中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策

張成麗

(南陽文化藝術(shù)學(xué)校，河南 南陽 473000)

近年來國內(nèi)職業(yè)教育的進(jìn)步是非常迅速的，各方面建設(shè)也是呈現(xiàn)出欣欣向榮的局面。中職學(xué)校在整個社會上起到不可忽視的作用，但是中職人事檔案工作目前還是由于專業(yè)性以及復(fù)雜性的問題，存在諸多的問題，檔案工作是學(xué)校運(yùn)營的基礎(chǔ)工作，學(xué)校需要在管理模式上實施改革，同時注重信息化建設(shè)，進(jìn)而提升自身的競爭力。

一、中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

(一)管理體制混亂

高效的學(xué)校檔案制度，在諸多的中職學(xué)校并未得到嚴(yán)格的落實，尤其是一些學(xué)校，并未將檔案工作引入到學(xué)校的議事日程。通常就是將相關(guān)的檔案負(fù)責(zé)人，組織工作培訓(xùn)，但是在實際檔案工作的開展中，并未進(jìn)行詳細(xì)的問詢和審查。另外就是當(dāng)下的學(xué)校內(nèi)部，檔案管理的體系還是有著諸多的漏洞，在檔案管理上沒有設(shè)置專門的部門，一般是其他部門的人員兼職管理檔案工作。這樣的情況下檔案工作不具備足夠的專業(yè)性[1]。

(二)工作團(tuán)隊素質(zhì)偏低

當(dāng)下中職學(xué)校的檔案管理情況，并未組建出專業(yè)化、高素質(zhì)的管理團(tuán)隊。一方面是現(xiàn)有的檔案人員無論是年齡情況，還是知識結(jié)構(gòu)，都是有著諸多的不足之處。另外就是在中職學(xué)校內(nèi)，諸多的檔案人員都是以兼職的情況參與管理，這樣的局面下，多數(shù)的檔案人員并未經(jīng)歷專業(yè)化的培訓(xùn)，在檔案管理以及信息化建設(shè)方面，不具備足夠的理論基礎(chǔ)以及專業(yè)知識。工作技能有待提升，這些都是對檔案工作造成一定程度上的限制[2]。

(三)信息化數(shù)字化程度有待提升

人事檔案的實際管理中，雖然各方面硬件設(shè)備已經(jīng)是初步建立，但是管理人員還是難以做到真正的數(shù)字化管理。主要是因為整體上管理隊員在數(shù)字化管理方面，無論是理論還是實際技能，都是沒法達(dá)到相關(guān)的要求。諸多的中職學(xué)校本身在人事檔案中還是引進(jìn)了一些計算機(jī)設(shè)備，但是并未進(jìn)行數(shù)字化管理，或者是管理水平整體上不高。很多學(xué)校的檔案工作已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化管理，只是與外界的信息還是缺乏必要的聯(lián)網(wǎng)。導(dǎo)致內(nèi)部的人事檔案工作還是比較局限的，并未對以往的管理限制進(jìn)行突破。

(四)信息化基礎(chǔ)設(shè)施有待強(qiáng)化

要想讓中職檔案信息化實現(xiàn)理想的水平，硬件設(shè)施上就要達(dá)到一定的高度，在檔案室內(nèi)就要加強(qiáng)相關(guān)設(shè)施的完善。而在當(dāng)下，現(xiàn)代化設(shè)備以及軟件都是比較完善的，檔案信息化需要的是大功率的服務(wù)器以及計算機(jī)，以及相關(guān)的軟件系統(tǒng)。這就需要學(xué)校給予一定的資金支持，購買相關(guān)的設(shè)備儀器。諸多的學(xué)校本身信息化基礎(chǔ)就是比較薄弱的。辦學(xué)資金上也是受到嚴(yán)重的制約，在這樣的局面下，學(xué)校檔案信息化要想實現(xiàn)全面性的建設(shè)，也是有著諸多的阻力存在。

二、中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的改進(jìn)對策

(一)增加檔案信息化的資金投入

要想讓檔案信息化達(dá)到滿足需求的程度，資金上的支持是一定要滿足的。前期的信息化建設(shè)，要解決資金上的局限性，在資金投入上要有所增加，相關(guān)的軟硬件建設(shè)都是要進(jìn)行強(qiáng)化的，建立自身的數(shù)據(jù)庫。以中職學(xué)校來看，也是可以借助自身的檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)對人事檔案工作效率的提升，相當(dāng)于在運(yùn)營成本上有所降低。

(二)完善檔案工作信息化的安保體系

隨著檔案信息化逐漸完善，檔案管理也是呈現(xiàn)出非常好的局面，這就意味著檔案信息也是有著更加廣泛的應(yīng)用范圍。數(shù)字化的管理也就意味著信息安全是需要注意的問題。中職學(xué)校的檔案都是有著一定的保密性，信息安全是非常關(guān)鍵的，檔案信息的使用也是涉及到權(quán)限的問題。因此信息化建設(shè)方面也是要注意安保體系的完善，保證檔案信息的可靠性以及安全性。在安保體系的實際建設(shè)中，需要依據(jù)國家的相關(guān)法律規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，庵后是在網(wǎng)絡(luò)資源以及軟件系統(tǒng)的開發(fā)中，工作人員也是要具備極強(qiáng)的安全意識，防止出現(xiàn)信息泄露的情況出來。要運(yùn)用好各方面的保護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、防火墻技術(shù)等，結(jié)合實際的情況做好檔案信息的保護(hù)。

(三)加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)

要想強(qiáng)化中職學(xué)校的檔案信息化，就要在管理隊伍上加強(qiáng)建設(shè)。管理人員的選用，需要依據(jù)工作經(jīng)驗、專業(yè)能力、知識結(jié)構(gòu)以及年齡情況上進(jìn)行合理選擇，要在管理檔案方面有著一定的經(jīng)驗基礎(chǔ)，并且對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以熟練使用。這樣的人才能在檔案工作方面擔(dān)任職位。檔案部門需要依據(jù)人本理念展開人才的選拔，不斷充實檔案隊伍，同時相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要在團(tuán)隊建設(shè)上給予足夠的重視，加強(qiáng)相關(guān)的教育培訓(xùn)，現(xiàn)有的管理人員要在各方面加強(qiáng)培訓(xùn)，對于其中不滿足要求的管理人員要及時清退，保證信息化檔案管理的高質(zhì)量開展。

三、結(jié)論

總之，中職學(xué)校需要在檔案信息化方面不斷加強(qiáng)建設(shè)，在資金方面給予更多的支持，加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件建設(shè)，同時不斷強(qiáng)化管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)，建立有效的檔案安保體系，維護(hù)檔案工作的可靠性以及安全性，改善管理措施，提升檔案信息化的整體水平。