做好檔案管理工作之我見(jiàn)

秦艷艷

（天津市河北區(qū)殘疾人聯(lián)合會(huì)，天津 300142）

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有明晰、確定的原始記錄作用的固化信息。包括日常工作、學(xué)習(xí)中作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文字文件、各種圖像、圖表、錄制拷貝的聲音及保存于其它各種方式和載體之中具有一定參考價(jià)值的實(shí)體文件。國(guó)家的每一項(xiàng)建設(shè)都離不開(kāi)檔案管理工作，無(wú)論是在國(guó)防領(lǐng)域、科技領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域、教育領(lǐng)域還是民生領(lǐng)域，檔案管理工作的作用都是舉足輕重、無(wú)可替代的。檔案管理工作在當(dāng)前以及今后都將會(huì)在國(guó)家的建設(shè)和發(fā)展中起到越來(lái)越重要的作用，是國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)的重要信息支持和保障。

一、新時(shí)代檔案管理工作目前的發(fā)展?fàn)顩r和不足之處

（一）目前檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平有待提升

檔案管理工作關(guān)鍵的一環(huán)在于人員的素質(zhì)高低，人員的素質(zhì)決定著檔案管理工作的質(zhì)量，素質(zhì)包括個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前我國(guó)各個(gè)地方和基層的檔案管理工作人員基本都有老齡化的趨勢(shì)，有些地方的檔案管理人員甚至還是兼職或是其他崗位轉(zhuǎn)崗的，對(duì)新業(yè)務(wù)不熟；有些人很少做過(guò)或者根本沒(méi)有接觸過(guò)檔案管理工作；還有一些單位檔案管理工作人員是單位指派臨時(shí)接手檔案管理工作的，再加上一些工作人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠、責(zé)任心不強(qiáng)，很容易疏忽大意出現(xiàn)檔案文件和檔案數(shù)據(jù)丟失及泄密的情況，檔案的真實(shí)性大打折扣，使后續(xù)的檔案整理歸檔工作處于十分不利的局面，更嚴(yán)重的是可能直接影響到某些重要工作或重大工程的進(jìn)度，造成不可估量的后果。

（二）部分單位對(duì)檔案管理工作不重視及制度不完善

檔案管理工作的另一個(gè)重要因素是重視程度，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、不重視、對(duì)檔案工作投入不夠，這是目前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，也直接影響到檔案管理工作人員工作態(tài)度，領(lǐng)導(dǎo)都不重視，管理人員更不在意，工作不細(xì)心、責(zé)任感不強(qiáng)，從而導(dǎo)致檔案管理工作中的檔案利用效率低下，檔案服務(wù)工作跟不上社會(huì)發(fā)展和單位需要的步伐。有些單位還認(rèn)識(shí)不到如今檔案管理工作的重要性和重要價(jià)值，檔案管理工作資金相對(duì)投入較少，對(duì)檔案管理人員不進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒(méi)有完善的管理制度，從而人為地阻滯了檔案管理工作的開(kāi)展。

（三）檔案管理工作技術(shù)水平和辦公設(shè)備檔次落后

新時(shí)代隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐將計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍應(yīng)用于其中，但還是有一些單位和地方的檔案管理工作不到位，跟不上時(shí)代的步伐，有些單位缺少檔案專用電腦、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，檔案技術(shù)支持不夠，設(shè)備缺乏落后，有的的單位雖然購(gòu)買了電腦等現(xiàn)代化設(shè)備，還只是停留于表面粗淺的使用，對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備不能完全應(yīng)用自如。這些都極大的限制了檔案管理的工作的進(jìn)行，嚴(yán)重地阻滯了檔案管理工作的發(fā)展和提升。

二、加強(qiáng)和完善檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面升級(jí)

（一）提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員的優(yōu)良素質(zhì)在檔案管理工作中起著決定性的重要作用，培養(yǎng)優(yōu)秀專業(yè)知識(shí)和管理能力的檔案管理工作人員是提升檔案管理工作現(xiàn)代化水平和檔案工作科學(xué)化管理的首要環(huán)節(jié)。首先要對(duì)檔案管理工作人員有較高學(xué)歷的要求，而且必須是專職的管理工作人員；其次，要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作方面的理論知識(shí)和技術(shù)的常態(tài)化培訓(xùn)，使他們能夠熟練的掌握計(jì)算機(jī)操作以及應(yīng)用技術(shù)，緊跟信息技術(shù)高速發(fā)展的步伐。同時(shí)要不斷培養(yǎng)提升檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)，提升他們對(duì)檔案工作的事業(yè)心和責(zé)任感，從而樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)的精神。

（二）做好制定和落實(shí)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作能否順利開(kāi)展需要依靠完善的各項(xiàng)制度，首先單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)本單位的檔案管理工作給予高度重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，在檔案管理工作上舍得投入資金，能夠時(shí)常關(guān)注檔案管理工作，同時(shí)制定比較完備的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度，并逐步形成完善的檔案管理工作系統(tǒng)優(yōu)化體系。在檔案管理工作人員薪資待遇方面給予相對(duì)優(yōu)厚的條件，使他們能夠安心地做好本職工作。

（三）加快檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化

新時(shí)代檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)，為盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，就要加大檔案管理工作資金的投入力度，開(kāi)設(shè)檔案信息化管理所必須的網(wǎng)絡(luò)、購(gòu)買電腦、升級(jí)檔案室設(shè)施硬件檔次等，還要建立技術(shù)支持的必要軟件信息系統(tǒng)和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，做好日常相應(yīng)的維護(hù)和管理工作，逐步提升檔案管理工作現(xiàn)代化水平。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云數(shù)據(jù)的有效途徑

現(xiàn)如今由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得我們檔案管理工作者不僅可以如上面所述的那樣可以隨時(shí)更新檔案文件數(shù)據(jù)，而且在調(diào)整文件數(shù)據(jù)方面也顯得非常方便。在以往，我們這方面的工作得需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間來(lái)傳輸紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)。然而如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷升級(jí)，現(xiàn)通過(guò)服務(wù)器技術(shù)、云技術(shù)等創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用，我們檔案管理工作者可以在任何與文件管理系統(tǒng)連接的終端上調(diào)用和存儲(chǔ)在云上的文件數(shù)據(jù)。通過(guò)這種創(chuàng)新技術(shù)與方法，我們就可以更加便捷地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)方面的應(yīng)用，進(jìn)而可以方便用戶在需要調(diào)用檔案數(shù)據(jù)時(shí)能夠有效地并最大限店滿足用戶的需求，因而大大提高了我們存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率。不單如此，同時(shí)我們也可以更加方便地詳細(xì)查詢文件數(shù)據(jù)調(diào)用的全過(guò)程，最終得以更好地保證了文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過(guò)程的安全性。

三、立足本職做好檔案管理服務(wù)工作

檔案管理工作中最重要的流程就是檔案查考利用服務(wù)工作，檔案管理工作人員要堅(jiān)持照章辦事，一切按規(guī)則制度進(jìn)行，工作態(tài)度端正，注重工作質(zhì)量和效率，工作中要做到積極熱情、認(rèn)真準(zhǔn)確、及時(shí)高效。并不斷強(qiáng)化和發(fā)掘單位檔案室的其它服務(wù)功能，著重開(kāi)發(fā)其宣傳教育方面的功能，使檔案室由過(guò)去簡(jiǎn)單的以藏為主轉(zhuǎn)化為以服務(wù)利用為主、教育宣傳為輔，使管理工作更加科學(xué)化、現(xiàn)代化、多元化。在穩(wěn)固提供信息支持的基礎(chǔ)上，不斷發(fā)展和完善檔案室的全面服務(wù)功能，讓檔案信息資源能夠更好地為國(guó)家、為社會(huì)服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，科學(xué)地改進(jìn)檔案管理工作、合理地優(yōu)化檔案整體布局、精細(xì)地做好檔案基礎(chǔ)工作是新時(shí)代檔案管理工作的精髓所在，是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理工作者要時(shí)刻保持清醒頭腦，認(rèn)清歷史發(fā)展規(guī)律，與時(shí)俱進(jìn)、奮發(fā)進(jìn)取，立足本職、無(wú)私奉獻(xiàn)，努力探索和不斷創(chuàng)新，為國(guó)家的現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)做出更多更大的貢獻(xiàn)。