人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用

單金玲

(滄州經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委員會(huì)，河北 滄州 061000)

一、引言

在現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，人力資源管理工作起到非常重要的作用，人力資源管理工作的進(jìn)行，能夠促使企業(yè)中人力資源的合理配置，充分發(fā)揮人才對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。人事檔案作為記錄企業(yè)工作人員各種信息的材料，將其應(yīng)用于企業(yè)人力資源管理工作中，能夠有效促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

二、人事檔案應(yīng)用于人力資源管理中的重要性

人事檔案中記錄著一個(gè)人各方面的重要信息，在進(jìn)行人力資源管理工作時(shí)，對(duì)其合理的運(yùn)用，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。

(一)有利于合理配置企業(yè)的人力資源。根據(jù)員工的人事檔案，對(duì)員工的個(gè)人情況進(jìn)行全面的了解，結(jié)合員工個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)以及特長(zhǎng)等，對(duì)員工進(jìn)行合理的崗位分配，有利于激發(fā)員工進(jìn)行企業(yè)工作的勁頭和熱情，能夠有效促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，提升企業(yè)的效益。

(二)有利于提升企業(yè)人力資源管理工作的合理性。人力資源管理工作包括多個(gè)方面，例如，薪酬管理、績(jī)效考核等等，通過(guò)合理運(yùn)用人事檔案，能夠提升這些工作的合理性。

三、人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，很多企業(yè)都注重人事檔案的運(yùn)用，但由于人事檔案的真實(shí)性、完整性以及管理等方面存在著一些不足之處，導(dǎo)致將其運(yùn)用于人力資源管理的過(guò)程中存在著一些問(wèn)題。

(一)人事檔案管理制度方法有待完善

員工人事檔案中包含著與他們密切相關(guān)的大量信息資料，由于很多單位并不重視對(duì)這些人事檔案的管理工作，在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)，所采用的方法比較落后，僅僅運(yùn)用紙質(zhì)文件記錄的方式管理人事檔案的單位不在少數(shù)，管理制度體系也不夠完善，這導(dǎo)致單位在進(jìn)行人力資源管理工作時(shí)，運(yùn)用人事檔案所產(chǎn)生的效果和促進(jìn)作用并不明顯。

(二)人事檔案管理效率不高

當(dāng)前，一些單位在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，已經(jīng)引入了信息化系統(tǒng)，這對(duì)人事檔案管理效率的提升具有非常明顯的作用。但存在部分單位由于缺乏資金或者不夠重視人事檔案管理工作的原因，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化，依然運(yùn)用傳統(tǒng)紙筆記錄人事檔案的方法，管理效率較低。導(dǎo)致開(kāi)展人力資源管理工作時(shí)，查找起來(lái)需要的人事檔案信息較為麻煩。

(三)人事檔案真實(shí)性和完整性有待提升

人事檔案的真實(shí)性和完整性，也會(huì)對(duì)人力資源管理工作造成很大影響。一些人為了自身的利益，私自修改自己檔案中的信息，導(dǎo)致人事檔案缺乏真實(shí)性。另外，一些紙質(zhì)的人事檔案在翻閱、傳遞以及保存的過(guò)程中，存在著丟失和損壞的現(xiàn)象，導(dǎo)致人事檔案不夠完整。單位在進(jìn)行人力資源管理時(shí)，如果以這些不真實(shí)不完整的人事檔案作為依據(jù)，將會(huì)很大程度上對(duì)人力資源管理工作的質(zhì)量，造成不利影響，阻礙企業(yè)的發(fā)展。

四、人事檔案應(yīng)用于人力資源管理中的策略探討

就當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題來(lái)看，為了充分發(fā)揮人事檔案對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用，本文主要從以下幾個(gè)方面探討出一些策略，促使人事檔案管理工作水平的提升。

(一)健全人事檔案管理機(jī)制

通過(guò)運(yùn)用有效措施，健全人事檔案管理機(jī)制，能夠促進(jìn)人力資源管理工作的進(jìn)行。對(duì)此，首先，需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)或者單位的實(shí)際情況，根據(jù)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，制定更加完善的制度規(guī)范。其次，規(guī)范紙質(zhì)人事檔案的管理工作，對(duì)人事檔案的保存、記錄以及查閱等等進(jìn)行明確的規(guī)定，提升管理人員素質(zhì)，充分發(fā)揮人事檔案對(duì)人力資源管理工作的促進(jìn)作用。

(二)完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)

信息化時(shí)代，企業(yè)在進(jìn)行人事檔案工作時(shí)，也應(yīng)該運(yùn)用信息化技術(shù)，構(gòu)建和完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)。對(duì)此，首先，企業(yè)應(yīng)該對(duì)人事檔案管理工作投入更多的資金，配備齊全的軟硬件設(shè)施，為信息化系統(tǒng)的構(gòu)建提供基礎(chǔ)。其次，將人事檔案信息化管理系統(tǒng)與人力資源管理信息化系統(tǒng)相結(jié)合，高效運(yùn)用人事檔案，促進(jìn)人力資源管理工作的開(kāi)展。

(三)提升人事檔案的完整性和可靠性

只有確保人事檔案的真實(shí)性與完整性，才能為人力資源管理工作提供更加可靠的依據(jù)。對(duì)此，首先，企業(yè)在進(jìn)行人才招聘時(shí)，應(yīng)該做好人才人事檔案真實(shí)性的審查工作，確保人事檔案的可靠性。其次，做好紙質(zhì)人事檔案的保存工作，并將其錄入信息化系統(tǒng)中，確保人事檔案的完整性，為企業(yè)進(jìn)行薪酬管理、績(jī)效考核等人力資源管理工作提供可靠依據(jù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，人力資源管理工作的開(kāi)展情況，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要影響，而人事檔案作為影響人力資源工作的重要因素，必須采取有效措施，確保其管理效率以及真實(shí)性和可靠性，并將其合理運(yùn)用于人力資源管理工作中，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。