淺談機關(guān)人事檔案信息化管理的意義及完善措施

翟金華

(訥河市黨員干部現(xiàn)代遠程教育中心，黑龍江 訥河 161300)

人事檔案是檔案工作的一個重要組成部分，是人事部門根據(jù)工作需要，保存反映單位職工工作簡歷、德才情況、工作成績等內(nèi)容的人事資料。它具有以下主要特點：(1)全面性。(2)可利用性。(3)真實性。(4)動態(tài)性。(5)流動性。(6)機密性。由于人事檔案的這些特點決定了人事檔案信息化管理工作的特殊性。因此機關(guān)人事檔案信息化管理成為當成人事檔案管理工作的重頭戲。下面就人事檔案信息化管理的意義及當前存在的問題及完善措施作以闡述。

一、人事檔案信息化管理在機關(guān)工作中的意義

(一)人事檔案信息化管理使人事檔案管理更加合理科學

人事檔案信息化管理能夠使單位領(lǐng)導對本單位職工的自然情況、工作業(yè)績、任職能力有更加全面、詳實的了解，在任人選人上的決策上依據(jù)更加充分，更具有合理性、科學性，從而為社會培養(yǎng)更多的人才，為機關(guān)的發(fā)展創(chuàng)造出更多的機會。此外，通過人事檔案信息化管理使機關(guān)管理更趨于科學化、制度化、規(guī)范化，為機關(guān)管理水平跨上新臺階，為機關(guān)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

(二)人事檔案信息化管理使人事檔案查找工作更加迅速快捷

人事檔案信息化管理是當代機關(guān)檔案工作中不可缺少的部分，其管理的好與壞對機關(guān)領(lǐng)導者來說是至關(guān)重要的。過去人們一直使用傳統(tǒng)的手工方式管理檔案，這種管理方式有著許多缺點，如查檔困難，保密性不高，紙質(zhì)檔案破損嚴重，更新維護困難。使用計算機系統(tǒng)管理檔案，使檔案檢索方便快捷。查找檔案，只要通過計算機檢索，就能直接找中目標。實現(xiàn)人事檔案信息化管理后也將大大降低人工成本，使檔案工作人員從繁勞的傳統(tǒng)檔案中解放出來，從事檔案信息研究工作，從而大大節(jié)省了人工成本，提高了檔案部門的工作效率和質(zhì)量。

二、人事檔案信息化管理中存在的問題

隨著我國改革開放和社會經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，人事檔案信息化管理越來越重要，但也存在著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下方面。

(一)領(lǐng)導認識不到位。由于歷史原因，人事檔案部門領(lǐng)導對人事檔案工作理解簡單，認為只要不丟檔，能應(yīng)付查檔與外調(diào)即可，但隨著人事檔案清理工作的開始，人事檔案的重要性越加突出。人事檔案成為當?shù)厝瞬盘釗苤赜玫闹匾罁?jù)。因此，人事檔案部門領(lǐng)導對人事檔案認識不足的思想，嚴重制約了人事檔案信息化管理工作效率和質(zhì)量的提高，影響了本地區(qū)人才的培養(yǎng)與發(fā)展。

(二)業(yè)務(wù)人員能力偏低，管理手段落后。由于檔案信息化管理需要專業(yè)性比較強的人才，但一些單位的檔案管理人員多為即將退休人員，這類人群半路出家，對檔案業(yè)務(wù)不熟，計算機操作不熟練。有的單位還經(jīng)常更換檔案管理人員，造成了檔案工作斷檔，有的單位在安排人員培訓上不及時，致使檔案管理人員工作業(yè)務(wù)能力得不到提高，更難提高檔案信息化水平。

(三)信息化程度不高，資源利用率低。由于人事檔案查找方式處于原始手工查檔狀態(tài)，人事檔案信息資源開發(fā)較差。一些先進的技術(shù)手段由于沒有專業(yè)人員進行管理使用，造成資源浪費嚴重。此外，檔案管理精力投入不多，經(jīng)費投入不多，檔案室建設(shè)不夠標準規(guī)范，也嚴重影響了人事檔案信息化管理的進程與速度。

三、人事檔案信息化管理完善措施

(一)加強領(lǐng)導，提高認識。只有單位領(lǐng)導重視了，人事檔案信息化才能加快進程。因此，將當?shù)厝耸聶n案工作作為當?shù)卣鞴懿块T的一項重要工作來抓，做到年初有計劃，年末有考核，對人事檔案信息化工作不達標的單位進行通報批評。加強人事檔案信息化的宣傳工作，通過上級部門或網(wǎng)絡(luò)等媒體宣傳人事檔案信息化的重要性，從而加強領(lǐng)導的重視。多組織領(lǐng)導參加檔案學習與交流活動，以提高領(lǐng)導的重視程度。

(二)加強培訓交流，提高人員的素質(zhì)。人事檔案工作人員的政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定了檔案信息化管理工作質(zhì)量的高低。因此，對人事檔案工作人員要加強培訓交流，以提高其素質(zhì)。只有經(jīng)過培訓，檔案人員才能掌握新方法、新知識，提高其業(yè)務(wù)水平及政治素養(yǎng)，培養(yǎng)良好的職業(yè)操守；通過與各地檔案工作人員的交流，才能發(fā)現(xiàn)自己的不足，從而有針對性地做出整改與發(fā)展方案。

(三)推進檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。人事檔案信息化建設(shè)勢在必行。要充分利用當今大數(shù)據(jù)時代，實現(xiàn)檔案信息社會共享。通過人事檔案紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，再通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用電子檔案建立個人信息系統(tǒng)，通過與公安、民政、房產(chǎn)、銀行等信息系統(tǒng)的對接，完成人事檔案的社會共享，使人們在查閱檔案只要通過特定的口令就能實現(xiàn)檔案信息的無縫對接。

綜上所述，我們在人事檔案管理信息化過程中要不斷創(chuàng)新，不斷尋找新的方式方法，突破傳統(tǒng)陳舊的工作思路，通過人事檔案信息化管理，使當?shù)厝瞬拍芨玫匕l(fā)揮作用，為當?shù)厣鐣?jīng)濟發(fā)展做出更大貢獻。