教育質(zhì)量監(jiān)測下的檔案管理研究

李榮華

（重慶市榮昌區(qū)教育質(zhì)量監(jiān)測評估中心，重慶 402460）

檔案工作是一件工程量巨大的記憶工作，在教育質(zhì)量監(jiān)測下的檔案管理工作中存在一些普遍問題，對于檔案管理工作的要求就是其材料的真實性、完整性，它必須能夠真實的反應(yīng)每個學(xué)校在某一時期全貌，然而對檔案信息的搜集、保存過程以及確保檔案的真實性、完整性是檔案工作中的主要問題。

一、各檔案管理工作中的問題

（一）檔案管理工作監(jiān)管體制不完善，影響檔案管理工作的推進

檔案管理工作的體制不健全主要體現(xiàn)在：檔案管理人員頻繁更換，由于經(jīng)常性無規(guī)律的人員流動，并且人員更換時沒有及時做好交接工作，造成檔案信息損失。除此之外，部門對檔案信息申報材料的格式要求沒有進行統(tǒng)一培訓(xùn)，檔案材料內(nèi)容格式不規(guī)范的現(xiàn)象十分常見，有些文件信息內(nèi)容前后不一致，會對數(shù)據(jù)的結(jié)果造成直接的影響，進而影響教育質(zhì)量監(jiān)測評估結(jié)果失真。

（二）材料不齊全，檔案信息不好收集

由于不注重對檔案材料的保管，長期不整理檔案材料，導(dǎo)致一些重要材料消失或者不齊全，無法還原當(dāng)時教學(xué)質(zhì)量真實情況，除此之外，還缺乏完整歸檔意識，即缺乏“建檔——存檔——用檔——歸檔”意識，檔案流失是常有的現(xiàn)象，造成檔案質(zhì)量較低的情況。

收集檔案材料是檔案管理工作本身帶有的工作難點，收集數(shù)據(jù)是一個龐大的工程，收集數(shù)據(jù)沒有一個上限，收集的信息越多越好，材料的收集、保存工作是重點，完善檔案管理體制是解決和規(guī)范管理檔案信息的問題的關(guān)鍵。

二、通過建立數(shù)據(jù)庫保存和收集信息

21世紀(jì)是信息科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的時代，在教育質(zhì)量監(jiān)測評估結(jié)果下的檔案管理工作可以結(jié)合科學(xué)信息技術(shù)來完成，比如，可以引入大數(shù)據(jù)進行檔案管理工作。

監(jiān)測其實就是系統(tǒng)的收集數(shù)據(jù)信息并進行分析，以提高工作效率和有效性為目的，加強分析結(jié)果的可靠性和真實性，收集的有效信息越多，得出的教育質(zhì)量監(jiān)測評估結(jié)果就更加具有現(xiàn)實意義和真實性。21世紀(jì)電子信息技術(shù)高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息應(yīng)用在我們生活的方方面面，因此，為了使監(jiān)測結(jié)果更加真實準(zhǔn)確，可以建立一個教育質(zhì)量監(jiān)測下的檔案管理模型，通過建立大數(shù)據(jù)庫的方法保存、儲存檔案信息，同時，要把檔案信息和監(jiān)測結(jié)果公開透明化，保證評選的公平合理性。通過建立數(shù)據(jù)庫不僅大大節(jié)省了對檔案信息整理的時間成本，還能長期有效的保存檔案信息，管理人員只需要在固定的時間收集信息并把信息輸入到系統(tǒng)中去，就能及時得到反饋信息，及時發(fā)現(xiàn)觀察對象的異常情況，并對其進行督促改進。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)方法對數(shù)據(jù)庫信息進行實時更新、監(jiān)測，把教育質(zhì)量監(jiān)測常態(tài)化，使檢測結(jié)果更具有科學(xué)性和真實性。

如今，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)降臨，我們的生活中無處不滲透著大數(shù)據(jù)，在教育質(zhì)量監(jiān)測評估下的檔案管理工作中運用大數(shù)據(jù)，將極有利于重慶市榮昌區(qū)各檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，簡潔高效的完成檔案管理工作。

三、加強管理體制，完善檔案管理工作制度

加強管理體制是解決檔案管理體制的本質(zhì)問題，為了提高檔案信息的質(zhì)量，首先要加強對這檔案管理工作的監(jiān)督管理和制度完善，只有加強管理體制，才能更好更快的落實工作。

針對檔案工作管理的主要問題，我們應(yīng)該加強檔案管理工作的隊伍建設(shè)，可以建立起一支檔案管理的工作小組，專門負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理、核實檔案信息的真實性的工作，可以通過多種培訓(xùn)方式加強管理人員的業(yè)務(wù)能力，把“建檔——存檔——借檔”工作流程化、系統(tǒng)化，完善檔案工作交接體系，使管理人員變更時保證檔案信息的完整性，使檔案管理工作更高效、有序的進行。其次，加強對檔案信息真實性的監(jiān)督和管理工作，在以往的檔案管理工作中，常常由于監(jiān)管不嚴(yán)導(dǎo)致教師對部分教學(xué)信息進行虛假申報的現(xiàn)象，比如，在兩個完全相同的檔案信息申報表中信息數(shù)據(jù)有差異，或是數(shù)據(jù)信息前后不同，導(dǎo)致檢測結(jié)果不準(zhǔn)確甚至有較大差異，使檢測結(jié)果失去公平性，究其原因是老師對檔案工作重要性的認(rèn)識不足，因此，可以定期組織老師進行相關(guān)檔案申報格式的培訓(xùn)工作和歸檔意識的思想教育講座等活動，不斷加強老師的歸檔意識理念。

任何一項工作的有效落實都離不開有效的監(jiān)管體制，建立和完善檔案管理工作體制，加緊投入檔案工作，能夠有效地推進檔案管理工作的順利進行，使教育質(zhì)量監(jiān)測評估結(jié)果更具有真實效力。

四、結(jié)語

總之，從目前來看檔案管理工作還有許多問題需要解決，加強管理工作制度是解決問題的根本；同時，在此基礎(chǔ)上要結(jié)合時代新科技、新技術(shù)、新理念創(chuàng)新的提出解決檔案管理工作問題的辦法；通過宣傳、培訓(xùn)的方式加強教師的歸檔理念，推進重慶市榮昌區(qū)各檔案管理工作的進行。