷的計(jì)算出表格中數(shù)據(jù)的方差、平方差以及對(duì)應(yīng)的回歸統(tǒng)計(jì)。例如，在對(duì)不同教師教學(xué)同一學(xué)科的成績(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，就可以更加有效的做出相對(duì)的教學(xué)質(zhì)量分析表，從而完善組織管理與決策工作。

三、結(jié)論

綜上所述，在整個(gè)的教務(wù)管理工作之中，Excel的使用和教務(wù)管理軟件平臺(tái)的協(xié)調(diào)共存是一種科學(xué)有效的管理模式。教務(wù)管理人員能夠利用Excel來(lái)完成一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)、收集以及分析操作，實(shí)現(xiàn)工作效率的提高，而通過(guò)教務(wù)管理軟件平臺(tái)來(lái)完成相對(duì)較大、統(tǒng)一性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)管理。使用Excel來(lái)完善大型教務(wù)管理軟件無(wú)法計(jì)算或是統(tǒng)計(jì)的復(fù)雜管理，從而促進(jìn)教務(wù)管理工作的組織與開(kāi)展更加順利。