信息化技術(shù)在醫(yī)療設(shè)備檔案中的開發(fā)及利用

王平 廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 （廣西 南寧 530021）

內(nèi)容提要： 隨著數(shù)字化信息技術(shù)飛速發(fā)展，以醫(yī)療服務(wù)發(fā)展為落腳點，以精細(xì)化管理為手段的醫(yī)院總體發(fā)展思路，要求醫(yī)院的各項工作要緊跟醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略。文章簡要闡述大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀，以及面對新形勢新要求醫(yī)療設(shè)備檔案如何運(yùn)用信息化技術(shù)提高管理水平。

醫(yī)療設(shè)備科負(fù)責(zé)全院醫(yī)療器械、耗材及試劑的采購、供應(yīng)和使用管理，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維修和維護(hù)，是醫(yī)院重要的行政職能部門。作為醫(yī)院職能部門工作人員，確保醫(yī)用設(shè)備正常運(yùn)行，維護(hù)醫(yī)院正常醫(yī)療秩序，責(zé)任重大。近年來本院引進(jìn)了大量的高精尖醫(yī)療設(shè)備，醫(yī)用設(shè)備規(guī)范管理與否直接關(guān)系到設(shè)備正常有序使用，影響到醫(yī)院整體的醫(yī)療質(zhì)量和經(jīng)營管理水平。因此，醫(yī)療設(shè)備管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，尤其是提高設(shè)備檔案的管理水平更是目前的工作重點。

1.當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀及制約因素

1.1 設(shè)備檔案歸檔范圍較單一

醫(yī)療設(shè)備檔案主要包含設(shè)備前期采購、驗收以及后期使用、維修、報廢等各個方面的相關(guān)資料，可概括為靜態(tài)檔案和動態(tài)檔案[1]。靜態(tài)檔案囊括了醫(yī)療設(shè)備從采購到報廢階段所有的相關(guān)資料，如購置情況、價格、技術(shù)資料等；動態(tài)檔案囊括醫(yī)療設(shè)備在使用過程中產(chǎn)生的所有相關(guān)資料，如設(shè)備使用、消耗、故障、維修等情況[2]。目前，醫(yī)療設(shè)備檔案的利用管理主要集中在靜態(tài)檔案管理階段，而設(shè)備動態(tài)管理檔案往往被忽略，而這部分檔案的“含金量”還有相當(dāng)空間可進(jìn)一步挖掘。

1.2 傳統(tǒng)設(shè)備檔案管理模式局限性

目前，很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案的管理模式還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，即以紙質(zhì)文件的形式管理設(shè)備檔案，而且這部分檔案大多是以簡單的Excel表格進(jìn)行錄入，若干年過后，由于檔案數(shù)量激增，容易造成檔案遺失、查找不全或查找耗時長等方面問題，難以快速提供精準(zhǔn)信息，與查閱者實際需求存在較大距離。

1.3 缺乏對設(shè)備檔案查閱后的效果分析

由于醫(yī)療設(shè)備檔案長期局限于對設(shè)備檔案的靜態(tài)管理，對于設(shè)備運(yùn)行記錄、保養(yǎng)維修記錄單等動態(tài)檔案保存的較少。借閱者在查閱檔案過程中，查閱到的檔案信息是否滿足需求，是否對今后的設(shè)備管理工作有用，存在哪些需要改進(jìn)的地方等信息都沒有進(jìn)行過系統(tǒng)分析。

2.醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化發(fā)展的實現(xiàn)途徑

2.1 認(rèn)真做好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集工作

首先，要明確設(shè)備檔案應(yīng)保存的原始資料的范圍，信息化時代，檔案的利用主要突出“快、準(zhǔn)、精”，比如設(shè)備的故障多種多樣，如果在設(shè)備檔案“大數(shù)據(jù)”中及時調(diào)出相關(guān)檔案依據(jù)，不但可以作為故障分析的可靠依據(jù)，及時解決問題，縮短設(shè)備停機(jī)時間，還可以為今后故障工作做好預(yù)防保障，確保醫(yī)院良好的醫(yī)療秩序。目前，大多數(shù)醫(yī)院都對設(shè)備的維護(hù)維修方面開發(fā)了專門的軟件，設(shè)備的故障報修和維修維護(hù)的記錄都被實時反映，這部分文件可以通過檔案數(shù)字化技術(shù)導(dǎo)入設(shè)備檔案信息管理平臺，并且在維修系統(tǒng)中建立與設(shè)備檔案編號相關(guān)聯(lián)的鏈接，通過鏈接對應(yīng)，可以快速查找出相關(guān)檔案資料[3]。

2.2 建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理機(jī)制

建立完善的管理規(guī)章制度，打破傳統(tǒng)設(shè)備檔案管理模式，創(chuàng)新檔案工作者的檔案管理信息化模式，設(shè)備采購項目按規(guī)定論證和審批，不斷修訂和完善醫(yī)院設(shè)備檔案信息化工作制度和工作流程，提高設(shè)備檔案管理責(zé)任人的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。

2.3 增強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)干部、職工的檔案意識

長期以來，設(shè)備檔案管理人員服務(wù)意識不足，醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)班子對設(shè)備檔案管理隊伍建設(shè)方面的重視程度有待提高，設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與醫(yī)院高精尖的醫(yī)療設(shè)備形成了鮮明對比。提升醫(yī)療設(shè)備檔案的管理水平，一方面應(yīng)持續(xù)修訂醫(yī)療設(shè)備檔案管理細(xì)則，制定健全的檔案管理規(guī)章制度，建立責(zé)任制，責(zé)任到人，每個科室指派聯(lián)絡(luò)人，填寫聯(lián)絡(luò)人登記表，建立金字塔形的檔案責(zé)任體系。另一方面要定期開展檔案培訓(xùn)會，醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、中層干部和各科室檔案聯(lián)絡(luò)人都應(yīng)參加，了解檔案管理的新規(guī)定，更新原有的檔案管理知識系統(tǒng)，大家互相交流，提出工作中遇到的困難。

3.依托信息化手段提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平

3.1 數(shù)字化信息技術(shù)助力設(shè)備檔案“精細(xì)化”管理

隨著醫(yī)院精細(xì)化管理不斷推進(jìn)，以質(zhì)量控制為核心，以醫(yī)院綜合效益最大化為目標(biāo)的醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，醫(yī)用設(shè)備維保工作的重要作用越發(fā)突顯。運(yùn)行數(shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行設(shè)備精細(xì)管理，從申購、驗收、使用、維保、處置的全生命周期管理，確保醫(yī)療器械在生命中后期各環(huán)節(jié)正常運(yùn)行，并真實、準(zhǔn)確、完整記錄，實現(xiàn)醫(yī)療器械效益最大化，建立對專項分析、定期溯源、責(zé)任掛鉤機(jī)制、實現(xiàn)設(shè)備效能最大化[4]。

3.2 使用二維碼對設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理

使用二維碼對設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理，為設(shè)備制定“身份證”。在對醫(yī)療設(shè)備采購后，醫(yī)療設(shè)備管理人員確認(rèn)設(shè)備的使用及信息后，將相關(guān)的技術(shù)信息及設(shè)備信息逐一錄入于醫(yī)療設(shè)備檔案信息系統(tǒng)中，在這一環(huán)節(jié)完成中，系統(tǒng)自動生成“身份證”，功能相近的醫(yī)療設(shè)備系統(tǒng)會自動進(jìn)行分類管理，這樣設(shè)備管理人員就可以快速查閱和管理相關(guān)的醫(yī)療設(shè)備，在后期設(shè)備使用過程中也會更加簡便[5]。

3.3 數(shù)字化技術(shù)在檔案利用分析中的應(yīng)用

通過設(shè)備檔案數(shù)字化，設(shè)備使用維保等相關(guān)信息可以直接在系統(tǒng)上呈現(xiàn)出來，可以通過表格和圖形的形式進(jìn)行比對分析，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入挖掘，提供檔案利用的使用價值，為今后的設(shè)備檔案管理工作提供參考依據(jù)。