新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

周璇 鄭媛媛 孫思楊

(承德市計(jì)劃生育藥具管理站，河北 承德 067000）

引言

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域中都有廣泛應(yīng)用，人們對(duì)信息化技術(shù)的依賴程度也越來(lái)越高。檔案事業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的重要內(nèi)容之一，無(wú)論是企業(yè)還是事業(yè)單位，檔案管理都至關(guān)重要，信息化建設(shè)是信息化技術(shù)與檔案事業(yè)相互融合發(fā)展得到的結(jié)果，以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案資源數(shù)字化管理為方向，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)化管理，促進(jìn)檔案共享，提高檔案管理水平。

一、行政事業(yè)單位檔案管理的意義

在行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，獲取的各項(xiàng)結(jié)果及運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中經(jīng)歷的各種事件都需要記錄在對(duì)應(yīng)的檔案中，行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展需要得到歷史信息的引導(dǎo)和支持。通過(guò)檔案管理可以對(duì)歷史事件發(fā)展情況進(jìn)行匯總和分析，便于行政事業(yè)單位在今后運(yùn)營(yíng)發(fā)展中制定發(fā)展決策。行政事業(yè)單位檔案作為對(duì)自身長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)發(fā)展的匯總，對(duì)行政事業(yè)單位今后運(yùn)營(yíng)發(fā)展起到了關(guān)鍵性的作用。實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)應(yīng)用是檔案管理的主要目標(biāo)，對(duì)檔案應(yīng)用具體展現(xiàn)在行政事業(yè)單位決策及司法調(diào)查等環(huán)節(jié)中，檔案內(nèi)容能夠真實(shí)的展現(xiàn)出行政事業(yè)單位歷史發(fā)展?fàn)顩r，可以給行政事業(yè)單位制定決策提供數(shù)據(jù)支持，也是司法調(diào)查過(guò)程中核心要素，所以加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理是非常必要的。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理理念比較陳舊

事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的檔案信息較多，而這些檔案信息的利用價(jià)值又很高，所以事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中必須要將檔案管理提到比較重要的日程上，對(duì)檔案資源進(jìn)行充分利用。由于事業(yè)單位受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的影響較大，在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中檔案部門(mén)的職能定位不夠明確，尤其是在新時(shí)期背景下，檔案管理的要求越來(lái)越高，必須要積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理理念的創(chuàng)新，但依舊有一部分檔案管理人員的思想觀念陳舊，影響檔案管理水平，在檔案管理過(guò)程中依舊以紙質(zhì)化檔案為主，信息化檔案較少。

（二）從業(yè)人員素質(zhì)水平參差不齊

對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，其主體工作內(nèi)容還需要由人來(lái)進(jìn)行，而且因?yàn)楫?dāng)管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，所以對(duì)于相應(yīng)的從業(yè)人員的技術(shù)水平以及工作素養(yǎng)要求也比較高。但是因?yàn)橄袢缃駲n案管理工作相應(yīng)的制度建設(shè)以及信息化程度還不夠高，所以在具體工作開(kāi)展中有些人身兼數(shù)職，難以在實(shí)際管理工作過(guò)程中發(fā)揮出最大效率。

（三）檔案管理體系不完善

當(dāng)前，我國(guó)大部分行政事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有結(jié)合大數(shù)據(jù)發(fā)展需求，構(gòu)建完善的檔案管理體系，同時(shí)行政事業(yè)單位管理工作人員沒(méi)有意識(shí)到信息化檔案管理在單位發(fā)展中起到的作用，并且對(duì)檔案管理執(zhí)行情況監(jiān)管力度不嚴(yán)。因?yàn)闄n案管理自身存在一定特點(diǎn)，大部分檔案管理工作人員普遍認(rèn)為檔案管理工作比較枯燥、乏味，沒(méi)有給予高度注重，沒(méi)有把大量時(shí)間和精力放置在檔案管理活動(dòng)中。正是因?yàn)槭艿叫姓聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員以及基礎(chǔ)人員這種思想理念的影響，使得行政事業(yè)單位沒(méi)有科學(xué)完善的檔案管理體系，檔案管理工作較為落后，阻礙行政事業(yè)單位檔案管理水平提升，嚴(yán)重影響行政事業(yè)單位檔案管理工作更好開(kāi)展。

（四）檔案管理信息化程度低。目前，我國(guó)檔案安全管理

工作者普遍意識(shí)薄弱，尤其是事業(yè)單位，其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不是事業(yè)單位發(fā)展的核心。因此，在檔案管理工作中投入的資金不足，并且未能創(chuàng)新傳統(tǒng)管理觀念，未能完善檔案管理措施，檔案管理的安全性不足。同時(shí)，現(xiàn)階段社會(huì)信息技術(shù)不斷發(fā)展，相關(guān)事業(yè)單位并未重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，使其仍停留在手工管理階段，影響了事業(yè)單位對(duì)檔案的利用，降低了檔案管理的安全性，限制了事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)發(fā)展對(duì)策與建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

信息化時(shí)代背景下事業(yè)單位的檔案管理也必須要實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，不斷轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變管理模式。首先要在單位內(nèi)部樹(shù)立新的管理意識(shí)和管理理念，提高檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)。首先，在單位內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的宣傳，利用微信、微博、單位網(wǎng)站等媒介平臺(tái)，對(duì)檔案管理的重要性以及檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行宣傳，讓事業(yè)單位檔案管理人員可以逐漸轉(zhuǎn)變思想觀念，努力學(xué)習(xí)更多新技術(shù)、新方法，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。其次，要在單位內(nèi)部形成良好的信息化工作氛圍，比如在日常工作中所使用自動(dòng)化辦公室手段、信息化交流方法，讓檔案管理人員形成信息化意識(shí)。

（二）加強(qiáng)人才培訓(xùn)與引進(jìn)

在行政事業(yè)單位中檔案管理工作擁有極長(zhǎng)的專業(yè)性，尤其是在新時(shí)期背景下，對(duì)于檔案管理工作提出了更高要求，所以從事檔案管理工作人員的專業(yè)水平以及其工作素養(yǎng)要求也更高。針對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部現(xiàn)有的從業(yè)人員，需要組織強(qiáng)化培訓(xùn)工作，對(duì)其專業(yè)素養(yǎng)以及工作水平進(jìn)行提升，并且加強(qiáng)績(jī)效考核。而對(duì)于外部人才引進(jìn)方面，需要尋找專業(yè)對(duì)口的專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)入事業(yè)單位內(nèi)部，參與到檔案管理工作中。對(duì)于一些非常優(yōu)秀的人才，需要出具更好的薪酬以及激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)制度，吸引人才并且留下人才。

（三）科學(xué)構(gòu)建檔案管理體系

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，為了保證行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，需要轉(zhuǎn)變思想理念，給予檔案管理工作高度注重，加大檔案管理執(zhí)行情況監(jiān)管，同時(shí)調(diào)動(dòng)職工工作積極性，讓其明確檔案管理的必要性，各司其職，將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處。并且，行政事業(yè)單位還要結(jié)合檔案信息化管理要求，適當(dāng)?shù)募哟髾n案管理投放力度，檔案管理需要利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備來(lái)滿足單位應(yīng)用要求。因此，行政事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際狀況，通過(guò)科學(xué)構(gòu)建檔案管理體系，規(guī)范和約束檔案管理工作人員工作行為，通過(guò)構(gòu)建完善的檔案管理體系，可以給后續(xù)檔案管理工作有序進(jìn)行提供支持。

（四）注重信息化管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越高效、便捷，檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性、專業(yè)性等不斷增強(qiáng)，并且在一定程度上促使事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理績(jī)效提升，推進(jìn)事業(yè)單位在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中良性發(fā)展。由此可見(jiàn)，現(xiàn)階段事業(yè)單位應(yīng)注重信息化檔案安全管理工作，提升其安全性能與管理成效。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理存在很多問(wèn)題，比如檔案資源丟失、檔案混亂等，不利于單位對(duì)檔案信息資源進(jìn)行利用。對(duì)此，應(yīng)該要不斷創(chuàng)新檔案管理理念，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，同時(shí)要不斷完善事業(yè)單位內(nèi)部的硬件和軟件條件，完善檔案管理制度，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展下去。