淺談會計電算化環(huán)境下會計檔案管理工作的重要性

金美玉 鄧敏 卜憲娟 王婷

（延邊朝鮮族自治州農(nóng)業(yè)科學(xué)院（延邊特產(chǎn)研究所），延邊 延吉 133000）

一、會計檔案的作用

（一）會計檔案直接影響經(jīng)濟工作。

從宏觀來說，國家利用各企事業(yè)單位、各機關(guān)的會計檔案反映的 數(shù)據(jù)逐級匯總，可以考核國民經(jīng)濟各部門有關(guān)計劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國家經(jīng)濟建設(shè)的計劃和決策；從微觀來說，各企 事業(yè)、機關(guān)單位利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測未來，制 訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟效益。

（二）會計檔案保護國家利益不受侵犯。

改革開放給經(jīng)濟建設(shè)帶來了生機和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經(jīng)法紀的情況真實地記錄下來，及時發(fā)現(xiàn)問題，阻止不良行為的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟糾紛，從而確保國家的經(jīng) 濟利益。

二、電算化下會計檔案管理的內(nèi)容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作，單位必須加強 對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保 管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理，對電算化會計檔案管 理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢 查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失，通 用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的 全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止 該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

（一）會計檔案載體

電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領(lǐng) 導(dǎo)對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的 會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

（二）會計載體本身性質(zhì)帶來的問題

電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因 為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件 升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會計檔案管理辦法》 第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應(yīng)當保存打印出紙質(zhì) 會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使 打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限，沒有按照國家檔 案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制 度，未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用 盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

（三）會計檔案管理制度不完善

由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒 有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案 保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難 缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全人才眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等 一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一 定的軟件設(shè)施建設(shè)。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

（一）完善會計軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。完善電算化下會計檔案管理各項制度。

1.建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用 的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分 類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

2.建立電算化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準，建 立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù) 備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工 作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行 編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

3.建立嚴格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責 人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部 門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負責人批準。

4.建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù) 據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管 方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對 這些會計電算檔案進行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

（二）提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng) 本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具 備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會計人 員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支 持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為 本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計人員、系統(tǒng)維 護人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓(xùn)。對系統(tǒng) 維護人員，應(yīng)盡量用計算機專業(yè)人員，畢竟，計算機系統(tǒng)維護是一項 專業(yè)性很強的工作，對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓(xùn)，就 可以收到良好的效果。