試論加強(qiáng)信息化建設(shè)提升事業(yè)單位檔案管理時(shí)效

孫思楊 周璇 鄭媛媛

(承德市計(jì)劃生育藥具管理站，河北 承德 067000）

為了更好地適應(yīng)改革需要，提升服務(wù)水平，提高資源利用率，對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行[1]。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行整合，增強(qiáng)資源的共享性和有效性，對(duì)事業(yè)單位和各企業(yè)有重要意義。

一、信息化檔案建設(shè)的重要性

（一）提高事業(yè)單位檔案資料保存時(shí)間

傳統(tǒng)檔案管理是將檔案放在一個(gè)固定庫(kù)房中。檔案是紙質(zhì)材質(zhì)，易受到潮濕的影響出現(xiàn)發(fā)霉、損壞等情況。庫(kù)房若不能做好有效預(yù)防措施，可能會(huì)出現(xiàn)老鼠等動(dòng)物對(duì)檔案造成永久性損壞，丟失重要信息。傳統(tǒng)提檔模式需要人工提檔，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下[2]。事業(yè)單位進(jìn)行信息化建設(shè)將檔案存在固定磁盤中可以有效避免丟失、損壞等情況，確保檔案完整，有利于提高檔案保存時(shí)間。

（二）提高檔案管理效率

傳統(tǒng)檔案管理工作受檔案種類復(fù)雜多樣、內(nèi)容繁多的影響，檔案管理工具非常復(fù)雜。人工錄入檔案易出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響事業(yè)單位和企業(yè)的正常運(yùn)行。對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)后可以通過網(wǎng)上檢索等方式進(jìn)行檔案查找，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以找到有關(guān)檔案，有利于提高檔案管理效率，減少工作失誤。

二、檔案管理存在的問題

（一）對(duì)檔案管理重視度不足，工作效率低下

檔案管理工作人員工作消極，缺乏責(zé)任意識(shí)，認(rèn)為檔案管理只是一種機(jī)械的工作，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)想要獲取檔案信息時(shí)不得不重新整理。這種情況一方面浪費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，影響了工作人員的效率，打擊了其積極性，另一方面浪費(fèi)大量時(shí)間，導(dǎo)致資料胡亂堆砌，浪費(fèi)社會(huì)資源。當(dāng)前很多事業(yè)單位檔案管理中的突出問題便是利用率不高，所以應(yīng)該針對(duì)性的進(jìn)行服務(wù)模式創(chuàng)新整改，以此種形式提升檔案管理最終成效。

（二）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)速度慢

目前還有許多事業(yè)單位沒有進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，依然采用傳統(tǒng)檔案管理方式，這對(duì)信息資源利用率產(chǎn)生了影響。事業(yè)單位對(duì)檔案建設(shè)重視度不足，缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性，把檔案建設(shè)當(dāng)做一種可有可無的工作，導(dǎo)致投入到檔案管理中的資金有限，無法置辦相應(yīng)設(shè)備，沒有專用的檔案管理軟件，數(shù)字化建設(shè)落后。秉承這種意識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)無法使用檔案管理信息化建設(shè)的要求[3]。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)技能不足

目前我國(guó)科技迅速發(fā)展，出現(xiàn)了許多先進(jìn)的管理工具。目前事業(yè)單位檔案管理的工作人員需要具有熟練掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才，但是大部分事業(yè)單位檔案管理人員不是專業(yè)檔案管理人員。受事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不重視的影響，沒有相應(yīng)的管理工具和基礎(chǔ)設(shè)施，管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)并不了解。由于檔案管理人才招聘機(jī)制存在問題，導(dǎo)致工作人員責(zé)任感不高，無法勝任復(fù)雜的管理工作，整理出來的檔案分類混亂，價(jià)值不高，影響各事業(yè)單位和企業(yè)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）完善管理制度，增強(qiáng)監(jiān)督

建立完善的制度是對(duì)工作人員進(jìn)行約束的重要措施，也能提高檔案管理效率的重要舉措。沒有制度，不成方圓。首先事業(yè)單位要根據(jù)單位的實(shí)際情況，依據(jù)我國(guó)現(xiàn)有法律法規(guī)并在尊重工作人員的合法利益的基礎(chǔ)上建立健全檔案信息化建設(shè)制度，要求對(duì)工作人員的工作內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，明確禁止行為和注意事項(xiàng)。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，堅(jiān)持內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督共同進(jìn)行，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)改進(jìn)，勇于接受社會(huì)和媒體的檢驗(yàn)。事業(yè)單位負(fù)責(zé)人可以先讓檔案管理人員擬定一套制度，然后對(duì)其進(jìn)行修改，最終形成一份完善的檔案管理制度。事業(yè)單位建立健全檔案評(píng)估體系，使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。采用多元化的方式加強(qiáng)檔案管理，充分利用檔案中的有效信息，保障檔案的保密性。

（二）提高領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新意識(shí)，增強(qiáng)信息化建設(shè)水平

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作發(fā)展尤為重要。一方面只有讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要，才能提升檔案管理工作信息化建設(shè)水平。另一方面領(lǐng)導(dǎo)是事業(yè)單位的掌舵人，提高領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新意識(shí)才能使事業(yè)單位管理建設(shè)跟上時(shí)代潮流。這要求社會(huì)和政府積極宣傳檔案管理的重要意義，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的教育工作，引導(dǎo)管理人員積極創(chuàng)新自身管理理念，提高管理人員的工作意識(shí)，樹立正確的工作態(tài)度，為檔案管理工作的順利開展?fàn)I造良好氛圍。事業(yè)單位也要深入開展調(diào)研活動(dòng)，制定符合事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的檔案管理策略，明確管理目標(biāo)，提升整體檔案管理水平。

（三）創(chuàng)新服務(wù)手段

目前一些事業(yè)單位檔案管理利用率較低，因此需要不斷創(chuàng)新服務(wù)手段，提高檔案利用率。事業(yè)單位不重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理利用率低下，從而又反過來制約事業(yè)單位檔案管理工作。因此想提高檔案管理工作首先要加強(qiáng)檔案管理工作重視度，并不斷創(chuàng)新服務(wù)手段[4]。具體措施可以為建立內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，提升工作人員內(nèi)部效率；建立數(shù)字化圖書館，對(duì)網(wǎng)站信息檢索功能實(shí)行優(yōu)化，提升用戶調(diào)取檔案的便捷性，從各個(gè)方面提升檔案管理水平。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作人員素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，需要具有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的優(yōu)秀品質(zhì)，需要有全心全意為人民服務(wù)的責(zé)任和意識(shí)。檔案管理也不是一個(gè)人的工作，需要一個(gè)富有凝聚力的管理團(tuán)隊(duì)。因此要加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)和引進(jìn)。首先在招聘方面的招聘方面嚴(yán)格要求招聘者的學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)和品質(zhì)，重點(diǎn)尋找具有奉獻(xiàn)精神的人才，確保其能夠勝任繁瑣檔案管理工作。其次可以采用內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)的方式提高管理工作活力，通過聘請(qǐng)專家進(jìn)行知識(shí)講座、向其他事業(yè)單位學(xué)習(xí)等方式培養(yǎng)人才，提升檔案管理能力。加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，主要對(duì)其計(jì)算機(jī)能力和管理技能進(jìn)行培訓(xùn)。年輕的檔案管理人員應(yīng)虛心請(qǐng)教有經(jīng)驗(yàn)的管理人員，在檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提升管理檔案的能力。事業(yè)單位要營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境，將數(shù)字化、智能化檔案管理作為學(xué)習(xí)的重點(diǎn)內(nèi)容，提升員工的檔案管理意識(shí)。事業(yè)單位也應(yīng)加大檔案管理設(shè)備投入，根據(jù)實(shí)際情況引進(jìn)相關(guān)硬件和軟件設(shè)備，真正提高檔案管理工作水平。

結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)較為漫長(zhǎng)的過程，不能一蹴而就，需要在不斷實(shí)踐中探索。以上幾個(gè)方面僅是個(gè)人對(duì)事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的一些建議和思考，但是檔案管理信息化建設(shè)還涉及到許多方面，僅憑上述措施還無法完善信息化建設(shè)。因此檔案管理信息化建設(shè)之路任重而道遠(yuǎn)，需要國(guó)家的大力支持和社會(huì)各界的不斷幫助。