新形勢下做好檔案保密工作的思考

哈力達(dá)木·沙布爾

（新疆維吾爾自治區(qū)有色地質(zhì)勘查局七0六隊(duì)，新疆 阿勒泰 836599）

隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案信息作為涉及到單位和國家利益重要內(nèi)容，做好檔案保密工作重要意義。在檔案管理中，需要對檔案進(jìn)行合理利用，更要做好檔案保密工作，維護(hù)單位和國家的信息安全。

一、當(dāng)前檔案保密工作的認(rèn)識

檔案信息資源的保護(hù)，必然涉及到檔案的保密工作。而在浩瀚如海的檔案信息管理過程中，如果沒有一定的目的指向性和制度保障，那么檔案管理工作進(jìn)程將會被嚴(yán)重拖慢。這就需要檔案管理員的認(rèn)識與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，使檔案的價值最大化發(fā)揮，才能夠保證各項(xiàng)管理措施有條不紊地開展，同時收到相應(yīng)有效的管理成效。

現(xiàn)階段還有一種錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為檔案的保密性和公開性是相互矛盾的。這種認(rèn)識是有誤區(qū)的，我們要知道，檔案的保密針對的是涉密檔案和個人信息，這些信息是完全受到保護(hù)的，而公開的只是能夠在政府間共享的可利用信息。

二、檔案保密工作的重要性

檔案保密工作在現(xiàn)階段的社會中尤為重要，檔案安全涉及國家的方方面面，其中的科學(xué)專利、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、機(jī)密文件等都事關(guān)重大，必須給予高度的重視和保護(hù)。一方面檔案保密工作影響著我國國家信息安全和社會的穩(wěn)定進(jìn)步，另一方面檔案保密工作關(guān)乎著人民的利益和權(quán)利。我國公民在享受應(yīng)有的權(quán)利的同時，也應(yīng)負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任，依法履行法律義務(wù)。我們既享受著檔案信息的保存權(quán)、知情權(quán)，同時，也需要我們積極履行保護(hù)檔案信息安全的義務(wù)。

三、做好檔案保密工作的幾點(diǎn)意見

（一）強(qiáng)化檔案保密意識

檔案管理部門要站在國家安全的高度，切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案保密工作。通過對《檔案法》、《保密法實(shí)施條例》相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識，提高保密工作的自覺性，堅(jiān)決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針，切實(shí)解決好保密工作中存在的問題和隱患。

（二）提高認(rèn)識，明確檔案保管期限與保密期限的不同

檔案管理工作中，明確保密期限是做好檔案保密的重要基礎(chǔ)，明確保密期限才能確保檔案在保密期限內(nèi)得到很好的保管。然而，在檔案工作中，對檔案保管期限與保密期限的區(qū)別認(rèn)識不夠明確，往往導(dǎo)致保密期與保管期限的混同， 以至于保密期限內(nèi)檔案保密的松懈，從而發(fā)生泄密事件。為此，檔案工作中，必須提高認(rèn)識，明確檔案保管期限與保密期限的不同。確定保管期限，就是要根據(jù)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，對檔案進(jìn)行正確的分析和鑒別，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位的實(shí)際情況和對檔案資料的需求，本著為社會、為國家積累歷史文化財(cái)富的思想，對檔案的保存價值進(jìn)行合理分析與科學(xué)評價，從而確定檔案的保管期限，以供所需。

（三）加大投入，提高檔案保密的信息化水平

隨著現(xiàn)代通信技術(shù)及信息化的發(fā)展，檔案無論從形成過程和載體形式都發(fā)生了諸多變化。文件制作者有了更多的制作手段選擇，形成過程趨于多樣化，手工制作、計(jì)算機(jī)及影音設(shè)備生成等技術(shù)層出不窮，檔案的載體已不僅僅只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，還有各種電子表格、電子文檔、視頻文件等新文件類型，檔案材料的修改、定稿、整理、歸檔也不再是以手工抄寫為主，而是注重計(jì)算機(jī)工具的運(yùn)用。電子計(jì)算機(jī)的使用在給檔案管理工作帶來快捷、方便的同時，也帶來了安全的隱患。目前對電子檔案的管理還存在許多不盡如人意的地方，如存儲在磁盤、光盤上的電子檔案沒有做好防磁、防損及備份副本的工作，導(dǎo)致不能正常地使用；存有電子檔案的計(jì)算機(jī)沒有做到內(nèi)外網(wǎng)的分離，沒有對內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻，導(dǎo)致電子檔案信息在網(wǎng)上的泄露；沒有對電子檔案的使用權(quán)限做好控制，導(dǎo)致內(nèi)部人員可以隨意更改、編輯電子檔案等等。因此，要加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)力量投入，提升檔案管理的硬件升級速度，同時加大對檔案工作人員的現(xiàn)代技術(shù)培訓(xùn)力度，使其及時了解和掌握檔案保密工作中的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息傳播技術(shù)等，加強(qiáng)電子檔案的科學(xué)管理，根據(jù)電子檔案的密級進(jìn)行有效管理，明確借閱制度，規(guī)范借閱手續(xù)，只有掌握檔案信息從產(chǎn)生到傳播的全過程，才能夠有效保證檔案管理工作的保密性。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

人的世界觀不是生來就有的，是需要在一定的特定環(huán)境中培養(yǎng)出來的。所以單位一方面要加強(qiáng)人員的職業(yè)道德建設(shè)，一方面要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)工作，同時還要加強(qiáng)對他們的普法教育宣傳工作。三者的有機(jī)結(jié)合才能打造出具有責(zé)任感與使命感的好員工。因此無論是企業(yè)還是事業(yè)單位都要重視員工的職業(yè)教育工作,特別是對檔案管理人員這樣特殊的崗位人員的選拔、培養(yǎng)與利用。首先在選拔與聘用上,一定首先要關(guān)注他們的人品與責(zé)任心,這是上崗的基本前提。其次在使用與選拔過程中,在具有良好的職業(yè)道德前提下,要看他們的理論知識與業(yè)務(wù)能力,以及各個條件下的應(yīng)變能力,要做到遇事不慌,沉著冷靜,守口如瓶。最后要加大一定的人力、物力、財(cái)力的投入,鼓勵他們進(jìn)修學(xué)習(xí),參加各種與業(yè)務(wù)有關(guān)的自學(xué)考試,并在時間上給予支持；在精神上給予鼓勵，將其業(yè)績納人年終考核中來；在物質(zhì)上給予獎勵，將其成績優(yōu)秀的給予嘉獎、加薪。同時面向社會招聘一些專業(yè)的檔案管理人員來擴(kuò)充隊(duì)伍的壯大, 最終整體提升專業(yè)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。