新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的研究

周璇 鄭媛媛 孫思楊

(承德市計劃生育藥具管理站，河北 承德 067000）

隨著社會改革不斷發(fā)展，事業(yè)單位也面臨許多困境。與普通企業(yè)相比，事業(yè)單位有各種各樣的內部檔案和材料。檔案整理是一份復雜的工作，對各種檔案進行分類整理不僅耗費大量的人力、時間，還需要工作人員有檔案處理專業(yè)技能，具有耐心和責任感。但到目前為止，大部門事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不足，認為檔案管理僅僅是一份機械重復的簡單工作，而負責檔案管理的工作人員分類處理檔案能力不足，時間一長便懈怠下來，導致檔案堆積[1]。因此為了更好服務社會和適應改革需要，對事業(yè)單位檔案管理實行創(chuàng)新勢在必行。

一、我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作不重視，工作懈怠

目前大部分事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不足，認為其只是僅是一種資料收集整理的過程，沒有意識到便捷有效的檔案管理能提升社會和企業(yè)的運行效率，提升管理水平。檔案管理工作人員工作消極，缺乏責任意識，認為檔案管理只是一種機械的工作，導致單位領導想要獲取檔案信息時不得不重新整理。這種情況一方面浪費大量的人力物力財力，影響了工作人員的效率，打擊了其積極性，另一方面浪費大量時間，導致資料胡亂堆砌的現(xiàn)象，浪費社會資源。

（二）檔案管理制度落后

完善的管理制度是事業(yè)單位進行檔案管理的前提。只有管理制度完善，資源利用率才能提高。但是目前大部分企業(yè)檔案管理制度較混亂，制度建設有所欠缺，形式化嚴重，導致工作人員在檔案管理過程中常常出現(xiàn)無法應對的情況。同時由于缺少相關制度的制約，工作人員工作效率低下，缺乏主動性和創(chuàng)新性，在一些重要檔案管理問題上相互推諉，影響工作進行[2]。檔案管理制度落后也會造成需要保密和不能外借的檔案泄露，出現(xiàn)檔案缺失，影響檔案管理信息的真實性。

（三）管理方法陳舊，管理人員能力有待提高

目前我國科技迅速發(fā)展，出現(xiàn)了許多先進的管理工具。目前多數(shù)事業(yè)單位依然采取人工管理檔案的方式。主要原因為事業(yè)單位領導對檔案管理工作不夠重視，缺乏必要的資金支持，無法置辦先進管理工具。部分企業(yè)為了節(jié)約資金，將檔案放在一個簡陋的庫房中，保密措施和防盜措施不夠嚴密，難以滿足新時期檔案管理需求。檔案管理是一個較為復雜的工作，需要具備良好素質的專業(yè)人員，但各事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時要求較低，工作人員沒有經(jīng)歷嚴格的選拔機制和培訓直接進行檔案管理。招聘工作人員時對其學歷、工作經(jīng)驗、素質等也沒有較高要求。檔案管理人員進行新老交接工作時易出現(xiàn)交接工作不到位的情況，導致工作人員在檔案管理過程中缺乏耐心，整理出來的檔案缺少價值，對其他部門信息接收產(chǎn)生影響。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）完善檔案管理制度

制度是約束工作人言的重要措施，也是提高檔案管理工作的主要方式。沒有制度，不成方圓。晚上的檔案管理制度不僅可以提高檔案管理工作效率，還能避免各種問題。這要求事業(yè)單位在依據(jù)我國現(xiàn)有法律法規(guī)和尊重工作人員的合法利益的基礎上對工作人員進行一定約束，做到管理制度內容清晰明確，規(guī)定工作人員的工作內容、禁止行為及獎懲制度[3]。事業(yè)單位負責人可以先讓檔案管理人員擬定一套制度，然后對其進行修改，最終形成一份完善的檔案管理制度。與此同時建立電子檔案信息管理制度，采用多元化的方式加強檔案管理，充分利用檔案中的有效信息，保障檔案的保密性。

（二）創(chuàng)新管理理念，提升對檔案管理的認識

只有讓事業(yè)單位充分認識到檔案管理的重要作用，才能提升檔案管理工作。這要求社會和政府積極宣傳檔案管理的重要意義，加強對事業(yè)單位領導的教育工作，引導管理人員積極創(chuàng)新自身管理理念，提高管理人員的工作意識，樹立正確的工作態(tài)度，為檔案管理工作的順利開展營造良好氛圍。單位領導可以借鑒國外管理經(jīng)驗，加強電子檔案建設，提升檔案管理水平。

（三）推動檔案現(xiàn)代化建設

在互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)完全改變社會生活的前提下，檔案管理工作也應順應時代的發(fā)展要求。檔案管理人員可以借助計算機技術推動檔案管理發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理采用人工分類、人工查找，極不方便，一些事業(yè)單位采用聲像技術、光盤技術等對檔案進行分類記錄，想要調取某個檔案時直接通過計算機查找就可快速拿到所需檔案，節(jié)約了時間，提升了檔案管理效率。對需要保密和十分重要的文件可以采取文件機密性保護措施，有效防止文件丟失、被黑客攻擊等情況發(fā)生。對檔案實行數(shù)字化歸檔后對以后實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)異地調檔也有重要意義。

（四）創(chuàng)新服務手段

目前一些事業(yè)單位檔案管理利用率較低，因此需要不斷創(chuàng)新服務手段，提高檔案利用率。事業(yè)單位不重視檔案管理工作，導致檔案管理利用率低下，從而又反過來制約事業(yè)單位檔案管理工作。因此想提高檔案管理工作首先要加強檔案管理工作重視度，并不斷創(chuàng)新服務手段[4]。具體措施可以為建立內部檔案管理系統(tǒng)，提升工作人員內部效率；建立數(shù)字化圖書館，對網(wǎng)站信息檢索功能實行優(yōu)化，提升用戶調取檔案的便捷性，從各個方面提升檔案管理水平。

（五）加強人員培訓，提高工作人員素質

檔案管理是一項較為復雜的工作，需要具有默默無聞、無私奉獻的優(yōu)秀品質，需要有全心全意為人民服務的責任和意識。因此在檔案工作人員的招聘方面需要對其學歷、經(jīng)驗和品質進行考察，確保其能夠勝任繁瑣檔案管理工作。新時期檔案管理工作需要檔案管理工作者具有較高的素質和掌握計算機技術的能力，因此事業(yè)單位需要加強管理人員的培訓工作，主要對其計算機能力和管理技能進行培訓。同時加強管理人員的素質，強調無私奉獻和責任感。

結語

為了保證各項工作有序進行，適應現(xiàn)代化對檔案管理的工作，這需要每一位檔案管理人員加強自身專業(yè)技能的培訓工作，提升自身素質；需要事業(yè)單位對提高檔案管理工作的重視度，為檔案管理營造一個良好的環(huán)境氛圍，用創(chuàng)新性思路來管理。事業(yè)單位也要加強檔案管理設備的投入，實現(xiàn)數(shù)字化管理，真正提升檔案管理水平。當然，事業(yè)單位檔案管理工作并不是一蹴而就的，需要每一位工作人員為此不斷付出努力，端正檔案管理態(tài)度，不斷實踐并總結經(jīng)驗，為檔案管理創(chuàng)新不斷奉獻自己的價值。