試論新時(shí)期如何做好煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

秦麗慧

（鶴煤三礦，河南 鶴壁 458000）

引言：根據(jù)國(guó)家發(fā)改委與檔案局聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》當(dāng)中的規(guī)定，可以看出建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作已經(jīng)得到了國(guó)家層面的高度重視，檔案管理是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要組成部分。但是，在具體的工作中，仍能發(fā)現(xiàn)煤礦建設(shè)領(lǐng)域的部分單位還沒有落實(shí)煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，管理效果并不理想。對(duì)此，研究新時(shí)期煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作辦法有明顯的現(xiàn)實(shí)意義。

一、新時(shí)期煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作難點(diǎn)

（一）重視度不足

煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)本身都具有復(fù)雜性，重視程度不足，導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案管理有效性難以得到提升。一方面，部分企業(yè)對(duì)檔案管理認(rèn)知不到位，另一方面，檔案管理工作的約束不嚴(yán)，各項(xiàng)工作未能落實(shí)到位。特別是受到項(xiàng)目建設(shè)中人員流動(dòng)性大和專業(yè)素質(zhì)不高等方面問題的影響，參與項(xiàng)目建設(shè)的各部門之間溝通較為困難，也增加了煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的困難[1]。

（二）基礎(chǔ)性薄弱

項(xiàng)目檔案建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱，直接降低了煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的專業(yè)性。受到煤礦領(lǐng)域建設(shè)單位對(duì)檔案管理工作重視度不強(qiáng)等方面因素的影響，煤礦檔案收集、資料整理與檔案管理缺乏相應(yīng)的硬件與軟件條件，各部門之間的協(xié)調(diào)性較差，導(dǎo)致了檔案管理工作出現(xiàn)了滯后性，工作項(xiàng)目管理與技術(shù)文件存在分散性，損壞和丟失嚴(yán)重，在施工建設(shè)中若想調(diào)用檔案難度較大。

（三）系統(tǒng)化不強(qiáng)

煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作建設(shè)初期需要建立同步性的檔案管理制度，但是從實(shí)際的發(fā)展中進(jìn)行分析可以看出，制度建設(shè)不到位，使得檔案管理缺乏系統(tǒng)性和有效性。特別是大部分的煤礦項(xiàng)目地處偏遠(yuǎn)，在項(xiàng)目建設(shè)初期，條件相對(duì)艱苦面設(shè)施簡(jiǎn)陋，煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏基本的保障。檔案管理中的信息化與系統(tǒng)化不強(qiáng)，使得煤礦項(xiàng)目檔案管理落后于項(xiàng)目管理。

二、新時(shí)期煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作改進(jìn)辦法

（一）提高對(duì)項(xiàng)目檔案的重視度

在正式推進(jìn)煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作之前，要提高對(duì)這一工作的重視度。例如，根據(jù)國(guó)家針對(duì)重大工程項(xiàng)目頒布實(shí)施的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法，能夠了解到國(guó)家在煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面提出的要求。若項(xiàng)目檔案存在不經(jīng)過驗(yàn)收或者驗(yàn)收不合格，就無法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收。同時(shí)，工作人員還要明確地認(rèn)識(shí)到，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收擁有一票否決權(quán)，所以檔案驗(yàn)收對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的驗(yàn)收具有決定性作用，若煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作不到位，則會(huì)影響到項(xiàng)目的其他環(huán)節(jié)[2]。

在項(xiàng)目檔案管理中，工作人員要提高對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度，以此加強(qiáng)檔案的歸檔質(zhì)量控制。因?yàn)槊旱V建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，其中設(shè)計(jì)到的單位、部門與人員都較為復(fù)雜，且會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，若工作人員能真正意識(shí)到檔案管理的重要性，就能為之后的項(xiàng)目管理、改建、維護(hù)和擴(kuò)建等方面出現(xiàn)的問題提供依據(jù)。

（二）優(yōu)化檔案管理與使用制度

煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作水平若想得到提高，就需要優(yōu)化檔案的管理制度與調(diào)取和使用制度。例如，我國(guó)某地區(qū)的煤礦企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)中，充分重視到檔案管理的重視度，建立了“三納入”制度，即：將檔案管工作納入到中長(zhǎng)期項(xiàng)目規(guī)劃環(huán)節(jié)中；將檔案管理工作納入到領(lǐng)導(dǎo)班子日常工作議程當(dāng)中；將檔案管理工作納入到目標(biāo)管理責(zé)任制與崗位工作責(zé)任制當(dāng)中。通過這種方式，該企業(yè)實(shí)現(xiàn)了煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與制度化。制定出切實(shí)可行的檔案管理工作模式與相應(yīng)的組織架構(gòu)，有利于為各個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作提供強(qiáng)有力的保障。

在進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理工作中，工作人員要從源頭進(jìn)行問題防控，做好前端控制，有利于后期的施工建設(shè)和檔案管理更加有效。例如，某地區(qū)煤礦建設(shè)前，檔案管理部門建立了前期介入制度。主管將項(xiàng)目的文件資料、項(xiàng)目的建設(shè)檔案要求、現(xiàn)場(chǎng)管理歸檔清單等，向施工單位進(jìn)行了技術(shù)交底。這種方式有效地?cái)[脫了項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工工作量大且繁忙資料瑣碎的問題。檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，部分施工單位在管理中，并沒有將足夠精力投入到這一環(huán)節(jié)中。該公司采取了前期介入的當(dāng)時(shí)，充分實(shí)現(xiàn)了檔案的規(guī)范化管理，避免檔案管理工作陷入被動(dòng)。

（三）構(gòu)建項(xiàng)目建設(shè)同步管理模式

煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作若能與項(xiàng)目的建設(shè)管理工作同步進(jìn)行，則能夠?qū)崿F(xiàn)同一性關(guān)聯(lián)，提高管理工作的實(shí)效性。例如，某地區(qū)的煤礦項(xiàng)目建設(shè)單位工作人員，在進(jìn)行項(xiàng)目檔案的建設(shè)管理工作中，落實(shí)了網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的跟蹤、調(diào)查與指導(dǎo)工作，公司內(nèi)部的項(xiàng)目部各專業(yè)組都配備了專門的資料員，跟隨項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度，實(shí)施了設(shè)計(jì)檔案、施工檔案與監(jiān)理檔案的管理。在進(jìn)行竣工驗(yàn)收中，該建設(shè)單位也進(jìn)行了檔案同期管理。在這一環(huán)節(jié)中，施工單位為了確保竣工檔案能順利通過驗(yàn)收，實(shí)施了竣工檔案的初步檢驗(yàn)，主要對(duì)合同項(xiàng)目檔案的完整性進(jìn)項(xiàng)了檢驗(yàn)，判斷實(shí)際建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是否符合業(yè)務(wù)的要求與有關(guān)的管理規(guī)范，對(duì)于其中存在的問題提出了相應(yīng)的修改意見，并限期進(jìn)行整改。在工程項(xiàng)目總驗(yàn)收前進(jìn)行了結(jié)果整改，并提出了驗(yàn)收意見。若人為原因?qū)е碌臋n案移交不及時(shí)或者檔案管理失誤，要進(jìn)行相應(yīng)處罰，并將問題及時(shí)糾正。

總結(jié)：綜上所述，2019是十三五的關(guān)鍵之年，在進(jìn)行檔案管理工作中，要堅(jiān)持十三五規(guī)劃中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，確保落實(shí)好國(guó)家在煤礦建設(shè)與檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展戰(zhàn)略，順利實(shí)現(xiàn)過渡。為企業(yè)的建設(shè)與國(guó)家的發(fā)展保存更多有價(jià)值的檔案資料，為今后相關(guān)領(lǐng)域的規(guī)劃提供可靠依據(jù)。