實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化措施分析

楊杰

（山東省鄒平市黃山街道辦事處，山東 鄒平 256200）

在我國的檔案管理工作中，還存在著一些不容小覷的問題，尤其是在基層檔案管理工作中，這些問題更是得到了放大，使其難以達(dá)到計算機管理的現(xiàn)代化要求。檔案管理是一個單位的歷史沿革，它能夠?qū)挝坏穆毮芑顒?，進(jìn)行全面化的展示，同時也便于后期的搜索和利用。要想確保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理目的，那么對于日常的文書工作中，就應(yīng)該做出規(guī)范化的要求，這樣才能為后期的檔案規(guī)范化管理，奠定足夠扎實的基礎(chǔ)。本文通過對檔案規(guī)范化管理的必要性，以及實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的具體措施展開深入的探究，希望所得出的相關(guān)經(jīng)驗和結(jié)論，能為檔案管理人員，起到一些積極的參考作用。

一、實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的必要性

檔案的規(guī)范性管理，主要指的是將那些分散于各個機關(guān)的文件和檔案，合并為一個規(guī)范化的管理組成，而文件中心的內(nèi)容，大致是介于文件形成機關(guān)和檔案管理部門之間的一個過渡機構(gòu)。如果缺乏規(guī)范化的檔案管理手段，那么就有可能會造成一些具有重要價值的文件失控，影響了這些檔案的參考服務(wù)價值，甚至?xí)绊懙綑n案管理部門的功能性。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，文件檔案的計算機管理也克服了以往工作環(huán)節(jié)中那種重復(fù)雷同的檔案管理問題，幫助檔案管理者可以介入到文件的生命周期中來，從根本上提升檔案的利用效率。

二、實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的具體措施

（一）對案卷進(jìn)行全面的普查

要想實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，那么首先需要做的，就是要對案卷進(jìn)行全面的普查。在一般的綜合性檔案館中，很多檔案都未能進(jìn)行全面的清查，還有一部分檔案由于移交單位所劃分的保管期限不夠準(zhǔn)確，或者是一些案卷的標(biāo)題不夠規(guī)范，甚至缺少必要的目錄，這樣不可避免的會出現(xiàn)一些重復(fù)的現(xiàn)象。所以在對案卷進(jìn)行全面的普查工作時，需要對其中那些無用的文件進(jìn)行剔除，去除糟粕，這樣也可以對計算機管理的效率進(jìn)行提升，避免錄入一些內(nèi)容重復(fù)的檔案。

（二）對案卷展開重新的組合

在規(guī)范化管理的工作中，需要對那些過厚、內(nèi)容較為繁雜，且存在魚目混珠問題的案卷，進(jìn)行重新組卷的工作。在檔案的重組工作中，首先應(yīng)該像工作人員進(jìn)行相關(guān)原則內(nèi)容的強調(diào)，幫助他們對檔案內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化的整理與重組。對待那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄和無案卷標(biāo)題的檔案，可以根據(jù)其實際記載信息，對其進(jìn)行有效的加工和分類，促進(jìn)案卷內(nèi)容的規(guī)范化。在對案卷展開重新組合之后，可以對檔案館的館藏進(jìn)行必要的優(yōu)化，提升其保管上的科學(xué)性，并對后期的計算機管理檔案效率進(jìn)行強化。

（三）注意保護(hù)卷宗的完整性

在檔案管理中按照“以我為主”的歸檔原則進(jìn)行操作時，首先要確保卷宗的完整性，并給所歸檔的文件，都應(yīng)該按照已經(jīng)歸檔后的文件格式來進(jìn)行。在歸檔的過程中，對于歸檔工作重點，有關(guān)人員需要進(jìn)行明確的標(biāo)示，并按照檔案信息內(nèi)容，對其進(jìn)行主次的區(qū)分，把握住卷宗的入口關(guān)，將那些不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件內(nèi)容剔除出去，當(dāng)然，在這個過程中，也應(yīng)該避免檔案丟失的情況發(fā)生。在立卷的過程中，需要將那些具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合在一個卷內(nèi)，對同一個問題的完整性進(jìn)行保持，將其能夠反映同一問題的處理過程，如實的反映出來，這樣才能對檔案的價值性進(jìn)行體現(xiàn)，也是為檔案規(guī)范化的管理工作打下基礎(chǔ)。

（四）用“重點詞”代替“主要詞”。

用“重點詞”來代替“主要詞”的管理原則，為了提升檔案管理的工作效率，可以對標(biāo)題內(nèi)容進(jìn)行必要的簡化處理，這樣在將檔案錄入到計算機之后，就能夠以批量化的操作形式來展開處理，例如在對聘任文件一類的檔案進(jìn)行整理時，涉及到多人聘任時，文件名稱不可能將人名寫全，可以在標(biāo)題后面進(jìn)行標(biāo)注，文件內(nèi)容都有哪些人員，便于后續(xù)進(jìn)行方便查找。這樣可以在管理工作中提升手工標(biāo)引的效率，在管理中引入更為系統(tǒng)化和規(guī)范化的管理內(nèi)容。

（五）實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，主要是對那些即將歸檔的文件，要按照本單位形成的文件為主，推進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在實際的工作中，主要可以從以下這幾點內(nèi)容入手：首先是要對避免在檔案管理工作中出現(xiàn)混亂和無序的狀態(tài)，根據(jù)當(dāng)前已經(jīng)掌握的檔案文件入手，對那些已經(jīng)完成的任務(wù)，以及還未完成的任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行劃分；其次，要在相關(guān)原則內(nèi)容的指導(dǎo)下，對文件歸檔的重點進(jìn)行確立，明確其分工內(nèi)容。在工作之中，可能會遇到一些在形式上、內(nèi)容上和作用上存在相似之處的文檔資料，所以在工作中，需要檔案管理人員對其展開具有針對性的分類整理，減少歸檔中可能出現(xiàn)的重復(fù)問題，對信息的的利用價值進(jìn)行提升，提升檢索的效率。

結(jié)語

總而言之，要想實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，那么相關(guān)工作人員需要在工作之前，對檔案管理的工作內(nèi)容有個清晰的認(rèn)識，確定相應(yīng)的工檔案管理手段，從根本內(nèi)容上入手，切實提升檔案管理的規(guī)范化改革，這樣才能進(jìn)一步強化檔案管理的效率，對其檢索功能做有效的提升。