如何加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

景慧

（上海中環(huán)投資開發(fā)（集團(tuán)）有限公司，上海 200060）

引言

一、房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀與弊端概述

目前各個(gè)房地產(chǎn)企業(yè)開展檔案管理工作過程中，需要建立完善的檔案管理工作體系，檔案由各個(gè)部門進(jìn)行初步整理之后轉(zhuǎn)交到檔案管理室中。檔案管理室需要對(duì)各個(gè)部門不同的檔案資料進(jìn)行排序分類，對(duì)項(xiàng)目資料文件進(jìn)行有效匯總。項(xiàng)目建設(shè)結(jié)束之后制成卷宗，然后進(jìn)行管理存放。檔案室還要錄入卷宗，為相關(guān)員工查詢檔案資料提供輔助性服務(wù)，以及日常維護(hù)管理工作。在檔案管理工作中要全面遵循以人為本的理念，房地產(chǎn)檔案要對(duì)房屋建筑各項(xiàng)資料進(jìn)行收集與整理，掌握客戶相關(guān)信息以及房地產(chǎn)信息等，多項(xiàng)檔案信息對(duì)保密性以及安全性要求較高。在過去房地產(chǎn)檔案管理中主要是通過人工手動(dòng)填表補(bǔ)充各項(xiàng)信息，然后提交紙質(zhì)材料，集中存放在檔案室中進(jìn)行管理。檔案在制作階段要消耗較多資源，在后續(xù)檔案資料查找應(yīng)用過程中存在較多限制性因素。通過人工對(duì)各項(xiàng)復(fù)雜操作進(jìn)行控制，各項(xiàng)事務(wù)錯(cuò)誤幾率會(huì)不斷增加，諸多資料發(fā)生錯(cuò)誤之后難以更改。加上傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理大多都是通過紙筆記錄，資源浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。

二、房地產(chǎn)檔案信息化管理的重要意義

（一）有利于建立房地產(chǎn)信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源合理整合

房地產(chǎn)信息庫(kù)涵蓋了所有相關(guān)數(shù)據(jù)，例如目錄數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)接口程序以獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，而后對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行掃描，并將數(shù)據(jù)信息傳送至相應(yīng)的服務(wù)器中，進(jìn)而建立相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)。與此同時(shí)，依靠電子儀器等相關(guān)器具，房地產(chǎn)檔案資料信息可以第一時(shí)間傳輸至信息管理系統(tǒng)中，從而完善房地產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，方便廣大客戶更快查閱相關(guān)數(shù)據(jù)信息。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案資源信息共享

房地產(chǎn)信息數(shù)字化和數(shù)據(jù)化，可以更迅速地推動(dòng)房地產(chǎn)檔案信息化的發(fā)展。要參照房地產(chǎn)檔案信息的實(shí)際情況，從各個(gè)方面展開研究，在建立房地產(chǎn)信息資源庫(kù)的同時(shí)，仍然需要二次開發(fā)房地產(chǎn)檔案信息，保證房地產(chǎn)信息資源的完整性，從而達(dá)到房地產(chǎn)檔案資源信息共享的目的。房地產(chǎn)檔案信息化管理有利于完善數(shù)據(jù)庫(kù)建立，從而建立房地產(chǎn)檔案信息體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）有利于鞏固房地產(chǎn)檔案的安全性

鞏固房地產(chǎn)檔案的安全性是房地產(chǎn)檔案信息化管理發(fā)展過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。一方面，鞏固房地產(chǎn)檔案安全性可以有效防止數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件受到外來侵害，從而較好地維護(hù)房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)作；另一方面，房地產(chǎn)檔案信息管理部門對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)要進(jìn)行有效區(qū)分，尤其是一些涉及重要機(jī)密的數(shù)據(jù)信息，并設(shè)置相應(yīng)的查詢或使用權(quán)限，進(jìn)而達(dá)到鞏固房地產(chǎn)檔案安全性的目的。

三、加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)人員培訓(xùn)與教育，全面提高管理人員的信息化應(yīng)用水平

對(duì)于信息時(shí)代的房地產(chǎn)檔案管理人員，既要掌握房地產(chǎn)行業(yè)的知識(shí)，又要重視信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高，以時(shí)代發(fā)展為方向，滿足信息化建設(shè)的要求。因此，在新的發(fā)展時(shí)期，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思維，積極學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)信息知識(shí)，不斷進(jìn)行更新與完善，強(qiáng)化信息理念與檔案管理實(shí)踐的融合，以創(chuàng)新為基礎(chǔ)，發(fā)揮信息化管理方式的作用，有效提升檔案管理的質(zhì)量與效率。另外，作為房地產(chǎn)檔案管理行業(yè)，要重視人員培訓(xùn)與教育，結(jié)合發(fā)展實(shí)際，全面提升其專業(yè)素養(yǎng)與能力，以便將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)在檔案管理之中，切實(shí)提升服務(wù)水平。

（二）利用數(shù)字化，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案信息共享

房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化，主要是指利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子技術(shù)將館藏資料轉(zhuǎn)化為電子資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，以便于智能化檢索。1.房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)該朝著多元化、智能化的方向發(fā)展。房地產(chǎn)檔案管理模式的多元化、智能化能夠?qū)崿F(xiàn)資料的一體化，所有檔案信息都能夠?qū)崿F(xiàn)分門別類的入庫(kù)，如此必能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的社會(huì)職能，體現(xiàn)出檔案的最大價(jià)值。2.房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)該朝著社會(huì)化、市場(chǎng)化的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理往往都沉睡在檔案館，利用效率非常低。隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷推進(jìn)，檔案管理必須朝著社會(huì)化、市場(chǎng)化的方向發(fā)展。一方面，房地產(chǎn)檔案資源社會(huì)化管理，能夠增強(qiáng)社會(huì)保護(hù)檔案意識(shí)，完善檔案的共享力度，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用價(jià)值。另一方面，房地產(chǎn)檔案資源市場(chǎng)化管理，同樣有利于檔案資源的開發(fā)與利用，促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（三）增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理意識(shí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步推進(jìn)，信息化管理、專業(yè)化管理已經(jīng)成為房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的最新趨勢(shì)。房地產(chǎn)檔案管理部門對(duì)此要足夠重視，要摒棄傳統(tǒng)的管理方法，在思想上高度重視房地產(chǎn)檔案的信息化管理。只有這樣，才能在實(shí)際行動(dòng)上推動(dòng)房地產(chǎn)檔案信息化管理的各項(xiàng)進(jìn)程。因此，為保證房地產(chǎn)檔案服務(wù)管理工作的延續(xù)性，必須從根本上提高房地產(chǎn)檔案信息管理的意識(shí)，在掌握技術(shù)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)信息化管理重要性的灌輸，這樣才能更好地開展房地產(chǎn)檔案信息化管理的各項(xiàng)工作。

（四）建立房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)

要建立便于查詢的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做到資料齊全、形式多樣，增加房地產(chǎn)檔案搜集的載體，進(jìn)一步凸顯其真實(shí)性和重要性。要不斷更新房地產(chǎn)檔案的相關(guān)信息，建立一套便于咨詢、查詢和檢索的搜索系統(tǒng)，完善補(bǔ)充房地產(chǎn)檔案的各項(xiàng)信息，如位置、面積和結(jié)構(gòu)圖等相關(guān)信息，并且在信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，及時(shí)更新調(diào)整。要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性管控，在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)立防火墻，防止病毒及外來風(fēng)險(xiǎn)的侵犯，做好房地產(chǎn)信息安全保障工作，確?？蛻舻男畔⒉槐恍孤?。要建立房地產(chǎn)信息安全系統(tǒng)，在確保信息覆蓋面廣的基礎(chǔ)上，做好房地產(chǎn)檔案信息的保密工作，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的共建共享，從而有效提升檔案信息化水平。

（五）明確檔案管理細(xì)則

房地產(chǎn)檔案大多可以分為資料與文書檔案，要建立文書檔案分類管理表，依照檔案管理部門以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范編制檔案文本分類期限表，確定不同材料歸檔之后的保管時(shí)間。正常情況下，各類會(huì)議記錄、重要合同文件、人員調(diào)動(dòng)、花名冊(cè)等資料需要永久保存。業(yè)務(wù)往來文件資料、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、常見的重要合同保存三十年，非重要性文件保管十年。三個(gè)不同期限能劃分為三個(gè)目錄，對(duì)不同目錄配置對(duì)應(yīng)的目錄號(hào)。

（六）優(yōu)化房地產(chǎn)檔案系統(tǒng)化設(shè)計(jì)

在不同目錄下的各個(gè)項(xiàng)目需要配置對(duì)應(yīng)的文件夾，然后對(duì)各類文件進(jìn)行分類保存。其次要對(duì)各類信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)篩選，做好多項(xiàng)信息有效規(guī)劃。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)過程中要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)模塊化發(fā)展，系統(tǒng)基于簡(jiǎn)單化設(shè)計(jì)，對(duì)系統(tǒng)整體布局與相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行設(shè)定。在指引界面中記錄聯(lián)系電話，對(duì)系統(tǒng)多方面優(yōu)化設(shè)計(jì)，提升整體設(shè)計(jì)成效。還要完善相應(yīng)傳播平臺(tái)建立，要保障其核心價(jià)值能有效實(shí)現(xiàn)，全面發(fā)揮房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用價(jià)值，提升信息數(shù)據(jù)傳遞穩(wěn)定性。

結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的影響力遍及各行各業(yè)，房地產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域也深受影響，信息化建設(shè)成為方向與趨勢(shì)。因此，要以行業(yè)發(fā)展為切入點(diǎn)，全面認(rèn)識(shí)房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀，了解發(fā)展中的不足與問題，積極構(gòu)建科學(xué)發(fā)展策略，構(gòu)建高效信息化管理系統(tǒng)，依托高素質(zhì)的管理人才，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平，為房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。