電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險與控制

毛仔怡

（大慶油田第八采油廠信息中心，黑龍江 大慶 163511）

一、電子檔案管理概述

目前，在大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的工作中，基本運用了電子檔案的管理方式，使得自動化辦公有了充分的發(fā)展空間，大大提高了工作人員的工作效率。在電子檔案管理工作中，工作人員只需要將檔案的信息輸入到計算機的系統(tǒng)之中，計算機便會將這些信息進行編排，形成電子文件，然后再通過電子計算機后臺的運作，將這些文件進行統(tǒng)一的處理。這樣不僅僅方便了工作人員的檔案管理工作，同時也為用戶的檔案查詢帶來了一定的便利。這樣有利于事業(yè)單位各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，促進我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

二、電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險

（一）電子信息檔案管理制度存在的風(fēng)險問題

再好的管理者也需要一套完善的管理制度，電子信息檔案管理也不例外，沒有完善的電子信息檔案管理制度作為參考，那么將會給整個電子信息檔案管理工作帶來風(fēng)險，一套嚴(yán)格的制度和軟件系統(tǒng)會輔助電子信息檔案工作者更好的對電子信息檔案進行管理，消除由于管理的缺失而帶來的風(fēng)險，除此之外，電子信息檔案管理制度還會對已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險提前做出預(yù)示，并給予合理的解決方案，而目前很多檔案管理機構(gòu)并沒有出臺一套標(biāo)準(zhǔn)化的電子信息檔案管理制度，因此，這一不完善將會為事業(yè)單位檔案管理帶來很大的風(fēng)險。

（二）互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境存在的風(fēng)險問題

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)方便了人們的生活，沒有互聯(lián)網(wǎng)的存在，電子信息檔案也失去了它的意義，但是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下存在的風(fēng)險問題是不容忽視的，如今病毒、木馬比比皆是，并且很多黑客的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也十分卓越，這些情況都給電子信息檔案的管理安全帶來一定的隱患，例如存在病毒毀壞原始的信息資源，木馬盜取涉密的電子信息檔案等種種問題，因此在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下電子信息檔案的安全存在很多的風(fēng)險。

（三）信息技術(shù)存在風(fēng)險問題

電子信息檔案數(shù)據(jù)數(shù)字信息資源范疇，因此傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)無法滿足電子信息檔案對于信息技術(shù)的需求，而檔案管理機構(gòu)的工作人員大多數(shù)是檔案管理專業(yè)出身，并沒有掌握專業(yè)化的信息技術(shù)，因此在信息技術(shù)方面，電子信息檔案管理也存在很大的風(fēng)險，例如工作人員缺乏一定的安全防范意識，對登錄帳號保護意識淡薄，對于殺毒軟件等使用不熟練等等，有時可能一個工作人員的簡單的操作失誤就會導(dǎo)致整個信息系統(tǒng)的崩潰，從而給不法分子可乘之機。

三、電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險控制措施

（一）積極引進最新技術(shù)

正如上言，計算機發(fā)展的速度早已超越了當(dāng)年的摩爾定律，所以積極引進最新技術(shù)可以使電子檔案的安全性，穩(wěn)定性不斷提高。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。而在諸多新技術(shù)之中，加密工作則是重中之重。良好的密碼機制可以令電子文檔做到密不透風(fēng)的安全與穩(wěn)定。而在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代的今天，對信息的加密也是每一個與互聯(lián)網(wǎng)有關(guān)項目所必需的元素。

（二）制定相應(yīng)的規(guī)章制度

為了確保信息資源的安全性，穩(wěn)定性，那么相應(yīng)的管理制度以及章程是必不可少的，所以事業(yè)單位有關(guān)部門一定要主動制定一些有針對性的制度來防患于未然，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，比如只有相應(yīng)的管理人員才能有權(quán)限進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)限操作系統(tǒng)等。在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進行權(quán)限分配，有效進行逐級調(diào)節(jié)，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層對工作人員進行監(jiān)督，鼓勵以及督促等人員之間的有效交互。

（三）提高存儲安全性

一方面，保證系統(tǒng)安全。計算機系統(tǒng)極易受病毒入侵，因此，檔案管理人員務(wù)必做好病毒查殺工作，以及計算機系統(tǒng)保護工作，以免為病毒侵襲行為提供機會，同時，安裝正版軟件，做好系統(tǒng)升級工作，一旦發(fā)現(xiàn)計算機系統(tǒng)受到威脅，應(yīng)及時止損。另一方面，保證數(shù)據(jù)安全，借助防火墻保證信息傳輸安全性，同時，做好電子信息檔案備份工作，并對備份檔案妥善存儲。

（四）及時填補事業(yè)單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)該隨時注意電子信息檔案管理的漏洞，因為檔案中涉及許多隱私性的個人資料。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風(fēng)險，保證檔案的安全性，一方面應(yīng)該及時的采取有效措施，填補電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數(shù)據(jù)被不法分子利用和盜取，另一方面應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升他們抵御檔案風(fēng)險的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風(fēng)險抵御能力。

（五）提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理工作較為機械，重復(fù)性很強，不需要很高的技術(shù)水平，對檔案管理工作人員的素質(zhì)要求并不高，但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，越來越需要專業(yè)化的檔案管理人才。在現(xiàn)代高等教育體系下，很多學(xué)校都開設(shè)了檔案管理專業(yè)，事業(yè)單位在引進人才的時候，除了需要引進專業(yè)人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業(yè)人才，提升電子信息檔案管理的水平。

結(jié)束語：

總而言之，事業(yè)單位管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。