基于內(nèi)部控制的學(xué)校國有資產(chǎn)管理模式

李福志

[摘 要] 本文采用理論分析結(jié)合實(shí)際調(diào)查的方式，深入發(fā)掘中職學(xué)校資產(chǎn)管理所面臨的工作難點(diǎn)，并從技術(shù)優(yōu)化、管理提升和思想教育三個維度出發(fā)，探索優(yōu)質(zhì)高效的管理手段和創(chuàng)新的管理模式，總結(jié)基于內(nèi)部控制的學(xué)校國有資產(chǎn)管理模式，以期為廣大同行提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 中職學(xué)校內(nèi)部控制；資產(chǎn)管理模式；探究與實(shí)踐

國有資產(chǎn)管理工作是維持學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)和持續(xù)發(fā)展的重要動力，能否使學(xué)校的資產(chǎn)“合理、節(jié)約、有效”的使用，不僅關(guān)系到資產(chǎn)的合理配置和財(cái)政資金的有效利用，還關(guān)系到教育的良性發(fā)展和學(xué)校工作的正常進(jìn)行。

在《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中提出固定資產(chǎn)控制的目標(biāo)可以確定為：“保護(hù)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的安全完整；確保固定資產(chǎn)會計(jì)信息的準(zhǔn)確性和可靠性；促進(jìn)行政事業(yè)單位關(guān)于固定資產(chǎn)招標(biāo)、采購、使用、日常維護(hù)、處置等辦事效率的提高；固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的最終目的在于：防范固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)中的差錯和舞弊，保護(hù)固定資產(chǎn)的安全和完整、確保國有資產(chǎn)不流失，合理配置國有資產(chǎn)，保障行政事業(yè)單位履行職能，提高固定資產(chǎn)運(yùn)營效率。”因此，如何加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，維護(hù)資產(chǎn)的安全完整，合理配置和有效利用資產(chǎn)，保障和促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展，必須加強(qiáng)對中職學(xué)校固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制[1]。

一、目前中職學(xué)校國有資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

隨著中職學(xué)校辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大及辦學(xué)條件的改善，學(xué)校累積了越來越多的資產(chǎn)。但隨著資產(chǎn)的不斷增加，在管理上卻暴露出許多不規(guī)范的地方；管理意識不強(qiáng)、內(nèi)控制度不健全、采購流程不規(guī)范、盤點(diǎn)清查不實(shí)、資產(chǎn)閑置、信息化系統(tǒng)不完善等問題，令人堪憂。如何管理好中職學(xué)校的國有資產(chǎn)，防止國有資產(chǎn)流失，是擺在我們面前的一項(xiàng)重要課題。

二、中職學(xué)校國有資產(chǎn)管理問題原因分析

1.管理意識不強(qiáng)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對國有資產(chǎn)管理意識不強(qiáng)。從校長到分管領(lǐng)導(dǎo)再到具體的管理人員，整體的管理意識不強(qiáng)，對國有資產(chǎn)管理不夠重視，存在“重外部宣傳，輕內(nèi)部管理”“重購買輕管理”“重錢輕物”的現(xiàn)狀。

2.內(nèi)控制度不健全

學(xué)校管理體系、制度不健全。學(xué)校無專門負(fù)責(zé)管理資產(chǎn)的人員，多是由總務(wù)主任或老師兼職管理，由于人員的不穩(wěn)定性，導(dǎo)致調(diào)整頻繁，并且缺少必要的移交手續(xù)及采購、調(diào)撥、借用、歸還等相關(guān)制度，更加缺少管理體系，缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，從而使得資產(chǎn)流失。

3.采購流程不規(guī)范

國有資產(chǎn)采購流程不規(guī)范。學(xué)校對資產(chǎn)采購沒有規(guī)范預(yù)算、采購、驗(yàn)收及管理流程，從而難以做到有效監(jiān)管，容易造成制度真空和廉政風(fēng)險(xiǎn)。

4.盤點(diǎn)清查不實(shí)

學(xué)校國有資產(chǎn)清查不實(shí)。按財(cái)務(wù)制度規(guī)定，每學(xué)期都需要對資產(chǎn)進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，但由于重視程度不夠，學(xué)校很難將資產(chǎn)進(jìn)行清查、盤點(diǎn)的工作作為日常工作來長期實(shí)施，從而不能及時地了解資產(chǎn)的現(xiàn)狀及數(shù)量，從而造成資產(chǎn)賬實(shí)不符。

5.信息化系統(tǒng)不完善

國有資產(chǎn)維護(hù)巡檢不記錄。資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)不完善。學(xué)校未建設(shè)一套完善的資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，缺少對資產(chǎn)從采購初期——使用中期——報(bào)廢末期的全生命周期進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致無法快速準(zhǔn)確了解資產(chǎn)的采購信息、維護(hù)巡檢情況及報(bào)廢過程[2]。

三、學(xué)校國有資產(chǎn)精益化管理提升與實(shí)踐

1.完善國有資產(chǎn)管理和懲處機(jī)制，強(qiáng)化資產(chǎn)保護(hù)意識

嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，牢固樹立依法管理資產(chǎn)的意識。中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守并規(guī)范執(zhí)行國家有關(guān)的法律法規(guī)，資產(chǎn)的購置應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行政府采購制度，節(jié)約使用資金。資產(chǎn)報(bào)廢、報(bào)損、調(diào)撥、處置，堅(jiān)持按規(guī)定程序申報(bào)、審批。提高管理人員的法制意識，明確落實(shí)資產(chǎn)的管理責(zé)任，增強(qiáng)并牢固樹立依法管理資產(chǎn)的意識。

2.建立國有資產(chǎn)管理體系，層層落實(shí)職責(zé)

完善國有資產(chǎn)管理機(jī)制；建立中職學(xué)校國有資產(chǎn)管理責(zé)任機(jī)制，實(shí)行中職學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)為全面責(zé)任人、分管領(lǐng)導(dǎo)為主要責(zé)任人、使用部門負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人的三級管理責(zé)任制。明確相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍，將資產(chǎn)管理責(zé)任落實(shí)到人，定期考核責(zé)任履行情況。考核結(jié)果作為人員提拔、任用等的依據(jù)。同時加大外部監(jiān)督的力度，把資產(chǎn)的真實(shí)完整和保值增值作為常態(tài)監(jiān)督重點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)問題并堅(jiān)決按照規(guī)定進(jìn)行處理[3]。

加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范賬務(wù)處理；財(cái)務(wù)人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；堅(jiān)持財(cái)務(wù)人員持證上崗，杜絕無證上崗的現(xiàn)象；嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)，規(guī)范和完善賬務(wù)處理，做好國有資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)工作，保證賬賬相符、賬實(shí)相符、賬卡相符。

3.規(guī)范采購管理行為，強(qiáng)化廉政風(fēng)險(xiǎn)防控

學(xué)校國有資產(chǎn)的采購工作政策性、程序性和實(shí)踐性強(qiáng)，相關(guān)法律、法規(guī)都有相應(yīng)規(guī)范。但由于學(xué)校國有資產(chǎn)采購的復(fù)雜性和特殊性，宏觀的法律、法規(guī)對采購流程的各個環(huán)節(jié)難以做到有效監(jiān)管，容易造成制度真空和廉政風(fēng)險(xiǎn)。從采購環(huán)節(jié)上看，其主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在于經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)、論證審批、采購實(shí)施、合同簽訂、履約驗(yàn)收等五個方面。

規(guī)范預(yù)算流程；上級部門布置預(yù)算→財(cái)務(wù)人員整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（人員、工資、學(xué)生數(shù)、公用經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和軟件及工程、政府采購計(jì)劃等）→財(cái)務(wù)人員按規(guī)定和各部門需求編制預(yù)算草案→學(xué)校擬開展的設(shè)備及服務(wù)購置和工程修繕等計(jì)劃匯總后，報(bào)學(xué)校黨政工聯(lián)席會議審批→財(cái)務(wù)人員按程序填報(bào)審批→財(cái)政局審核下達(dá)年度預(yù)算→財(cái)務(wù)人員根據(jù)批復(fù)的年度預(yù)算按進(jìn)度撥款→財(cái)務(wù)人員督促嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算進(jìn)度→期中財(cái)務(wù)人員按學(xué)校實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求編制期中預(yù)算調(diào)整→年終資金決算[4]。

規(guī)范采購流程；每個專業(yè)或項(xiàng)目要按整年規(guī)劃（原則上不得拆分采購），流程：需求部門請購（請購要求：設(shè)備名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、金額、用途、場地規(guī)劃等）→部門負(fù)責(zé)人審核→校長審批→總務(wù)部門采購（經(jīng)校長同意后，總務(wù)部門對該項(xiàng)目進(jìn)行了解、詢價、落實(shí)資金，形成采購方案）→采購方案征求專業(yè)組論證（專業(yè)教師、專家、行業(yè)專家、總務(wù)部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等）→專業(yè)組論證后形成采購方案→報(bào)黨政工聯(lián)席會議審批→總務(wù)部門（經(jīng)黨政工聯(lián)席會議同意后）報(bào)區(qū)教育局、財(cái)政局審批→報(bào)政府指定的招投標(biāo)公司招標(biāo)采購→簽定合同（學(xué)校法律顧問審核，按規(guī)定程序?qū)徟┴洶惭b、調(diào)試→總務(wù)部門組織驗(yàn)收組驗(yàn)收（專業(yè)教師、專家、資產(chǎn)管理部門等）→驗(yàn)收合格入帳（項(xiàng)目結(jié)算送審并出具結(jié)算審核意見、財(cái)務(wù)辦理報(bào)銷、入國有資產(chǎn)帳、編號）→資產(chǎn)管理部門辦理資產(chǎn)調(diào)配→內(nèi)部評審→總務(wù)部門采購材料歸檔。

規(guī)范國有資產(chǎn)管理流程；學(xué)校設(shè)置資產(chǎn)科負(fù)責(zé)本單位國有資產(chǎn)的驗(yàn)收、保管、檢查和維護(hù)工作，建立國有資產(chǎn)卡片。一級資產(chǎn)管理員開具《國有資產(chǎn)驗(yàn)收單》和《出庫單》→財(cái)務(wù)部門審批發(fā)票和國有資產(chǎn)驗(yàn)收單辦理報(bào)銷，登記國有資產(chǎn)總賬→一級資產(chǎn)管理員在國有資產(chǎn)管理平臺上填制國有資產(chǎn)卡片→二級資產(chǎn)管理員辦理國有資產(chǎn)進(jìn)倉，登記倉庫財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬[5]。

通過采購信息、采購過程文檔與國有資產(chǎn)信息全面關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全壽命周期管理以及快速查詢檢索功能。

4.加強(qiáng)國有資產(chǎn)清查，有效防止國有資產(chǎn)流失

資產(chǎn)管理部門必須認(rèn)真落實(shí)學(xué)校資產(chǎn)的盤點(diǎn)工作，從制度、時間、人手抓起，對發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符、盤盈、盤虧的國有資產(chǎn)及時處理，應(yīng)建立切實(shí)可行的盤點(diǎn)、處置機(jī)制，并嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到人。積極處理好閑置國有資產(chǎn)，引入國有資產(chǎn)評估程序，提高國有資產(chǎn)利用率，根據(jù)需要對各類國有資產(chǎn)統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配，使國有資產(chǎn)保值、增值，提高國有資產(chǎn)的質(zhì)量，保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)、可靠。學(xué)校財(cái)務(wù)部門也應(yīng)建立國有資產(chǎn)的盤點(diǎn)、處置制度的監(jiān)督機(jī)制，對要處置的資產(chǎn)進(jìn)行金額、數(shù)量上的把關(guān)和審批，并定期對學(xué)校內(nèi)的資產(chǎn)進(jìn)行清查。

5.建設(shè)國有資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，提升資產(chǎn)管理信息化水平

建立“資產(chǎn)銘牌與二維碼”管理機(jī)制，強(qiáng)化國有資產(chǎn)管理；中職學(xué)校開展國有資產(chǎn)管理工作，首先要解決的問題是“資產(chǎn)唯一性標(biāo)記”問題。實(shí)物資產(chǎn)管理是資產(chǎn)管理工作的一個重要組成部分，實(shí)物資產(chǎn)兼?zhèn)湮锢韺傩院唾Y產(chǎn)屬性，對實(shí)物資產(chǎn)的管理需要充分考慮時間、空間、物理屬性和資產(chǎn)屬性等因素。與其它類型資產(chǎn)相比，實(shí)物資產(chǎn)管理天然具備物理狀態(tài)管理和資產(chǎn)狀態(tài)管理兩個領(lǐng)域，這兩個領(lǐng)域存在相互制約的內(nèi)在邏輯關(guān)系。實(shí)物資產(chǎn)物理屬性的存續(xù)與否是實(shí)物資產(chǎn)屬性發(fā)生變動的前提。

模型1：對于某實(shí)物資產(chǎn)item，設(shè)其物理屬性集合為physical，其資產(chǎn)屬性集合為commercial，其唯一標(biāo)記為item_id。（1）physical={時間信息；位置信息；實(shí)物類型；生產(chǎn)廠家；實(shí)物型號；實(shí)物大小}。（2）commercial={資產(chǎn)類型；資產(chǎn)價值；資產(chǎn)狀態(tài)；經(jīng)辦人；所有者；資產(chǎn)變動記錄}（3）item_id=key_1#key_2。其中key_1為physical記錄的id，key_2為commercial記錄的id。key_1和key_2的生成要注意可讀性，純粹的隨機(jī)字符組合并不利于實(shí)物資產(chǎn)識別和盤點(diǎn)。

基于“模型1”生成的item_id，我們還需要進(jìn)一步將item_id和實(shí)物資產(chǎn)關(guān)聯(lián)起來，比較通用的方式是“資產(chǎn)二維碼”和“資產(chǎn)銘牌”，一般通過將二維碼和銘牌鑲嵌到實(shí)物資產(chǎn)表面的方式實(shí)現(xiàn)。完成“資產(chǎn)銘牌與二維碼”鑲嵌工作后，財(cái)務(wù)核算及財(cái)務(wù)管理工作人員可以通過手機(jī)客戶端掃描二維碼或者照片識別的方式，將實(shí)物資產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)實(shí)時關(guān)聯(lián)并更新各類管理信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)全生命周期管理和精確管理[6]。

多方式登錄，方便國有資產(chǎn)錄入及管理；通過手機(jī)app、電腦客戶端、網(wǎng)頁登錄等多種方式將資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入到資產(chǎn)全壽命周期管理系統(tǒng)。通過所生成的item_id給每一項(xiàng)資產(chǎn)提供“身份證”信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)和數(shù)據(jù)記錄唯一對應(yīng)，完成資產(chǎn)全壽命周期的各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)一更新和實(shí)時處理，并可通過掃描資產(chǎn)的“身份證”信息（二維碼）進(jìn)行快速報(bào)障，實(shí)現(xiàn)所有維護(hù)事件關(guān)聯(lián)資產(chǎn)數(shù)據(jù)，維護(hù)事件可回溯責(zé)任到人，對后續(xù)的數(shù)據(jù)分析提供數(shù)據(jù)保障，提升資產(chǎn)管理的效率和實(shí)時分析的準(zhǔn)確性。

加強(qiáng)國有資產(chǎn)維護(hù)與巡檢管理；作為學(xué)校國有資產(chǎn)管理部門來講，對資產(chǎn)維護(hù)及巡檢重視不夠，管理不嚴(yán)，缺乏從資產(chǎn)維護(hù)到巡檢的有效管理機(jī)制。對資產(chǎn)管理中維護(hù)巡檢問題認(rèn)識存在偏差，加之我國改革開放的不斷深入，資產(chǎn)管理中出現(xiàn)了許多新情況，新問題，有關(guān)管理制度與法律建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于實(shí)踐，使資產(chǎn)管理中維護(hù)巡檢的隨意性很大，管理混亂無序，致使國有資產(chǎn)的使用效率不高，無法保障連續(xù)可靠使用。

1.加強(qiáng)國有資產(chǎn)維護(hù)管理。通過建立完善的國有資產(chǎn)維護(hù)管理制度，規(guī)范學(xué)校在國有資產(chǎn)維護(hù)管理工作的流程，使得管理人員能夠清晰了解資產(chǎn)的健康情況；同時，通過資產(chǎn)全壽命周期管理系統(tǒng)提供完善的、靈活多樣的資產(chǎn)維護(hù)生命周期管理，配合管理人員對資產(chǎn)維護(hù)管理中全流程的把控。

2.加強(qiáng)國有資產(chǎn)巡檢管理。資產(chǎn)巡檢是資產(chǎn)維護(hù)中非常重要的環(huán)節(jié)，不僅可以及時發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)的遺漏故障，還可對資產(chǎn)制定有針對性的定期保養(yǎng)計(jì)劃，學(xué)校通過加強(qiáng)資產(chǎn)巡檢管理及完善資產(chǎn)巡檢制度，規(guī)范資產(chǎn)巡檢管理工作的流程，可大大降低資產(chǎn)因保養(yǎng)或維護(hù)不及時，而導(dǎo)致的資產(chǎn)使用率不高的問題。從而解決了資產(chǎn)使用壽命短等問題。

信息化大數(shù)據(jù)分析，提供數(shù)據(jù)支撐依據(jù)；通過信息化大數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)，全方位了解中職學(xué)校資產(chǎn)的全壽命信息，實(shí)時統(tǒng)計(jì)資產(chǎn)的狀態(tài)、分布、健康狀況、盤點(diǎn)情況、維護(hù)及巡檢情況等，對比分析資產(chǎn)使用率及故障率等信息，對中職學(xué)校資產(chǎn)建立智能化的匯總統(tǒng)計(jì)，使得學(xué)校管理人員能夠通過大數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)，更加有的放矢地對資產(chǎn)綜合管理工作進(jìn)行有效的規(guī)劃及部署，有效解決了資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)信息更新不及時、資產(chǎn)賬物不清、賬實(shí)不符、資產(chǎn)配置不合理、資產(chǎn)缺乏定期盤點(diǎn)及資產(chǎn)維護(hù)巡檢無記錄等問題。

綜上所述，中職學(xué)校的國有資產(chǎn)管理工作開展有以下幾點(diǎn)：

其一、提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理意識，明確學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)是資產(chǎn)管理的第一責(zé)任人，必須對資產(chǎn)管理的運(yùn)行及結(jié)果負(fù)責(zé)；

其二，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行創(chuàng)新，在這一過程中，需要完善資產(chǎn)管理的相關(guān)規(guī)章制度和管理體系，保證各項(xiàng)工作有章可循，有規(guī)可依；

其三，根據(jù)整體發(fā)展趨勢規(guī)范采購流程，切實(shí)解決其中存在的問題，滿足新采購制度要求，規(guī)避廉政風(fēng)險(xiǎn)；

其四，加強(qiáng)資產(chǎn)清查，學(xué)校必須嚴(yán)格遵守資產(chǎn)清查規(guī)章制度，分級管理，管用結(jié)合，充分調(diào)動學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的積極性，使資產(chǎn)清查落到實(shí)處；

其五，需要通過資產(chǎn)綜合管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，著實(shí)幫助中職學(xué)校整體提升國有資產(chǎn)管理的水平，進(jìn)一步加強(qiáng)中職學(xué)校內(nèi)部的控制和管理，推動中職學(xué)校的發(fā)展。

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【作者單位】

廈門市同安職業(yè)技術(shù)學(xué)校