事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

鄭媛媛 孫思楊 周璇

(承德市計劃生育藥具管理站，河北 承德 067000)

引言

人事檔案具有重要的社會價值，它反映了個體的家族情 況、生產生活經歷、工作成績、社會身份、行為活動、獎懲、學歷等，人事檔案直接與個人的薪資待遇、社會保障、工作有 著很大的聯系，為用人單位提供了重要的參考依據。通過人事 檔案可以幫助用人單位尋找最優(yōu)秀的人才，更好地幫助單位的 發(fā)展。人事檔案在事業(yè)單位中的作用更加重要，通過它可以證 明體制內人員身份，是事業(yè)單位對體制內人員進行評優(yōu)選先、提干、退休等的重要依據。正因如此，事業(yè)單位人事檔案管理 能力的提高顯得尤為必要。

一、人事檔案的重要性

人事檔案作為信息的一部分，是最具社會屬性的，通過高效的人事檔案運轉能夠實現對人才的科學配置，建立起企業(yè)與個人的聯系，幫助企業(yè)進行人才的培養(yǎng)和人事工作上的管理，促進社會人事管理與社會保障相結合。通過人事檔案可以幫助個人辦理社會保險，獲取更多的社會保障，改善個人的生活狀況；能夠幫助提供婚姻狀況的證明以及資產證明，證明個人的社會身份，保證自身的社會安全；另外人事檔案可以幫助個人進行護照或港澳通行證的辦理，在事業(yè)單位招聘中人事檔案是重要的政審工具。事檔案對企業(yè)單位來說更為重要，他能夠幫助企業(yè)單位選拔最優(yōu)秀、最合適的人才，能夠幫助員工進行職稱的申請，可以根據人事檔案的記載中推 算出員工的退休年齡，為員工代繳養(yǎng)老保險以及其它的社會保 險，還是企事業(yè)單位進行評優(yōu)選先、提干、調動工薪待遇的重 要依據，幫助出具各類證明材料。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案管理制度不夠完善

目前，許多單位沒有意識 到規(guī)范化管理的重要性，導致內部檔案管理制度混亂。從事業(yè)單位檔案管理的總體情況來看，大多數單位建立了檔案管理制 度，但是真正能做到管理規(guī)范化的沒幾個。很多單位管理者認為檔案管理浪費時間，這就反映出了管理者在思想上缺乏管理意識，管理行為也不規(guī)范，進而導致單位自上而下各部門之間溝通不暢，合作不佳，執(zhí)行力也差，即使是后來建立了檔案管理制度，那也無法很好地落實下去。由于檔案管理工作的質量并不會直接影響事業(yè)單位的經濟效益，因此目前一些事業(yè)單位的管理人員和工作人員對檔案工作重視不夠，認為只需要配備一個管理員，保證資料不丟失就好，無需增加投資去提高檔案管理工作效率。

（二）檔案管理方法、手段落后

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理依靠的是最基礎的紙質檔案，時間長了之后紙質陳舊，非常容易破損，一些重要的數據資 料需靠專門的人進行管理才能有效。然而，人為管理和保存除了耗時耗力外，也存在著各種外界不可控制的客觀因素的威脅，因此，想要利用這種原始的檔案管理方法保存最原始 的文件非常困難。然而，很多事業(yè)單位由于領導對檔案管理方面不夠重視，很少有資金投入，即使現在有大量的優(yōu)化 檔案管理的軟件，也沒有投入使用，而由于不及時更新檔案設備，導致了沒有良好的環(huán)境來進行檔案管理工作，降低了 檔案管理的效率。

（三）從業(yè)人員素質水平參差不齊

對于檔案管理工作來講，其主體工作內容還需要由人來進行，而且因為當管理工作的專業(yè)性很強，所以對于相應的從業(yè)人員的技術水平以及工作素養(yǎng)要求也比較高。但是因為像如今檔案管理工作相應的制度建設以及信息化程度還不夠高，所以在具體工作開展中有些人身兼數職，難以在實際管理工作過程中發(fā)揮出最大效率。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）建立或完善檔案管理制度

管理制度是加強檔案管理規(guī)范化、有序化的重要保障。優(yōu)化檔案管理體制，可以提高事業(yè)單位檔案管理的科學性和有序性。各機構應建立完善的檔案管理制度，并認真貫徹執(zhí)行。要根據單位的實際情況明確工作人員的管理職責，使每個人都明白自己的責任。一方面，要制定嚴格的制度，確保檔案管理制度能夠與事業(yè)單位的實際情 況保持必要的聯系。另一方面，要強化管理力度，保證檔案管 理制度的全面性，防止一些別有用心的人利用制度漏洞，破壞事業(yè)單位檔案。事業(yè)單位的管理部門和其他部門還應當對檔案 管理部門的工作進行監(jiān)督，從上到下認真對待檔案管理工作，保證檔案管理人員在制度規(guī)范下開展工作，同時提高檔案管理 工作的質量。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式，推動現代化水平的提升

檔案管理方式的創(chuàng)新是新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的關鍵環(huán)節(jié)，信息化檔案管理師當下檔案管理發(fā)展的主流趨勢，也是實現信息化檔案管理的基礎。隨著電子信息技術的發(fā)展，很多針對檔案管理的軟件不斷出現，網絡技術水平的飛速提高，計算機知識的高度普及，都為實現事業(yè)單位檔案管理數據資源信息化奠定了重要基礎。在這一過程中，事業(yè)單位檔案管理人員首先應該在軟件上建立起符合本單位的系統(tǒng)，分層次、有重點的進行檔案的梳理。對歷史檔案原件進行掃描上傳，對以后的檔案信息分兩種方式進行保存，既要留存紙質檔案，又要利用軟件系統(tǒng)進行電子版存檔，保存到制定的系統(tǒng)中或者上傳到云端。

（三）加強人才培訓與引進

在行政事業(yè)單位中檔案管理工作擁有極長的專業(yè)性，尤其是在新時期背景下，對于檔案管理工作提出了更高要求，所以從事檔案管理工作人員的專業(yè)水平以及其工作素養(yǎng)要求也更高。針對于事業(yè) 單位內部現有的從業(yè)人員，需要組織強化培訓工作，對其專業(yè)素養(yǎng)以及工作水平進行提升，并且加強績效考核。而對于外部人才引進方面，需要尋找專業(yè)對口的專業(yè)技術人才進入事業(yè)單位內部，參與 到檔案管理工作中。對于一些非常優(yōu)秀的人才，需要出具更好的薪 酬以及激勵獎勵制度，吸引人才并且留下人才。

結語

綜上所述，在當今社會中，各行各業(yè)的競爭都十分激烈，為實現事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，為人們提供優(yōu)質的服務，應該 全面落實檔案管理工作，積極引進先進的技術，對檔案信息管理系統(tǒng)進行全面建設，在整體上提升事業(yè)單位的管理水平以及檔案利用率。檔案管理人員應該創(chuàng)新管理方式，與時俱進，為事業(yè)單位提供優(yōu)質服務，進而實現檔案管理工作的健康發(fā)展。