電力企業(yè)提升檔案管理水平的措施分析

朱曉露 李德波 王浩

（國網(wǎng)宿州供電公司，安徽 宿州 234000）

在促進企業(yè)整體管理水平提升的過程中，實施高質量的檔案管理工作很有必要。隨著市場競爭的日益激烈，電力企業(yè)有必要正確認識提升檔案管理水平存在的重要性意義，積極采取多種有效手段，促使各環(huán)節(jié)檔案管理工作均發(fā)揮出較高的實效性，建立起完善、有效的現(xiàn)代化檔案管理體系，有助于推進電力企業(yè)的長遠、穩(wěn)定發(fā)展進程。

一、電力企業(yè)提高檔案管理水平的作用與意義

檔案是指國家機構單位、社會組織或個人從事政治、經(jīng)濟、科學、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在電力企業(yè)中，檔案一樣具有很大的參考價值，在企業(yè)高層領導作重要決定時，都會通過查找和對比相關檔案，利用以往的經(jīng)驗和教訓，找到?jīng)Q定性依據(jù)，而檔案是否完整全面，是關乎企業(yè)發(fā)展的決定性因素。檔案管理工作包括對企業(yè)發(fā)展歷史記錄和企業(yè)發(fā)展史所涉及的所有材料的整理、分散到各個部門內(nèi)部相關檔案的搜集和整理、為方便檔案查閱所做的相關工作以及對檔案的保管。所以，提高檔案的管理水平不僅可以提高對檔案的利用率，增加檔案的利用價值，還可以提高檔案管理的工作效率，使得各部門能夠有效聯(lián)系、協(xié)同辦公。

二、電力工程檔案管理存在問題

第一，各級人員對工程檔案重要性的認識不足是造成工程檔案不到位。不少工程項目建設與施工單位有“重工程建設、輕檔案管理”的現(xiàn)象，尤其是工程檔案資料的收集、報送、利用的意識比較淡薄。第二，工程檔案管理責任制落實不力。電力工程檔案缺乏有效的管理制度，部門責任未明確，造成“推諉扯皮”的現(xiàn)象。工程檔案往往全部由檔案室人員一抓到底，沒有落實專人具體負責，即使有也只是兼職。網(wǎng)絡沒有延伸到各個具體工程，未能形成一個覆蓋設計、施工、監(jiān)理等各個方面的立體化的檔案工作網(wǎng)絡。第三，管理人員對工程管理業(yè)務不熟悉工程檔案收集歸檔工作專業(yè)性、技術性很強，一般檔案人員缺乏技術知識，難以搞好工程檔案工作；而工程建設單。位檔案人員往往一人兼任多職，沒有過多的精力和時間投入檔案工作，疲于應付日常事務，更談不上對工程管理業(yè)務的學習。檔案人員素質不高，是造成工程檔案不到位的根本原因。第四，工作量加大而各類工作人員匱乏?；鶎庸╇娖髽I(yè)每年都有大量的工程建設與改造項目，而隨著企業(yè)定編、定員工作的推進，各環(huán)節(jié)的人力資源都在優(yōu)化減少。人員不足直接影響了檔案收集中的完整性，致使大量完工檔案遲遲不能整理歸檔。

三、電力企業(yè)提升檔案管理水平的有效方法

（一）健全管理機制

電力企業(yè)檔案管理涉及到了工程建設、生產(chǎn)經(jīng)營、客戶等各方面的信息，內(nèi)容繁多，信息量大，所以在實際工作中很難達到全面統(tǒng)一，但是必須要做到規(guī)范化管理，這是企業(yè)檔案管理的本質要求。首先，應根據(jù)電力企業(yè)檔案工作的性質和特點建立健全檔案管理規(guī)章制度，貫徹落實相關責任制、組織領導機制、獎懲機制和考核機制等，確保制度的科學性與可操作性，并對檔案材料的收集、形成、儲存、分類、使用等做出明確要求。其次，建立專業(yè)檔案管理機構，不斷提升電力企業(yè)檔案管理的專業(yè)化水平，使管理部門與其他業(yè)務部門形成相互溝通、相互協(xié)調的工作局面。

（二）加強制度建設，規(guī)范檔案管理

隨著科學技術的發(fā)展，電力企業(yè)覆蓋的范圍和涉及的內(nèi)容越來越多，給檔案管理工作帶來了繁重的任務，但是相關的規(guī)章制度還比較缺乏，有必要加強相關的規(guī)章制度建設，在制度上不斷強化對檔案的監(jiān)管力度，提高檔案的管理質量。很多電力企業(yè)陸續(xù)出臺了一些關于檔案管理的規(guī)章制度，不斷完善檔案管理體系，規(guī)范的進行檔案收集和整理方面的工作。通過實施一系列的規(guī)章制度，可以有效提高檔案管理的水平，使檔案管理更加的規(guī)范，并且對收集渠道的整理提供了制度依據(jù)。

（三）加強檔案管理信息化建設

當前，信息技術已經(jīng)被廣泛的應用到社會各個領域，做好檔案信息化管理工作也是現(xiàn)代檔案管理工作的需要，實現(xiàn)檔案管理的信息化，不僅能夠減少檔案管理中人為處理檔案工作，使計算機發(fā)揮更大的作用，提高工作效率，還能夠更加清晰的做好檔案管理，可通過信息管理軟件，準確快速的查找，避免人工查閱的耗時耗力。加強計算機、網(wǎng)絡技術的應用，加強檔案數(shù)字化，有效地發(fā)揮檔案的利用工作，準確反映檔案信息，更加快捷靈活，更大限度地為各項業(yè)務工作。

（四）強化電力物資管理人才的培養(yǎng)

電力企業(yè)若想適應信息時代物資管理要求，就必須不斷提高物資管理人員的綜合素質。一是要不斷引入高學歷、高職稱的專業(yè)物資管理人才，并借鑒和學習國際上物資管理的新思想，培養(yǎng)一支高素質、高技能、高水平的長期物資管理隊伍，全面提高電力企業(yè)物資管理水平。二是需要電力企業(yè)應該對原有的物資管理人員進行定期的知識技術培訓，根據(jù)他們的實際情況提出有針對性的建議，使其能較快的接受現(xiàn)代化信息管理的新模式、新理念，增強其學習能力，提高員工信息化應用水平。

結束語：

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)成長足跡的真實記錄，是企業(yè)的寶貴物質財富。對于電力企業(yè)實行經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃、是每個電力企業(yè)必須履行的重要職責。作為一名檔案管理工作人員，應站在對企業(yè)歷史負責、對企業(yè)未來負責的高度認真做好企業(yè)檔案管理工作，不斷創(chuàng)新和提升企業(yè)檔案管理工作水平，使檔案管理工作在企業(yè)未來經(jīng)營發(fā)展工作中發(fā)揮出更加積極的作用。