信息時代檔案管理工作面臨的問題與對策

李曉磊

（富?？h個體私營企業(yè)協(xié)會，黑龍江 齊齊哈爾 161200）

信息時代背景下，由于信息技術(shù)的研發(fā)與應用，各個領域都受到了一定的沖擊，對于各個行業(yè)的要求都有所提高。針對檔案事業(yè)而言，更是面臨著重大的機遇與挑戰(zhàn)。為了獲得更好的發(fā)展，就需要抓住機遇，不斷加強先進信息技術(shù)的融入與應用，更需要迎接挑戰(zhàn)，正視檔案管理工作中的不足之處，采取一些可行的對策，進而迎接檔案工作發(fā)展的新局面，使得檔案事業(yè)煥發(fā)生機，更好的加強信息化檔案建設，與時代發(fā)展接軌。本文就信息時代背景下的檔案管理工作問題與對策進行以下深入探討，希望能夠為有關(guān)方面提供參考。

一、信息時代檔案管理工作中的不足之處

（—）管理人員檔案管理意識缺失

管理人員檔案管理意識的缺失是信息時代下檔案管理工作中的問題之一，由于缺乏對于檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理工作難以有效開展，并不能取得較好的管理效果。而這很大程度上是由于管理人員還是對該項工作存在誤解，普遍認為檔案管理工作不重要，信息技術(shù)也不重視。甚至一些地方的檔案管理人員缺乏對于自身工作的了解，積極性不高，還會出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，這就容易使得檔案管理工作一直處于比較混亂的狀態(tài)，難以發(fā)揮出檔案管理的真正作用。

（二）檔案管理人員素質(zhì)能力較低

實際上，在檔案管理工作開展的過程中，管理人員扮演著重要的角色，各個環(huán)節(jié)都需要管理人員進行監(jiān)督與管理。但是，很多檔案管理人員的素質(zhì)能力都較低，難以滿足實際管理工作的需要。有些檔案管理人員缺乏知識儲備，對于檔案管理工作流程也不了解，甚至有些檔案管理人員年齡偏大，能力不足，難以進行先進管理知識的學習以及技術(shù)上的操控，尤其在信息時代背景下，各類管理系統(tǒng)應運而生，在利用管理系統(tǒng)進行檔案管理的時候，管理者就難以進行專業(yè)有效的操控。大多數(shù)的管理人員都是依靠過去的經(jīng)驗進行管理，長期以往，極不利于我國信息檔案的建設與發(fā)展。

（三）計算機信息技術(shù)檔案管理手段比較單一

計算機信息技術(shù)的應用具有重要的意義。在如今檔案管理工作開展的過程中，就需要加強計算機信息技術(shù)的有效應用。事實上，已經(jīng)有不少檔案管理部門開始引進計算機信息技術(shù)，該技術(shù)確實得到了較好的應用，能夠被廣泛應用在如今的信息檔案建設中。但是，由于管理工作體制落后以及管理方式問題，使得數(shù)字化的檔案管理方法比較流于形式，只是開發(fā)出瀏覽、檢索等功能，使得計算機信息檔案管理手段略微單一，難以發(fā)揮出數(shù)字檔案管理的效用。

二、信息時代檔案管理工作問題的解決對策

（一）建立健全部檔案管理制度

建立健全相關(guān)檔案管理制度是極為必要的。通過完善相關(guān)管理制度，能夠起到一定的指導與規(guī)范作用，為管理者探明道路，指明方向，更好的推進信息檔案管理工作的開展。所以，在實際進行信息檔案建設時，就需要管理部門能夠注重加強新型檔案管理制度的建設，并保證管理制度能夠有效的落實，加大制度的執(zhí)行力度，使得收集的信息更具有準確性以及全面性，更好的加強信息檔案的規(guī)范化管理。

（二）提高對檔案管理的重視程度

首先要保證管理人員能夠?qū)n案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認識程度，能夠充分認識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升單位內(nèi)部員工對這一工作的整體認知水平，從內(nèi)心深處重視起來。

（三）完善檔案管理設施

要想能夠迎合時代的發(fā)展需要，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，還需要建立和健全檔案管理設施，因為檔案管理現(xiàn)代化本身就是一個非常復雜的系統(tǒng)化工程，它會涉及到計算機信息、網(wǎng)絡、信息交互、數(shù)據(jù)傳輸?shù)榷鄠€領域。所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的信息化，就需要投入大量的資金，增加檔案管理設備的投入，并且提升工作人員的檔案管理水平。同時要想實現(xiàn)檔案管理工作走向信息化還需要購置專門的計算機信息、數(shù)碼相機、打印復印設備、刻錄機等設備并且對這些設備進行電子文檔一體化管理。

（四）引進專業(yè)人才

隨著我國信息化時代的到來，對檔案管理工作人員也提出了更高的要求，要求檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識，還需要熟練應用計算機信息。所以現(xiàn)階段引進綜合型的檔案管理人才勢在必行。同時在進行檔案管理時，檔案管理工作中的安全方面一直是一個困擾大的難題，所以在管理工作進程中一定要根據(jù)部門機構(gòu)自身的實際情況設立檔案計算機信息化管理安全保密制度，并且檔案管理人員還要注意加強自身的安全和保密意識，保證關(guān)鍵信息不過泄露。并且檔案管理人員針對一些紙質(zhì)的檔案要進行備份，真正保證在檔案計算機信息管理過程的安全性和穩(wěn)定性。

三、結(jié)語

就目前而言，社會已經(jīng)進入到科技發(fā)展階段，在科技信息時代背景下，就需要各領域領導者能夠抓住機遇，實現(xiàn)工作本身與先進信息的高效融合，以提高工作效率，獲得更好的效益。在檔案管理工作開展過程中，也需要技術(shù)上的支持，為推動檔案事業(yè)的快速發(fā)展，有關(guān)管理者應該加強信息技術(shù)知識的學習，并且能夠結(jié)合實際情況，合理的應用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理的新方法以及新模式，從而解決其中的檔案管理問題，保障信息檔案的安全性以及可靠性。同時，一些檔案部門還需要引進新技術(shù)、新型管理人才，以更好的面對未來更大的挑戰(zhàn)。