加強企業(yè)文書檔案信息化建設的若干思考及建議

王雪

（吉林市城市建設控股集團有限公司，吉林 吉林市 132000）

一、企業(yè)文書檔案信息化建設現(xiàn)狀和存在的問題

（一）基礎薄弱，亟待加強

許多企業(yè)文書檔案信息化建設工作起步較晚，各類文書檔案信息收集與處理缺乏統(tǒng)一標準，比如紙質(zhì)文書檔案還可統(tǒng)一整理、編排目錄以及立卷裝訂歸檔，而其他比如聲像檔案則無法與之一致，而進行信息化建設首先需要解決所有文書檔案的一體化處理問題，工作量大，時間緊迫，需要花費時間和精力購置電子計算機、掃描儀、掃描儀等相應的數(shù)字化處理設備，開發(fā)相應的數(shù)據(jù)庫管理軟件，聘請軟件開發(fā)人員進行企業(yè)檔案信息化規(guī)劃與設計，同時需要文書檔案人員將既往文書檔案統(tǒng)一進行數(shù)字化處理，要確保加工處理所形成的電子文檔真實準確、完整規(guī)范，工作量較大。

（二）缺乏頂層設計和統(tǒng)一規(guī)劃

有的企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)庫不能與辦公自動化系統(tǒng)互通，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的網(wǎng)絡拓展；有的企業(yè)沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡數(shù)據(jù)資源的流通流轉(zhuǎn)；有的企業(yè)雖然建立文書檔案數(shù)據(jù)資源，但缺乏安全保密意識和行之有效的維護手段，這些都會造成資源的浪費損耗和安全隱患。企業(yè)之間，由于各自開發(fā)軟件，各成一體，形成的數(shù)據(jù)難以對接，限制了檔案信息資源的合理流動和共享開發(fā)，背離了信息化建設的初衷。

（三）信息化建設人才匱乏

目前各企業(yè)進行文書檔案信息化建設，多是通過臨時委托軟件工程開發(fā)人員進行設計編程。由于缺乏規(guī)劃要領，加之企業(yè)自身沒有這方面的人員儲備，軟件的設計開發(fā)難以貼近需求，重復設計，雜亂無章，很難保持信息化建設的系統(tǒng)性和一致性，也難以保證管理信息系統(tǒng)維護的長期性和有效性。由于企業(yè)自身的文書檔案工作人員專業(yè)背景的限制，以及過去遺留下來的文書檔案人員“干與不干一個樣，干得好壞無差別”的落后意識，使部分文書檔案工作人員滿足于工作現(xiàn)狀。

二、加強文書檔案信息化建設的建議和措施

（一）建立制度，規(guī)范開展

首先要明確管理規(guī)范，包括數(shù)字檔案相關要領定義、收錄、移交、整理、價值鑒定、存儲、歸類、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等方面的規(guī)范標準；還要注重業(yè)務規(guī)范的實施，包括數(shù)字檔案的術語標準、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、原數(shù)據(jù)標準、對象數(shù)據(jù)格式標準等的運用；要加強技術規(guī)范的落實，包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術標準、存儲壓縮格式標準、數(shù)字水印標準、電子簽章標準、加密算法標準等的制定完善。

（二）打好文書檔案信息化建設的基礎

將不同介質(zhì)來源、不同類型的原始文書檔案，經(jīng)過數(shù)字化處理，使之成為一體化電子文檔，從而形成有序結(jié)構(gòu)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，這是文書檔案信息化建設的重要前提和基礎。因此原始文書檔案的數(shù)字加工處理和電子文檔的及時準確傳輸及保存至關重要，這是確保企業(yè)文書檔案信息化建設質(zhì)量水平的重要基礎，從事數(shù)字化工作的文書檔案人員的工作水平和責任心直接影響到信息化工作的根基，在對企業(yè)過去留存的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理時，要對其進行適當整理，梳理規(guī)范目錄內(nèi)容；對由于年代久遠及保存不當造成破損嚴重的文書檔案材料，要抓緊進行修復，修復完成后再進行掃描處理。紙質(zhì)檔案掃描完成后要進行編號立卷，與原版紙質(zhì)檔案要同步對應，經(jīng)核對無誤后需企業(yè)主管領導簽批通過，因此需要企業(yè)本身對此項工作給以足夠的重視，夯實文書檔案信息化建設的基礎。

（三）不斷加強文書檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)

要嚴格對現(xiàn)有從業(yè)人員的管理和考核，對其進行辦公自動化、網(wǎng)絡操作等計算機技術的講授，經(jīng)常組織文書檔案工作人員參加各類學習培訓和重要的檔案會議，積極組織文書檔案工作人員參加檔案信息數(shù)字化建設分析研究、服務咨詢等方面技術交流，使其不斷提高業(yè)務技術水平和工作本領，還要加強從業(yè)人員的經(jīng)驗溝通交流，提高其對于信息化建設工作重要性和必要性的認識，及時轉(zhuǎn)變過時的檔案管理觀念，不斷加強其工作責任心和業(yè)務能力，同時根據(jù)員工的責任心、進取心、工作時效和實績來真實、客觀地評定員工的業(yè)績，激發(fā)員工的工作積極性。

三、結(jié)束語

隨著數(shù)據(jù)處理效率和利用程度不斷提升，利用網(wǎng)絡技術，對于企業(yè)文書檔案進行計算機聯(lián)網(wǎng)處理，實現(xiàn)文書檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，快速便捷，準確全面，大大提高了文書檔案管理工作的便利和效率。同時，因企業(yè)發(fā)展需要，對于文書檔案資源開發(fā)與利用的需求日益迫切，進一步提高企業(yè)文書檔的利用價值，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理和科研服務，不斷加強文書檔案的信息化建設已成為企業(yè)信息化建設的重要任務和發(fā)展必然。