醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)要點

吳迪 天津市胸科醫(yī)院 （天津 300222）

內(nèi)容提要： 隨著社會保障體系的不斷完善和醫(yī)療保險可及性的逐步提高，全民醫(yī)保成為了人們廣泛關(guān)注的社會性話題。本文首先介紹了醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，隨之分析了當(dāng)前醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題，并對新時期做好醫(yī)保檔案信息化建設(shè)的有效措施進(jìn)行了系統(tǒng)性的探究。

“醫(yī)保檔案”包括：文書檔案、參保檔案、審核檔案、財務(wù)檔案，等多方面重要資料，是醫(yī)療保險經(jīng)辦工作中的基礎(chǔ)性信息資源[1]?！叭襻t(yī)?！备拍钤谥袊鸦緦崿F(xiàn)，做好參保人員的醫(yī)保檔案管理至關(guān)重要[2]。醫(yī)保檔案信息化建設(shè)成為解決這一問題的有效手段，在醫(yī)保管理系統(tǒng)中越來越多的應(yīng)用起來，對于提升社保管理相關(guān)部門各項醫(yī)保管理工作效率帶來了便利。

1.醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性

現(xiàn)階段，醫(yī)保工作正在深入開展，各項政策正在不斷完善，醫(yī)保檔案牽涉的人員眾多，加上人員的醫(yī)保信息變化以及區(qū)域間的流動等，為醫(yī)保管理帶來了較大的難度，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低、易出錯，也對參保人提出了很多要求，增加了他們辦理醫(yī)保的難度和時間，這些都要求醫(yī)保檔案管理必須要進(jìn)行改革，切實提升管理效率[3]。促進(jìn)醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)，對于提升醫(yī)保管理效率，優(yōu)化管理手段和形式，降低管理成本等都具有十分重要的意義，同時也順應(yīng)了信息化技術(shù)發(fā)展的主要趨勢。表1將兩種醫(yī)保檔案管理方式進(jìn)行對比，能夠明顯看到現(xiàn)代化醫(yī)保檔案管理的優(yōu)勢。

2.目前醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

2.1 缺乏完善的醫(yī)保檔案信息化管理制度建設(shè)，信息化管理重視不足

目前，針對醫(yī)保檔案的管理工作中，一些農(nóng)村地區(qū)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對落后的中西部地區(qū)的信息化管理水平依然很低，他們對于醫(yī)保檔案的信息化管理工作重視度不足，沒有建立完善的醫(yī)保檔案信息化管理制度，醫(yī)保檔案管理缺乏成效。

2.2 信息化基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)薄弱，難以推動信息化管理發(fā)展

進(jìn)行醫(yī)保檔案信息化管理，需要管理部門自身具備一套完善的信息化檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)，能夠?qū)⒋罅康膮⒈Ｈ藛T檔案信息涵蓋其中，滿足對于參保人員醫(yī)保檔案信息的及時更新和完善條件，這些都需要相關(guān)部門首先要建立完善的醫(yī)保信息化管理系統(tǒng)，建設(shè)完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，才能為醫(yī)保檔案信息化管理提供保障。

2.3 缺乏信息化管理人才，信息化應(yīng)用水平不高

目前在醫(yī)保檔案信息化管理工作中，高素質(zhì)的醫(yī)保信息化管理人才十分短缺，這就導(dǎo)致在推行醫(yī)保檔案信息化管理的過程中，缺乏后備力量，信息化管理技術(shù)不足，經(jīng)驗缺乏等，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)保檔案信息化管理目標(biāo)的實現(xiàn)[4]。

3.新時期做好醫(yī)保檔案信息化建設(shè)的有效措施

3.1 完善信息化管理制度建設(shè)，推動醫(yī)保檔案規(guī)范化管理

當(dāng)前，相關(guān)醫(yī)保檔案管理部門要以檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化”建設(shè)為目標(biāo)，多舉措推進(jìn)醫(yī)保檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)[5]。要充分結(jié)合醫(yī)保工作特點和地區(qū)實際，本著方便實用、合乎規(guī)范的原則，制定出臺《醫(yī)保中心檔案整理歸檔制度》《醫(yī)保中心檔案保管制度》等規(guī)章制度，編制統(tǒng)一的醫(yī)保檔案卷內(nèi)目錄及卷宗目錄，規(guī)范檔案分類裝訂方法[6]。同時，根據(jù)醫(yī)保檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，即文書檔案、參保檔案、審核檔案、財務(wù)檔案，將任務(wù)分解到相關(guān)科室及人員，明確時間進(jìn)度，要求其按時按質(zhì)完成檔案資料的前期整理、分類裝訂、數(shù)據(jù)錄入等工作。要加緊采取措施做好社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化、電子化管理工作，對所有經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字掃描，明確主、附件，形成圖片文件，方便業(yè)務(wù)查詢及內(nèi)控檢查；對所有經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案以件為單位建立條形碼，通過條形碼與掃描槍實時調(diào)取檔案信息，聯(lián)系實體檔案與數(shù)字檔案；建立區(qū)域性的“社會保險基金管理中心社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫”，按年度-類別-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立數(shù)據(jù)庫層次、設(shè)置業(yè)務(wù)檔案歸檔號，形成體系嚴(yán)謹(jǐn)、層次分明的社保檔案管理系統(tǒng)；還要建立遠(yuǎn)程查詢機制，模擬實體庫房與實體檔案調(diào)取過程，通過身份證號或社保登記證號等關(guān)鍵信息查詢，明確單件檔案所在庫房位置、所在密集架、所在檔案盒及所在案卷，并最終調(diào)取電子圖片檔案。

3.2 完善信息化基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化信息化管理環(huán)境

要推進(jìn)醫(yī)保檔案信息化管理，相關(guān)部門要加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化步伐。爭取財政加大資金投入，加快館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化步伐，優(yōu)先對重要檔案、利用頻繁的檔案、瀕危破損檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，提升檔案現(xiàn)代化管理水平。要做好電子文件（檔案）管理。加強電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，做好電子文件的歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理和有效利用。按照社保局和國家檔案局的有關(guān)要求，組織開展檔案管理信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)工作。推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，全面開展原生電子文件的歸檔、接收工作，大力加強醫(yī)保數(shù)字檔案館的硬件、軟件建設(shè)，做好開放檔案數(shù)據(jù)整合及發(fā)布利用工作，抓好數(shù)字檔案館的工作體制和機制建設(shè)。

此外，還要確保人員落實到位。及時調(diào)整醫(yī)療保險管理局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，落實檔案專職人員負(fù)責(zé)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作。確保硬件保障到位。騰出辦公用房兩間，作為檔案整理室和檔案暫存室，及時啟動檔案數(shù)字化設(shè)備招標(biāo)采購程序，配備電腦、打印機、高速掃描儀、高拍儀等信息化系統(tǒng)設(shè)備。確保標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一到位。認(rèn)真按照《城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍和保管期限表》等文件要求，對應(yīng)歸檔文件材料進(jìn)行規(guī)范化整理的同時，嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，同步做好檔案數(shù)據(jù)著錄和電子文件加載工作。確保協(xié)同配合到位。股室、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員分工明確、積極配合，及時做好檔案移交、收集、整理、掃描錄入、歸檔工作，確保醫(yī)保檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3 加強信息化管理人才培養(yǎng)，提升檔案信息化管理水平

為促進(jìn)醫(yī)保檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，地區(qū)的醫(yī)保檔案業(yè)務(wù)管理部門要積極組織相關(guān)檔案管理人員開展信息化管理技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)緊密結(jié)合地區(qū)醫(yī)保檔案工作面臨的形勢和任務(wù)，以醫(yī)保檔案管理基本知識技能和信息化建設(shè)發(fā)展為主線，對醫(yī)保檔案最新國標(biāo)、行標(biāo)進(jìn)行宣講解讀，進(jìn)一步提升人員規(guī)范意識和業(yè)務(wù)技能；對醫(yī)保檔案信息化建設(shè)的發(fā)展前景和成功經(jīng)驗進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，大力提高參訓(xùn)人員的創(chuàng)新意識和綜合素質(zhì)。通過培訓(xùn)教育，進(jìn)一步推動地區(qū)醫(yī)保檔案信息化工作的開展，更新知識和提高檔案員對檔案信息化的了解和實際操作能力，培訓(xùn)可以包括以下幾點重點內(nèi)容：一是醫(yī)保檔案信息化建設(shè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；二是電子文件歸檔與管理；三是檔案目錄、全文、多媒休數(shù)據(jù)庫建設(shè)；四是辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理；五是電子政務(wù)環(huán)境下電子文件中心的作用和功能。通過培訓(xùn)，培養(yǎng)更多的信息化檔案管理人才，為推動醫(yī)保檔案信息化管理提供人才基礎(chǔ)。

總結(jié)：現(xiàn)階段，我國醫(yī)保檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢，但是在推進(jìn)信息化的過程中依然存在一些不足和問題，對此，需要有關(guān)部門進(jìn)一步強化管理措施，優(yōu)化制度建設(shè)，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)，為推動醫(yī)保檔案信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。