大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題及策略

曾丹

（湖南省郴州市檔案館，湖南 郴州 423000）

當(dāng)前，我國(guó)已進(jìn)入信息化社會(huì)發(fā)展階段，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用領(lǐng)域十分廣泛，如果可以將文書(shū)檔案管理與大數(shù)據(jù)相結(jié)合，可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔、查找等，既可以提高效率，也能充分發(fā)揮文書(shū)檔案的自身作用。將文書(shū)檔案管理工作與大數(shù)據(jù)結(jié)合后，可以確保相關(guān)人員對(duì)文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)處理，不斷提高該項(xiàng)工作的開(kāi)展效率，實(shí)現(xiàn)這一工作的科學(xué)轉(zhuǎn)型。

一、大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

在文書(shū)檔案管理工作中，如果可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，就可以讓文書(shū)檔案的存儲(chǔ)情況得以實(shí)時(shí)展現(xiàn)。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以有效加快文書(shū)檔案的查找效率，如果是針對(duì)基礎(chǔ)資料進(jìn)行查閱，相關(guān)人員無(wú)需專門(mén)去檔案部調(diào)檔查詢，僅需要借助大數(shù)據(jù)就可以獲取相關(guān)信息。與此同時(shí)，相關(guān)人員需要查閱某一個(gè)文書(shū)檔案，也可以利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，可以避免排隊(duì)等。而在查閱音像類文書(shū)檔案時(shí)，也可以在查找之前利用大數(shù)據(jù)找到其查詢狀態(tài)與所在位置等，從而有效提高效率。文書(shū)檔案帶有機(jī)密性，主要記載了人員信息、財(cái)務(wù)信息以及各項(xiàng)工作的開(kāi)展信息等，因此存在特殊性。正因?yàn)槲臅?shū)檔案帶有特殊性，所以其管理工作的要求也會(huì)較高。如果選擇傳統(tǒng)模式進(jìn)行管理，就會(huì)造成文書(shū)檔案管理人員的日常工作量較大，工作效率也會(huì)較低，而如果應(yīng)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，就可以很好地彌補(bǔ)這一缺陷，保證文書(shū)檔案管理的效率顯著提升。

二、大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案管理的相關(guān)問(wèn)題

（一）缺乏必要監(jiān)督

針對(duì)大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，監(jiān)督不足表現(xiàn)較為明顯。一些單位雖然開(kāi)展了文書(shū)檔案信息化管理工作，也重視大數(shù)據(jù)在該項(xiàng)工作當(dāng)中的合理應(yīng)用，但是卻未能針對(duì)這一工作進(jìn)行必要、科學(xué)的監(jiān)督，這樣一來(lái)，就會(huì)造成文書(shū)檔案的信息化管理缺乏相應(yīng)的約束，一些工作人員在實(shí)際操作中暴露的問(wèn)題無(wú)法得到重視與及時(shí)解決，相關(guān)技術(shù)應(yīng)用的合理性也無(wú)法得以保證。這樣一來(lái)，監(jiān)督的缺失，就在某種程度上制約了文書(shū)檔案信息化管理的深入發(fā)展。

（二）信息化管理存在局限性

一些單位及領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于文書(shū)檔案信息化管理也給予應(yīng)有的重視，并且配備了信息化設(shè)備等。但是，受傳統(tǒng)工作思維的影響，一些工作人員的設(shè)備操作水平未達(dá)到相關(guān)要求，無(wú)法保證設(shè)備得到充分應(yīng)用。如果是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)進(jìn)行管理，對(duì)于管理人員有較高的操作要求，且需要管理人員才能較為全面，如果管理人員未能接受全面、科學(xué)的培訓(xùn)，操作能力就無(wú)法得到提高，這樣也就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案信息化管理工作存在明顯的局限性，無(wú)法得到完全開(kāi)展。

三、大數(shù)據(jù)下提高文書(shū)檔案管理的策略

（一）加強(qiáng)工作監(jiān)督

針對(duì)大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案管理工作而言，相關(guān)單位需要在其中融入監(jiān)督機(jī)制，做好對(duì)該項(xiàng)工作的監(jiān)督，也是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理質(zhì)量提高的主要方式之一。相關(guān)單位需要安排專人從事監(jiān)督工作，監(jiān)督人員需要有較強(qiáng)的責(zé)任心，并且對(duì)文書(shū)檔案管理人員的日常工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)管理人員出現(xiàn)不正確的操作等情況后及時(shí)與其溝通并進(jìn)行處理，以保證文書(shū)檔案管理工作順利進(jìn)行。監(jiān)督人員需要如實(shí)記錄監(jiān)督情況，并進(jìn)行總結(jié)，保證文書(shū)檔案管理的整體質(zhì)量。

（二）規(guī)范管理工作

在文書(shū)檔案的管理工作中，相關(guān)單位與人員還需要對(duì)該項(xiàng)工作不斷進(jìn)行完善。相關(guān)人員可以按照相應(yīng)的步驟對(duì)文書(shū)檔案的內(nèi)容進(jìn)行具體分化，并且對(duì)多種不同項(xiàng)目的管理方案進(jìn)行規(guī)劃，也要對(duì)文書(shū)檔案的格式進(jìn)行規(guī)范處理，包括文書(shū)檔案在信息平臺(tái)的查閱、借閱、下載等，都需要有規(guī)范化的操作方式進(jìn)行指導(dǎo)。相關(guān)人員在下載文書(shū)檔案時(shí)，首先需要獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意，還要填寫(xiě)好下載請(qǐng)求，包括下載文書(shū)檔案的用處以及

何時(shí)進(jìn)行銷毀等。相關(guān)單位也可以在信息平臺(tái)的后臺(tái)設(shè)置自動(dòng)銷毀系統(tǒng)，如果文書(shū)檔案的下載使用超出了申請(qǐng)時(shí)間，后臺(tái)可以自動(dòng)對(duì)已下載的檔案進(jìn)行銷毀處理。這樣一來(lái)，文書(shū)檔案的信息化管理就會(huì)變得更為規(guī)范，其安全性也會(huì)得到保證，保密性會(huì)得到有效提高，且可以幫助相關(guān)人員提高自身責(zé)任心。

（三）提高管理人員素質(zhì)

在文書(shū)檔案的信息化管理工作中，管理人員是實(shí)際參與者，其自身素質(zhì)的高低，直接影響到該項(xiàng)工作的開(kāi)展質(zhì)量。相關(guān)單位需要選擇一批態(tài)度認(rèn)真、能力過(guò)硬的工作人員從事文書(shū)檔案信息化管理工作，讓其接受相應(yīng)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，意識(shí)到文書(shū)檔案信息化管理的必要性，并且不斷提高信息化管理意識(shí)。與此同時(shí)，管理人員還需要在培訓(xùn)中不斷學(xué)習(xí)新型的信息化管理理念，掌握信息設(shè)備的具體操作方式，還要學(xué)習(xí)信息平臺(tái)的操作方法等，確保對(duì)文書(shū)檔案信息化管理中的所有設(shè)備做到熟練操作。在培訓(xùn)結(jié)束之后，相關(guān)單位也需要對(duì)管理人員進(jìn)行考核，觀察其在文書(shū)檔案信息化管理實(shí)際操作中的情況，只有通過(guò)考核的管理人員才能真正從事該項(xiàng)工作，若管理人員未能通過(guò)考核，需要繼續(xù)接受培訓(xùn)，直至考核達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)為止，要讓管理人員真正認(rèn)識(shí)到規(guī)范化管理的意義，這樣可以保證他們?cè)谛畔⒒芾碇凶裾找?guī)范要求操作。

四、結(jié)語(yǔ)

伴隨社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)模式的文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)很難滿足當(dāng)下實(shí)際需求，這會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化發(fā)展階段，傳統(tǒng)模式的文書(shū)檔案管理工作會(huì)存在諸多局限性，相關(guān)人員需要切實(shí)認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并且從多種方面入手選擇合理、有效的工作策略，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與文書(shū)檔案管理的緊密結(jié)合。