新時(shí)代背景下檔案管理面臨的問(wèn)題及改進(jìn)探索

王亞南

（濱州渤?；钊邢薰?，山東 濱州 256600）

檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)資料的主要組成部分，其管理水平高低直接決定企業(yè)決策的正確性及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展方向。值得注意的是，近年來(lái)受改革開(kāi)放進(jìn)程持續(xù)深化的影響，檔案管理工作得到越來(lái)越多企業(yè)的關(guān)注及重視，大量先進(jìn)的信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)涌入檔案管理領(lǐng)域，在一定程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方法的不足，進(jìn)而能夠提高檔案管理的工作效率，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化及實(shí)效化的目標(biāo)[1]。但是，從目前我國(guó)企業(yè)檔案管理水平來(lái)看，仍存在著較多問(wèn)題亟待解決，例如：重視程度不足、管理機(jī)制不全及信息水平滯后等，不僅無(wú)法有效利用檔案資源，而且還可能直接或間接影響企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。鑒于此，本文圍繞“新時(shí)代背景下檔案管理面臨問(wèn)題及改進(jìn)措施”進(jìn)行分析研究具有一定的價(jià)值意義。

一、新時(shí)代背景下檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題分析

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏重視

從目前我國(guó)企業(yè)檔案管理水平來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)職工對(duì)于檔案管理的認(rèn)知不夠全面，可能造成檔案管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重偏離企業(yè)發(fā)展方向的問(wèn)題，直接影響企業(yè)檔案資源的利用效果，并且部分企業(yè)錯(cuò)誤認(rèn)為檔案管理僅僅為人事檔案管理，完全忽略企業(yè)演變發(fā)展期間所形成的主體檔案，促使企業(yè)檔案構(gòu)成存在大幅度偏差，一定程度上阻礙企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，甚至波及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益[2]。

（二）管理機(jī)制有待健全

受社會(huì)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的影響，企業(yè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，促使檔案知識(shí)化管理成為不可阻擋的主流發(fā)展趨勢(shì)，而現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理模式普遍缺乏科學(xué)性及系統(tǒng)性，不存在具體的管理機(jī)制規(guī)范約束工作人員具體行為。同時(shí)，大多數(shù)企業(yè)檔案管理模式及管理方法過(guò)于單一，難以詳細(xì)全面記錄企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)及科研管理等活動(dòng)信息，一定程度上阻礙企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，無(wú)法為企業(yè)生產(chǎn)管理提供強(qiáng)有力的支持。

（三）信息化水平滯后

新時(shí)代背景下信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)及各個(gè)領(lǐng)域，特別是企業(yè)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)能明顯提高其管理工作效率，保證檔案服務(wù)質(zhì)量[3]。從目前我國(guó)企業(yè)檔案管理水平來(lái)看，其信息化建設(shè)進(jìn)程相對(duì)緩慢且仍存在著較多問(wèn)題亟待解決，例如：檔案管理工作深受資金投入及設(shè)備設(shè)施不足等因素的局限，無(wú)法充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持作用。同時(shí)，即便檔案管理人員管理水平趨向成熟，但是其信息化技術(shù)素養(yǎng)相對(duì)不足。

二、新時(shí)代背景下檔案管理問(wèn)題的改進(jìn)措施探究

（一）重視檔案管理，構(gòu)建完善的檔案管理體系

檔案管理工作與其它管理工作相比，相對(duì)更為復(fù)雜且工作量龐大，僅僅依靠單一人力無(wú)法取得令人滿意的管理效果。因此在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)企業(yè)秉持實(shí)事求是的工作原則，以樹(shù)立集體意識(shí)為前提條件，加大對(duì)于檔案管理工作的重視程度，營(yíng)造和諧良好的工作氛圍，將檔案管理工作納入日常事務(wù)范疇內(nèi)，定期或不定期組織匯報(bào)會(huì)議，便于掌握檔案管理工作的基本情況，真正意義上做到集中討論當(dāng)下突出問(wèn)題及提出相應(yīng)的解決措施。同時(shí)，立足于時(shí)代發(fā)展要求，搭建健全完整的檔案管理機(jī)制，明確歸檔時(shí)間、分類方式、整理方法及整理時(shí)間等細(xì)節(jié)，有助于規(guī)范約束管理人員行為。

（二）優(yōu)化檔案管理機(jī)制

在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)企業(yè)盡可能以硬件建設(shè)為切入點(diǎn)，立足于檔案內(nèi)容及檔案類型設(shè)置不同的檔案室，再根據(jù)檔案室具體的工作內(nèi)容及工作要求制定相應(yīng)的管理機(jī)制，明確其檔案保管標(biāo)準(zhǔn)，真正意義上做到“八防”標(biāo)準(zhǔn)落于實(shí)處，大幅度提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理質(zhì)量[4]。同時(shí)，檔案管理工作期間貫徹落實(shí)保密條例，做好檔案涉密文件的清查工作及鑒定工作，劃分涉密文件的具體等級(jí)，明確告知管理人員各個(gè)文件的保密界限及保密權(quán)限，保證檔案開(kāi)放范圍的有效性，有助于提高企業(yè)檔案資源的利用率。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

俗語(yǔ)有云“服務(wù)是檔案管理的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)高效管理目標(biāo)的靈魂”。受現(xiàn)代信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的影響，紙質(zhì)檔案早已無(wú)法滿足現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求，客觀上要求地方政府及相關(guān)部門(mén)擴(kuò)大信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，真正意義上做到服務(wù)功能落于實(shí)處。因此在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)企業(yè)結(jié)合檔案管理具體情況及其自身發(fā)展方向，增加總體成本投入，通過(guò)購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)信息技術(shù)設(shè)備等方法組建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，并且檔案管理期間靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，滿足實(shí)時(shí)修改、修訂及起草檔案文件的要求，盡可能于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中發(fā)布其管理動(dòng)態(tài)。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

檔案管理是一項(xiàng)兼顧業(yè)務(wù)性及專業(yè)性的工作過(guò)程，不僅明確要求管理人員具備扎實(shí)過(guò)硬的理論知識(shí)，還需要擁有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)操作能力。因此在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)企業(yè)秉持以人為本的工作原則，通過(guò)組織崗位培訓(xùn)及人才引進(jìn)等方法大幅度提高管理人員綜合素質(zhì)水平，幫助管理人員快速掌握理論知識(shí)及操作技能，真正意義上做到主動(dòng)迎合時(shí)代發(fā)展潮流。同時(shí)，以檔案管理發(fā)展趨勢(shì)為指引，結(jié)合具體工作崗位開(kāi)展有層次及多渠道的教育培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)其靈活運(yùn)用所學(xué)知識(shí)于具體實(shí)踐中，滿足學(xué)以致用的要求，不斷提高自身檔案目錄錄入及立卷歸檔的工作技能，促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理水平長(zhǎng)足進(jìn)步。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)本文探究，認(rèn)識(shí)到即便檔案管理得到越來(lái)越多企業(yè)的關(guān)注及重視，大量技術(shù)手段涌入檔案管理領(lǐng)域，但是其管理工作仍存在著較多問(wèn)題亟待解決。因此，相關(guān)企業(yè)秉持“具體問(wèn)題、具體分析”的工作原則，加大對(duì)檔案管理的重視程度，全面分析檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題，采取相應(yīng)的解決措施，通過(guò)組織崗位培訓(xùn)及引進(jìn)人才等方法組建專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，擴(kuò)大檔案管理信息化建設(shè)力度，突出檔案管理的服務(wù)性功能，進(jìn)一步為促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理水平進(jìn)步提供強(qiáng)有力的支持。