論事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題

孫思楊 周璇 鄭媛媛

(承德市計劃生育藥具管理站，河北 承德 067000）

引言

在大數(shù)據(jù)背景下，隨著信息化技術水平的不斷提升，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展需求，逐漸朝著信息化管理方向發(fā)展。從信息化檔案管理角度來說，其對行政事業(yè)單位檔案管理發(fā)展有著直接影響。信息化檔案管理可以把文字信息轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，提升人員應用效率，并且還能延長檔案信息保存時間，把行政事業(yè)單位檔案信息集中整合，匯總到統(tǒng)一的系統(tǒng)中，便于信息數(shù)據(jù)應用和查閱。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的特點

事業(yè)單位檔案管理工作既是政治性工作，又是專業(yè)性工作。首先，事業(yè)單位檔案管理工作與國家相關政策、方針緊密聯(lián)系，檔案信息的收集整理、處理利用等都需要在特定的政策指導下進行，相關工作人員需要牢記自己的政治使命。其次，事業(yè)單位檔案管理工作具有自身獨特的管理方法和運行程序，具有較強的專業(yè)性。

事業(yè)單位檔案包含了各個領域社會活動的重要信息事業(yè)單位檔案信息涵蓋了教育、文化等多個領域，記載了各個領域社會活動的基礎信息和其他重要信息，這些檔案信息能夠為提高國家核心競爭力、提高國民健康水平等提供重要依據(jù)，為國家發(fā)展和決策提供信息支持。

事業(yè)單位檔案管理工作既是服務性工作，又是保密性工作事業(yè)單位工作的基礎性內(nèi)容也是重要內(nèi)容便是服務大眾，檔案管理是事業(yè)單位服務功能的基礎，因此事業(yè)單位檔案管理工作具有較強的服務性，另外，事業(yè)單位檔案的機密性決定了檔案管理工作的保密性，事業(yè)單位檔案中有關政治、學術研究等方面的信息大多是需要保密的，因此，事業(yè)單位檔案管理工作具有較強的保密性。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化水平較低

即便隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，我國社會信息技術水平得到了提升，但是檔案信息化管理工作沒有得到充分實施，也沒有把現(xiàn)代化技術和理念運用到行政事業(yè)單位檔案管理活動中。因為檔案管理技術比較繁瑣，檔案管理工作過于隨意。再加上行政事業(yè)單位對檔案管理部門投放力度不高，諸多電子設備均不能滿足現(xiàn)代化行政事業(yè)單位檔案管理要求，部分檔案管理軟件無法達到檔案信息傳遞和共享的效果，影響行政事業(yè)單位檔案管理信息化效率的提高。

（二）對檔案信息化建設缺乏良好的規(guī)劃

就當前實際情況來看，很多地區(qū)的檔案系統(tǒng)都缺乏一定的關聯(lián)性，這對檔案工作的統(tǒng)一安排和管理造成一定影響。由于檔案信息化建設的綜合性與系統(tǒng)性都比較強，所以在檔案信息化建設過程中會更多地關注對當前問題的解決，而忽視檔案信息化建設的后期效益，導致整個檔案信息化建設過程中缺乏前瞻性，阻礙了檔案信息化建設的深入發(fā)展。另外，由于檔案信息化建設是一個全新的突破，檔案信息化建設依舊沒有制定出統(tǒng)一規(guī)范化的標準，所以不利于檔案信息化建設的推進。

（三）事業(yè)單位信息化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)過低

培訓中心在加強檔案管理的信息化建設過程中，需要不斷推進相關的檔案管理人員培訓工作。但是，隨著檔案信息化操作系統(tǒng)的平臺技術不斷更新，相關的信息檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升很難跟上技術的更新。從這個方面來說，信息化檔案管理人員專業(yè)化水平不夠，也影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設進展。

三、加強事業(yè)單位檔案管理的信息化建設的對策建議

（一）提升檔案信息化管理水平

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，給檔案管理工作開展提出了嚴格的標準。所以，行政事業(yè)單位需要結合實際情況，把現(xiàn)代化技術運用其中，通過實現(xiàn)檔案信息化管理，促進檔案管理效率和水平的提升。因此，行政事業(yè)單位需要注重對檔案管理人員的培育，讓其掌握充足的計算機操作技巧，并且讓管理工作人員可以熟練的應用各種現(xiàn)代化設施，促進行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升。此外，互聯(lián)網(wǎng)作為檔案管理的核心要素，能夠提升檔案信息化管理水平。因此行政事業(yè)單位需要結合時代發(fā)展需求，積極響應信息化時代發(fā)展號召。

（二）完善信息化管理制度

制定一套完整的管理制度是確保檔案工作可以按照規(guī)章制度進行的前提，可以有效減少檔案管理過程中的問題。首先，要制定明確的檔案安全管理制度，在信息化背景下，事業(yè)單位檔案資料以信息化和數(shù)字化形式呈現(xiàn)、保存，為了防止檔案丟失、被盜，需要加強安全管理，制定安全管理制度，進入檔案系統(tǒng)的人員必須要具備一定的許可證明，同時，檔案人員要定期對檔案系統(tǒng)進行維護，減少各種信息安全問題。

其次，要不斷完善檔案管理責任制度。傳統(tǒng)的檔案管理制度對于信息化時代的檔案管理工作而言已經(jīng)不再適用，所以，為了適應信息化時代的發(fā)展要求，要對檔案管理制度進行優(yōu)化與完善，完善檔案管理人員的責任制度，提高其責任意識，讓每個人明確自己的使命和責任，一旦發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題，要結合制度進行獎懲，提高檔案管理人員的責任心，減少檔案管理中的問題。

（三）加強事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力的提升

事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)相關工作人員的專業(yè)能力的提升，是完善檔案管理信息化建設體系的關鍵。具體來說，應該加強信息化檔案管理人員的教育培訓工作，尤其是應該通過技術培訓來直接提升檔案管理人員實際操作信息化檔案管理平臺的計算機技術和平臺操作能力，增強檔案管理人員在具體的信息化檔案檢索、存儲過程中的機動性。

（四）構建并完善事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)

順應大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展要求，構建并逐步完善事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，提升事業(yè)單位人事檔案管理效率，促進事業(yè)單位人事檔案的科學化、信息化管理。建事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡在線存儲或離線存儲的不同方式，實現(xiàn)對事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)的有效存儲管理，使之成為開發(fā)利用的有效前提和基礎，借助于計算機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代化裝置，提高事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)的存儲水平。構建事業(yè)單位人事檔案管理模塊化系統(tǒng)。應構建事業(yè)單位人事檔案管理模塊化系統(tǒng)，包括事業(yè)單位人事檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等，確保事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)的直接瀏覽、修改、打印等管理。

結語

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作至關重要，其與領導決策、事業(yè)單位人才培養(yǎng)、人才考核等有著密切的關系，只有不斷地推進事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，才能夠滿足員工的物質(zhì)需求，同時創(chuàng)造更多的社會財富，為促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展奠定良好的基礎。