檔案管理的完善與對策

曾慶宇

（黑龍江省巴彥縣勞動保障工作站，黑龍江 哈爾濱 151800）

一、檔案管理工作的重要性

檔案是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個體意識和群體意識的功能。檔案作為對歷史的真實記錄，具有一定的法律效用，是自然形成的，與其他資料存在較大的不同之處，所以檔案的記錄具有客觀性。作為檔案管理人員，需要對檔案的重要性有一個深刻的認(rèn)識和重視，這樣才能在具體的檔案管理工作中及時對存在的問題進(jìn)行解決，確保檔案管理水平的提升。同時檔案的記錄方式不僅包括當(dāng)事人的親筆手稿，而且還包括當(dāng)事人的聲音和形象文件，所以檔案具有較強(qiáng)的真實性。作為工作人員必須提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和借鑒的信息。做好檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與統(tǒng)計和利用工作。檔案的管理工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性非常強(qiáng)的工作，檔案管理人員要深刻認(rèn)識到其重要性，特別是在今天市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景之下，檔案工作能夠順利進(jìn)行直接關(guān)系到單位各項事業(yè)是否能夠長足發(fā)展，而且還可以對各項工作起到較好的指導(dǎo)性作用。所以需要利用現(xiàn)代化的管理手段和方法，加強(qiáng)對檔案的管理，努力提高文書人員自身的素質(zhì)，確保檔案管理效率的提升，具有一定的重要意義。

二、搞好檔案宣傳與管理方法創(chuàng)新

加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化管理，努力實現(xiàn)升級達(dá)標(biāo)工作。在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。任何單位都是由不同的基層部門所構(gòu)成的，檔案管理工作者應(yīng)該要準(zhǔn)確的把握部門之間的聯(lián)系，充當(dāng)部門之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，這樣才有助于文件資料的收集。在實際管理過程中，檔案管理工作者主動去了解各個部門的實際情況，同時要積極的去研究如何更有效的做好文件檔案的采集工作，收集歸檔，讓檔案管理部門的功能發(fā)揮得更有效。運用高新科技對檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是基層要順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新：積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動，在本單位的半年、年終工作會議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講。檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項工作，使檔案系統(tǒng)化再上新臺階。

三、檔案信息管理的有效途徑

檔案管理的資料信息化就是按照現(xiàn)代信息管理的具體要求，運用電腦、網(wǎng)絡(luò)等載體和手段，把多年匯集起來的資料激活，把沉淀的、片斷的、零碎的資料信息變成活躍的、有條理的、系統(tǒng)的現(xiàn)代信息。增大信息化程度，編程電腦程序，并將檔案資料編目與檢索等內(nèi)容錄入，使其構(gòu)成一項自動化的管理操作體系；更進(jìn)一步，可以依托的自動化平臺，構(gòu)建一個資料室子系統(tǒng)，能夠達(dá)到在線查詢信息，通過電腦網(wǎng)絡(luò)建立發(fā)散型的信息傳輸通道，可以把這些經(jīng)過整理的資料信息非常流暢地輸送給相關(guān)部門，只要他們一打開電腦，這些信息就能快速、全面、具體地呈現(xiàn)在他們的眼前。這種“創(chuàng)造”系統(tǒng)地將資料信息記錄于一定形態(tài)的材料之上，并將其知識內(nèi)容轉(zhuǎn)化為一定的形式和符號電子文件等。這種“轉(zhuǎn)化”隨著科技的進(jìn)步而一步一步走向簡潔化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。特別是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案信息資料發(fā)生了質(zhì)的飛躍，使大量產(chǎn)生并變?yōu)樾畔①Y源的理想成為現(xiàn)實。檔案資料室通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立網(wǎng)絡(luò)中心數(shù)據(jù)庫，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時為各個部門提供所需的信息，并使這一系統(tǒng)逐步發(fā)展成為一個縱橫交錯、相互貫通、有相當(dāng)規(guī)模的信息聯(lián)合體，組成既有各專業(yè)資料的分目錄數(shù)據(jù)庫，又與各專業(yè)資料室的聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫，把資料便變成了“資源共享”中閃耀個性光輝的、須臾不可或缺的重要檔案管理資料，從而可以使整體資源充分發(fā)揮作用，實現(xiàn)其最大的社會價值。

四、提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)建立文檔一體化

檔案管理是一門專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，在開展工作的過程中，要求檔案管理人員必須具備工作的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德，同時還必須要具備扎實的檔案管理知識和科技知識。有愛崗敬業(yè)的內(nèi)涵，積極應(yīng)對新形勢，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)知識，包括信息存貯技術(shù)，信息探索技術(shù)，信息處理與分析技術(shù)知識。擴(kuò)大自己知識面，在以掌握資料為主要專業(yè)的基礎(chǔ)上，兼容與信息化相關(guān)的其它知識，或兼容系統(tǒng)方法、控制方法、各類現(xiàn)代管理方法等，從而使自己成為檔案資料信息管理專長且博學(xué)多才、一專多能的特色人才，使自己成為具備技術(shù)很強(qiáng)的綜合性專業(yè)人才。做好文件的整理和儲存工作，提升工作的效率，同時也能夠擴(kuò)大檔案文件的傳播范圍。檔案的作用是在利用工作中得以實現(xiàn)的，為了滿足社會實際利用檔案的需要，需要通過各種方式和方法，向用戶提供檔案材料，這就形成了檔案的提供利用和服務(wù)工作。檔案界提出的“文檔一體化”管理模式，在歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機(jī)管理系統(tǒng)化。使文檔實體形成管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，實現(xiàn)檔案工作的信息共享，規(guī)范銜接。強(qiáng)化“全過程管理”工作，樹立質(zhì)量管理意識，明確認(rèn)識崗位責(zé)任，制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

作為新時期的檔案工作者，要不斷的增強(qiáng)自身的專業(yè)技能，檔案管理為單位各項社會活動的更好實施提供了更多的參考，不斷提升檔案管理工作效率，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這樣才能不斷推進(jìn)單位各項事業(yè)的發(fā)展。