市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下如何完善事業(yè)單位檔案管理

劉莉麗

（齊齊哈爾市住房公積金管理中心，黑龍江 齊齊哈爾 161005）

信息技術(shù)時(shí)代，企業(yè)在追求發(fā)展的同時(shí)，也遵循著更高、更快、更強(qiáng)的口號(hào)，而事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu)也日益朝著全面信息化檔案建設(shè)，通過企業(yè)檔案的信息化建設(shè)可以大為提高企業(yè)的生產(chǎn)效率，及競(jìng)爭(zhēng)力，也使企業(yè)始終立于不敗之地。而事業(yè)單位的檔案管理仍沒有發(fā)揮出其全部作用，其中的原因也較為復(fù)雜，但應(yīng)讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代檔案管理的重要性從而完善事業(yè)單位檔案管理，本文對(duì)完善事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行分析，希望為相關(guān)事業(yè)單位提供參考。

一、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下完善事業(yè)單位檔案管理所需遵循的原則

（一）制定與執(zhí)行必須協(xié)調(diào)一致

科學(xué)合理的管理制度的制定是完善事業(yè)單位檔案管理的前提條件，但是如果只停留在指定階段，管理制度就相當(dāng)于一紙空文，所以事業(yè)單位檔案管理制度的制定與執(zhí)行必須協(xié)調(diào)一致。即制定的管理制度，具有可執(zhí)行性，而且能夠立即執(zhí)行。當(dāng)然要想達(dá)到這一要求，檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)首先要非常高的意識(shí)，切實(shí)將管理工作落到實(shí)處；同時(shí)事業(yè)單位構(gòu)建完善的監(jiān)督與考核機(jī)制，督促管理工作者認(rèn)真工作，端正態(tài)度；

（二）工作者權(quán)益與責(zé)任必須協(xié)調(diào)一致

管理工作者是事業(yè)單位檔案管理工作順利開展以及各項(xiàng)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的主體，所以管理工作者所具有的工作業(yè)務(wù)能力以及工作態(tài)度對(duì)檔案管理工作質(zhì)量與效率有著莫大的影響，如何能夠讓檔案管理工作者認(rèn)真履行職責(zé)，是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要解決的重點(diǎn)問題。為此，領(lǐng)導(dǎo)必須保證檔案管理工作者的合法權(quán)益得到保障，同時(shí)明確各方面責(zé)任，及時(shí)與基層工作者進(jìn)行溝通調(diào)查，制定合理有效的激勵(lì)制度，這樣才有希望讓所有的工作者都集中精力投身到檔案管理工作中。

二、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下各領(lǐng)域形勢(shì)都發(fā)生了微妙的變化，事業(yè)單位發(fā)展形勢(shì)也是如此。檔案管理工作作為是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，自然也要隨之發(fā)生變化。但是有些事業(yè)單位檔案管理工作由于主客觀因素的影響，并未跟上形勢(shì)發(fā)展，使其檔案管理水平并不高。現(xiàn)如今，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在著如下問題：

（一）內(nèi)部檔案利用率比較低

檔案管理工作的有效開展，所要達(dá)到的最終目的就是充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，若只是對(duì)檔案加以簡(jiǎn)單的整合收集，檔案自身價(jià)值將大打折扣。正是由于事業(yè)單位缺乏利用內(nèi)部檔案的意識(shí)，因此出現(xiàn)問題需要依據(jù)時(shí)，通常都會(huì)重新開展各項(xiàng)資料的研究收集，這使得相同的議題進(jìn)行了多次研究，使得各種資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

（二）管理機(jī)制不健全

檔案管理機(jī)制越加詳細(xì)明確，檔案管理工作開展起來也就越有條理，但是就目前現(xiàn)狀來看，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理機(jī)制并不健全，有些事業(yè)單位對(duì)“誰來管”檔案工作、“如何管”檔案管理一直未能解決。由于管理機(jī)制不健全，檔案管理工作者對(duì)自己的管理工作內(nèi)容一直不夠清楚，也沒有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，時(shí)常造成機(jī)密文件泄露，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了非常不良的影響。

（三）管理工作者業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

一直以來，單位工作的重點(diǎn)通常都是擺在行政與經(jīng)濟(jì)效益之上，檔案管理工作常被視作可有可無的存在。由于對(duì)這一工作的重視度缺失，很多檔案管理人員多由各個(gè)部門抽調(diào)就職，并未接受過專業(yè)的檔案管理職業(yè)技能培訓(xùn)。而且，目前內(nèi)部檔案管理中采用紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理方法，電子檔案的發(fā)展要求檔案管理人員除了具有傳統(tǒng)的檔案管理技能外，還應(yīng)掌握相應(yīng)的信息庫處理技術(shù)，而目前多數(shù)檔案管理人員明顯對(duì)信息技術(shù)的掌握程度不夠，不能滿足內(nèi)部電子檔案管理的需求。

三、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下完善事業(yè)單位檔案管理工作效率的措施

（一）事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)

由于事業(yè)單位檔案管理工作較為復(fù)雜，所以事業(yè)單位要想發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際作用需要做到以下幾點(diǎn)：首先，要讓事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)新時(shí)期檔案管理所能發(fā)揮出的作用，只有事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的特殊崗位職能，才能從自身出發(fā)加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的革新。其次，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)再認(rèn)識(shí)檔案管理重要性的前提下，應(yīng)加大檔案管理改革建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，使新時(shí)期檔案管理工作所需要的軟硬件完善，從而提高檔案管理工作的效率，也一定程度上提高了事業(yè)單位員工的積極性。第三，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備革新之后，應(yīng)利用信息檔案管理的優(yōu)勢(shì)，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，并及時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)更新，使各項(xiàng)檔案信息都能與時(shí)俱進(jìn)，從而使檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)并更好的服務(wù)單位。

（二）檔案的保密管理

信息時(shí)代也是網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，檔案信息也大部分轉(zhuǎn)彎電子信息，但網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)也具一定的信息安全隱患，例如，相關(guān)不法網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員可以利用網(wǎng)絡(luò)的開放性性質(zhì)，隨時(shí)進(jìn)入到相關(guān)電子檔案信息的存儲(chǔ)位置并進(jìn)行查閱、盜走、及刪除，信息檔案的泄漏及損害對(duì)單位的發(fā)展及相關(guān)決定都造成重大影響，所以信息時(shí)代電子信息檔案管理中，將信息檔案的安全性提高十分重要。加強(qiáng)信息檔案的安全性管理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：首先，要成立專業(yè)部門負(fù)責(zé)信息檔案管理的安全，并能夠?qū)π畔n案進(jìn)行及時(shí)維護(hù)。其次，將信息檔案劃分等級(jí)，至少分為3個(gè)等級(jí)，即非保密信息檔案、保密信息檔案、高等保密信息檔案等，使保密等級(jí)較為高的檔案信息進(jìn)行單獨(dú)管理或斷網(wǎng)獨(dú)立存儲(chǔ)，從而使檔案管理的保密措施做到最好。第三，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，信息時(shí)代，信息技術(shù)的更新較快，所以想、更需要與時(shí)俱進(jìn)的年輕人才進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)及提高，讓新的檔案管理技術(shù)融入到事業(yè)單位中來，從而使事業(yè)單位不斷發(fā)展進(jìn)步。

（三）內(nèi)部檔案信息化優(yōu)化

檔案管理部門是事業(yè)單位必不可少的管理部門，而內(nèi)部檔案管理中也應(yīng)進(jìn)行有化，例如住房公積金管理部門，通常需要人工進(jìn)行用戶的檔案記錄，一定程度上影響了工作效率，及造成人力資源的浪費(fèi)，通過檔案信息化錄入，可以較好地解決用戶的錄入慢的問題。而事業(yè)單位內(nèi)部崗位眾多，相關(guān)管理人員也應(yīng)結(jié)合實(shí)際對(duì)不同部門進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔n案管理優(yōu)化，從而提高事業(yè)單位的工作效率，并促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著市場(chǎng)化的改革，事業(yè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)也在加深，而事業(yè)單位要想進(jìn)行發(fā)展及進(jìn)步，將檔案管理進(jìn)行完善十分重要，將事業(yè)單位的檔案管理工作向信息化檔案管理革新，不僅能改善檔案管理人員的工作環(huán)境，還能提高事業(yè)單位的信息檔案使用效率，也在一定程度上促進(jìn)了事業(yè)單位的進(jìn)步，所以加強(qiáng)及完善事業(yè)單位的檔案管理也是事業(yè)單位發(fā)展的必要措施。