做好教務檔案管理工作，是高校教學服務的重要保障

徐巖

（鞍山師范學院教務處，遼寧 鞍山 114005）

教務檔案管理是學校工作的重要部分，是做好教育教學及教學管理提供可靠的保障，促進各項管理制度的規(guī)范化，促進學校教育教學決策的順利執(zhí)行，滿足各項工作的素材需求，因此教務檔案管理工作在學校教育教學工作中占著重要的地位。

一、教務檔案工作的重要性的體現(xiàn)

教務檔案它載錄了高校在管理和發(fā)展中的各項重大事件，體現(xiàn)在學術(shù)以及教學方面取得了優(yōu)秀的成果和各種寶貴的經(jīng)驗；通過對檔案信息的分析和研究結(jié)果，可以反映出學校目前的教育教學管理水平。也可以為教師提供有效的教學依據(jù)。如果高校的教師經(jīng)常地翻閱學校存檔的教務檔案，可以縱觀近年來自己在學校教學中還存在哪些問題、不足、通過對教務檔案內(nèi)容的查閱、分析、比較、學習和研究，不斷地改進自己的教學手段、方法。使教務檔案真正作為一種信息資料，在學校教學管理中發(fā)揮更大的價值。

二、教務檔案存在的問題

（一）對教務檔案管理工作重視不夠。

教務檔案管理工作往往難以充分得到體現(xiàn)，這就使得很多人認為開展教務檔案管理工作是可有可無，從人力方面是浪費，物力上也是浪費，時間上是不值得，所以很多高校教務檔案管理工作只是敷衍了事，越來越不規(guī)范。

（二）教務管理人員少、業(yè)務培訓少之甚少。

目前很多高校的教務管理人員的數(shù)量少、很多人員是一身兼數(shù)職，很難從繁瑣的日常工作中抽出身來，而是每天都忙于事務性的工作，根本沒有時間和精力來研究檔案管理工作，更談不上讓檔案管理工作在教育教學中發(fā)揮更大的作用。不僅是這些因素的制約，教務檔案管理人員的業(yè)務培訓就更不被重視、把關(guān)不嚴格、工作不細致、發(fā)現(xiàn)問題不能及時解決，甚至根本沒有能力發(fā)現(xiàn)問題，就更談不上解決問題了。

（三）硬件設備落后、操作水平較低，教務檔案管理工作得不到有效的發(fā)展和利用。

學校教務檔案的管理過程是，因為學校管理層對教務檔案管理的重要性認識不夠。在資金、人員投入極為有限，都是把其它崗位淘汰下來的硬件設備才指定給教務檔案管理用，導致了學校教務檔案管理工作效率低，得不到有效的利用，更不用說為教學一線提供數(shù)據(jù)、資料依據(jù)了。

（四）專業(yè)教師對教務檔案管理的認知度低。

高校教師任各學科專業(yè)，沒有經(jīng)歷檔案管理相關(guān)方面的學習和培訓，導致意識不強。很多專業(yè)教師對平時哪些資料需要留存、保存的時間，怎樣保存沒有一個明確的概念，最后往往是該存的沒存，該放棄的沒放棄等等。最后教務檔案工作損失了很多有價值的資料。

三、加強教務檔案管理工作的措施、把教務檔案管理制度落到實處。

（一）建立健全規(guī)章制度、明確檔案管理的責任分工。

一是規(guī)范檔案管理的各項制度。在日常管理工作中落到實處。

二是明確職責分工，根據(jù)不同的崗位，如專業(yè)教師，教務管理人員等崗位建立不同的“工作檔案”，明確存什么，什么人管理，何時完成管理和歸檔工作，使得每項工作、每件事情有跡可循、并形成階段性的工作總結(jié)。

（二）提高教務檔案管理的信息化水平。

隨著合計的發(fā)展、檔案管理工作也進入了大數(shù)據(jù)信息管理時

代。從某種意義上說，檔案的信息化管理減輕了教務管理人員的基礎資料管理工作，從而也大幅度的提高了工作效率，使得教務管理人員從日常的繁雜事務工作中抽出時間來做其他必要的管理工作。也能把教務檔案信息借助信息化管理平臺進行資源數(shù)據(jù)的共享。

（三）加強教務管理人員的業(yè)務工作的培訓。

讓每位從事教務檔案管理的工作人員認清教學檔案管理過程中的要點和難點，做好日常教學檔案管理的規(guī)范工作；學校也可以不定期的開展各類工作的評估，對教務管理人員有針對性的培訓、從而提升教務檔案管理人員的業(yè)務水平，也對工作質(zhì)量做了良好的保障。也要對廣大教師進行教務檔案管理培訓，使一線教師真正認識到教務檔案管理的重要性，并能更好的配合學校做好教務檔案管理工作。建議學校的教務管理部門將教務檔案管理的內(nèi)容納入到教師日常培訓中，讓新進教師了解，并建立教務檔案管理意識，更讓任課教師從“認識”到“做了”再到“完善”，經(jīng)歷這樣的過程把教師的教務管理檔案建立好。

（四）形成教務檔案管理工作的長效機制，是提高教學質(zhì)量保障。

無論是教務管理人員、任課教師在建立和完善教務檔案管理工作中都逐漸形成了規(guī)律。從中我們可以對出現(xiàn)的問題進行及時的查找、改正、形成制度來鞭策我們?nèi)粘５母黜椊虒W工作，使我們做好教學管理工作中的各個環(huán)節(jié)，形成了長效機制、提高教學質(zhì)量的有力保障，更好的為學校的教育教學工作做好服務工作。