檔案管理創(chuàng)新工作難點(diǎn)與對策探析

宋麗霞

（伊春市五營區(qū)人力資源和社會保障局，黑龍江 伊春 153033）

一、檔案管理創(chuàng)新的必要性

信息化與數(shù)字化變革席卷全球，并滲透至社會各行各業(yè)。檔案管理工作與社會發(fā)展息息相關(guān)，在新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新有著非凡的時(shí)代意義。檔案管理創(chuàng)新是進(jìn)一步完成檔案信息化、數(shù)字化存儲量的必須。從檔案管理的信息體量來看，伴隨著檔案管理信息化存儲體系的不斷完善，檔案管理的工作對象將逐步演變成以數(shù)字化存儲式信息為中心，檔案存儲量不斷激增，應(yīng)對這種變化，檔案管理必須要進(jìn)一步的進(jìn)行創(chuàng)新工作方式、管理制度等。同時(shí)，檔案管理創(chuàng)新是進(jìn)一步提升檔案信息價(jià)值的必須，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)賦予了信息更高的價(jià)值，想要實(shí)現(xiàn)這些價(jià)值，只有不斷提高對檔案數(shù)據(jù)信息的處理能力和分析能力，并形成高效、便捷的共享管理創(chuàng)新機(jī)制。

二、檔案管理創(chuàng)新工作難點(diǎn)

事實(shí)上，對于檔案管理工作創(chuàng)新一直沒有停止過。但面對新時(shí)期檔案管理需求的改變，在創(chuàng)新方面我們現(xiàn)階段面臨著以下幾個(gè)難點(diǎn)：

（一）工作模式的單一化

現(xiàn)階段，面對多樣化的檔案信息與數(shù)據(jù)，理所應(yīng)當(dāng)采用多元化的管理工作模式?；ヂ?lián)網(wǎng)+環(huán)境下，檔案信息來源更加豐富，網(wǎng)絡(luò)對于檔案信息的貢獻(xiàn)與參與程度更高，但同時(shí)，檔案信息來源的復(fù)雜化，則需要一定的鑒別技術(shù)和采集手段，去保障檔案信息的有效性和完整性，需要一套更加靈活、準(zhǔn)確的信息化管理模式。目前，許多檔案管理部門或者是機(jī)構(gòu)，檔案工作模式仍舊沿用傳統(tǒng)的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及利用等步驟的循環(huán)，缺乏對舊有工作模式的整合，難以適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理工作。

（二）現(xiàn)代化技術(shù)手段與硬件支持的滯后

檔案信息本身的數(shù)字化和信息化，以及檔案信息來源的多樣化都給現(xiàn)代檔案管理工作帶來了新的工作難度。過去檔案信息的收集、處理、分析與統(tǒng)計(jì)都依賴繁復(fù)的人力資源，現(xiàn)在卻需要更加具有科技感的技術(shù)支持。但實(shí)際情況來看，檔案信息管理的技術(shù)手段以及硬件支持存在較為嚴(yán)重的滯后。檔案信息管理雖然已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了“無紙化”辦公，對于檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)也取得了一些成績，但從當(dāng)今數(shù)據(jù)管理、信息管理技術(shù)快速變化的腳步來看，檔案信息管理所采用的硬件仍存在很明顯的滯后。

（三）缺乏明確的服務(wù)導(dǎo)向

檔案管理工作的主要服務(wù)對象已經(jīng)產(chǎn)生了改變。過去檔案管理工作對于個(gè)人用戶開放的比例較低，而現(xiàn)階段檔案管理工作對于個(gè)人用戶開放的程度更高。在這樣的需求下，檔案管理工作的服務(wù)性被更加強(qiáng)調(diào)，而實(shí)際上許多檔案管理部門對于檔案管理的服務(wù)需求思索深度不夠，在服務(wù)模式上也顯得十分之僵化，致使檔案信息使用價(jià)值以及服務(wù)于公眾的價(jià)值有所降低。

（四）專業(yè)人才隊(duì)伍的難以建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，檔案工作是一個(gè)知識、信息高度密集的領(lǐng)域，檔案工作的信息化程度越高，對檔案工作者隊(duì)伍要求也越高，不僅要有檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識，而且也要有網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能力，不僅要有檔案責(zé)任意識，而且還要有安全防范和應(yīng)急處理能力，這也是目前困擾檔案事業(yè)信息化、數(shù)字化建設(shè)的一大難題。

三、檔案管理創(chuàng)新對策探析

（一）健全管理機(jī)制，多元化管理模式創(chuàng)新

信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已無法適應(yīng)社會對檔案信息的新需求。未來的檔案需求必然是囊括了傳統(tǒng)需求和數(shù)字化需求，形成復(fù)合型需求?；谛枨螅瑱n案管理模式也必須要進(jìn)一步的多元化創(chuàng)新。

首先，在管理理念方面，要積極轉(zhuǎn)變陳舊的、僵化的管理理念，形成多元開放的管理觀念。信息時(shí)代，檔案信息的價(jià)值更高，檔案管理工作者要進(jìn)一步明確新的管理目標(biāo)，要讓檔案變成“有溫度”的檔案，能夠提升其社會利用率，而不是“冷冰冰”的存儲在檔案室或者是數(shù)字硬盤里。

其次，在管理模式方面，要繼續(xù)加強(qiáng)數(shù)字化管理和傳統(tǒng)管理模式的融合，要緊跟時(shí)代的步伐，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對檔案管理系統(tǒng)中的信息和數(shù)據(jù)，進(jìn)行高效的加工、處理以及傳輸，保證在爆炸性信息的漩渦里更加高效和快速分析數(shù)據(jù)的有效性，創(chuàng)新檔案管理工作的模式，以適應(yīng)目前信息處理技術(shù)的要求和發(fā)展。

（二）完善用戶服務(wù)導(dǎo)向，做好檔案服務(wù)平臺

基于新時(shí)期對檔案信息的新需求，進(jìn)一步完善檔案館信息服務(wù)平臺是當(dāng)務(wù)之急。一方面，要建立好局域網(wǎng)內(nèi)的服務(wù)平臺，整合檔案管理已有的信息系統(tǒng)，例如館藏檔案管理系統(tǒng)，不斷的將已保存的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過設(shè)立用戶等級方式來開放不同保密等級的檔案信息，進(jìn)一步提升已有檔案信息的價(jià)值和利用效率。另一方面要建立好公眾網(wǎng)路中的檔案服務(wù)平臺，進(jìn)一步的開放檔案信息服務(wù)，在多媒體、自媒體快速發(fā)展的現(xiàn)時(shí)代，檔案管理也要重視到公開服務(wù)的重要性。通過檔案門戶網(wǎng)站和“微”媒體，建立政務(wù)公開、在線咨詢、業(yè)務(wù)交流等滿足公眾咨詢、查閱、利用等需求的服務(wù)窗口，同時(shí)將可公開的各類數(shù)字檔案信息進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)館際檔案信息交流和社會最廣泛共享。

（三）強(qiáng)化基礎(chǔ)硬件建設(shè)與人才隊(duì)伍建設(shè)

基礎(chǔ)硬件建設(shè)與人才隊(duì)伍建設(shè)可以說當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新中，最為重要的兩個(gè)工作內(nèi)容?；A(chǔ)硬件建設(shè)是為了構(gòu)建一個(gè)更適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的“硬環(huán)境”，讓新時(shí)期創(chuàng)新的管理辦法得以實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)，而人才隊(duì)伍建設(shè)，則是確保檔案管理不斷創(chuàng)新以及可持續(xù)發(fā)展的重要原動(dòng)力。做好人才隊(duì)伍建設(shè)，不僅要從技術(shù)上去培訓(xùn)現(xiàn)代檔案工作者，還需要更進(jìn)一步的從理念上培養(yǎng)檔案工作者開放的思想觀念，讓他們能夠有更多創(chuàng)新意見提出，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步。