淺析如何提高工程檔案質(zhì)量及管理水平

文｜濟(jì)南水務(wù)集團(tuán) 高莉莉 孫偉，山東建筑大學(xué)管理工程學(xué)院 王科倫

工程檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分，集中了工程實(shí)施前、進(jìn)行中及竣工后的全部資料，涵蓋工程的規(guī)劃、立項(xiàng)、環(huán)評、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，是工程項(xiàng)目建設(shè)與管理的有機(jī)組成，這些資料對促進(jìn)工程建設(shè)、生產(chǎn)管理以及設(shè)施維護(hù)等方面,都起著舉足輕重的作用。

筆者所在的單位是一家省會(huì)城市的供水企業(yè)，作為一家有著80余年歷史的供水企業(yè)，檔案資料記錄了企業(yè)從無到有、從小到大、從經(jīng)濟(jì)管理體制走向現(xiàn)代國有企業(yè)的發(fā)展歷史。隨著城市進(jìn)程化不斷推進(jìn)，城市建設(shè)日新月異，企業(yè)供水設(shè)施建設(shè)全面發(fā)力，加快了水廠、加壓站、供水管道等各項(xiàng)供水設(shè)施建設(shè)的節(jié)奏，與此同時(shí)，檔案工作也不斷加大對工程檔案的管理力度，要求從工程調(diào)研、論證、立項(xiàng)開始，在做好工程建設(shè)各項(xiàng)工作的同時(shí)做好資料的收集、整理等積累工作，以此保證工程資料的完整、準(zhǔn)確和轉(zhuǎn)資工作的順利實(shí)施。在此，筆者就以所在單位的工程檔案工作為例，根據(jù)自己在檔案工作中積累的經(jīng)驗(yàn)以及遇到的一些實(shí)際問題，針對如何提高工程檔案質(zhì)量和管理水平進(jìn)行初步探析。

一、工程檔案內(nèi)容概述

2006年8月29日發(fā)布《山東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中對工程檔案的定義是：“從工程的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等各種形式的歷史記錄”。

工程前期資料即工程準(zhǔn)備過程中形成的各類資料，如規(guī)劃、立項(xiàng)、審批、可研、征地、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、開工審批、工程概算、預(yù)算等方面的資料。

工程監(jiān)理資料即監(jiān)理單位在工程監(jiān)理過程中所形成的項(xiàng)目工程質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等方面的記錄，如監(jiān)理單位制定的規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄（紀(jì)要）、工程質(zhì)量評估意見報(bào)告及評估報(bào)告，工程材料取樣和送檢報(bào)告等方面的資料。

工程施工資料即是整個(gè)工程建設(shè)能否順利完成的關(guān)鍵過程的記錄資料，主要包括工程交底，設(shè)計(jì)會(huì)審、變更，過程控制，施工材料，施工記錄、設(shè)備資料等方面的資料。

工程竣工資料即工程竣工時(shí)由建設(shè)單位組織實(shí)施的驗(yàn)收過程中形成的資料，主要由項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖和監(jiān)理文件組成?？⒐D紙指項(xiàng)目竣工后按照工程實(shí)際情況所繪的圖紙。

其他工程資料：工程建設(shè)過程除整個(gè)施工過程外，還應(yīng)包括工程進(jìn)行中的電氣線路、供水設(shè)施設(shè)備布局及技術(shù)參數(shù)，質(zhì)量檢測報(bào)告等資料，這些資料也是工程資料的重要組成部分。

二、工程檔案管理現(xiàn)狀

公司向來注重工程檔案質(zhì)量，規(guī)范工程檔案管理，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是制度規(guī)范化建設(shè)。在保證工程檔案管理的制度化、規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化方面，像筆者所在濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)，先后頒發(fā)了《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)基建工程管理辦法》《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)集團(tuán)公司建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限》《濟(jì)南水務(wù)集團(tuán)二次供水設(shè)備安裝項(xiàng)目檔案歸檔范圍及整理規(guī)范》等涉及工程檔案的管理性文件，明確了工程建設(shè)部門、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位以及檔案室的工作要求及職責(zé)，要求集團(tuán)公司檔案室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一管理工作，對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和考核，工程建設(shè)項(xiàng)目主管部門應(yīng)確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，并對工程文件的完整性與準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，以有效的控制手段，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確，提高檔案部門執(zhí)法效能，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

二是樹立“前端控制”理念，提高檔案管理參與能力。將“前端控制”理念貫徹于工程檔案管理工作中，要求檔案部門參加產(chǎn)品鑒定、科研課題審定、基建項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收，建成項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步。要求工程項(xiàng)目部于項(xiàng)目開工后一個(gè)月內(nèi)向集團(tuán)公司檔案室填報(bào)《建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理情況登記表》，并對建設(shè)項(xiàng)目的基本情況、工程進(jìn)度及項(xiàng)目檔案和資料情況每季度進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)，及時(shí)上報(bào)集團(tuán)公司檔案室。同時(shí)，檔案室經(jīng)常參與集團(tuán)公司工程竣工驗(yàn)收工作，對不合格的工程資料提出整改意見。

三是強(qiáng)化跟蹤，加大檔案管理考核力度。充分發(fā)揮檔案室監(jiān)督檢查職能，加大檔案管理考核力度，對相關(guān)單位特別是工程建設(shè)、實(shí)施部門實(shí)行工程檔案季度考核和年度考核，使集團(tuán)公司各個(gè)部門、各個(gè)單位都對檔案工作重視起來，最大程度地保證工程材料完整、原始、安全，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

四是不定期舉辦由工程建設(shè)部門、各工程建設(shè)項(xiàng)目部、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位的負(fù)責(zé)人、資料員等參加的工程檔案專題培訓(xùn)，講授工程檔案的積累、工程文件的收集積累與歸檔、工程文件的鑒定、竣工文件的編制等方面的知識，提高他們收集、整理工程資料的能力，培養(yǎng)他們的檔案責(zé)任感。

三、在工程檔案管理中存在的主要問題

建設(shè)工程資料管理工作涉及項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)專業(yè)、各個(gè)部門，是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)合型的工作，制度再完善，措施再合理，考核再嚴(yán)格，但在實(shí)際操作中，依然會(huì)存在不少的問題。

1.重視程度不夠，工程資料質(zhì)量不高。工程建設(shè)資料的收集是一項(xiàng)長期的、瑣碎的、細(xì)致的積累，需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的大力支持，相關(guān)部室的合作協(xié)同，以及資料員默默無聞地付出，但在實(shí)際工作中，從工程負(fù)責(zé)人到一般工作人員，普遍都存在著重建設(shè)輕管理、重行動(dòng)輕資料等現(xiàn)象，在檔案工作中我常常聽到的一句話是：整理資料太麻煩了，還不如去工地挖溝出身汗呢。工程負(fù)責(zé)人缺少對檔案工作的了解和支持，從思想上沒有重視檔案工作，簡單地認(rèn)為檔案工作就是收集一下資料，資料的齊全與否、準(zhǔn)確與否與單位關(guān)系不大。由于對資料員的配置隨機(jī)隨意，而資料員一般都是兼職，身兼數(shù)職，檔案業(yè)務(wù)生疏；不僅如此，還要面臨常常調(diào)崗、輪崗，使得一些資料管理人員往往剛熟悉檔案工作就被轉(zhuǎn)到其他崗位，新接手的檔案員一時(shí)也無法完成資料的收集整理工作，導(dǎo)致工程檔案缺口較大。

2.信息化建設(shè)滯后，跟不上網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展需求。創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然，創(chuàng)新是檔案部門發(fā)展的原動(dòng)力。近年來,筆者所在單位檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，但依然沒有建立現(xiàn)代化檔案管理意識,在實(shí)際工作中一直“重藏輕用”，而在建設(shè)工程中目前更是完全采用傳統(tǒng)的方法管理工程檔案，即在資料的收集、整理等日常工作完全由人工操作和管理，一套工程檔案數(shù)量幾十卷甚至上百卷，需要很多的紙張，占用許多資源，造成了工作人員工作量大，效率低下等現(xiàn)象。工程檔案雖然也開始使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具，但其管理模式依然采用的是傳統(tǒng)檔案模式，管理的核心依舊是紙質(zhì)檔案，并沒有從根本上達(dá)到工程檔案的信息化的要求。

四、提高工程檔案資料質(zhì)量管理的措施與對策

工程檔案工作日常管理根在源頭，重在平時(shí)，“嚴(yán)”“緊”“全”“真”是提高工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的重要保障之一。

1、 加大宣傳，提高意識。檔案管理工作歸根到底要依靠“人”來推動(dòng)，只有形成“人人都是檔案的形成者、收集者、管理者”的工作氛圍才能推動(dòng)企業(yè)檔案的可持續(xù)發(fā)展。在工程建設(shè)初期，就應(yīng)該明確制定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案管理職責(zé)和權(quán)限，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入工程建設(shè)程序列入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，力求做到建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，把檔案工作貫穿到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)時(shí)期，以實(shí)現(xiàn)“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”的全過程管理。同時(shí)要高度重視工程管理、監(jiān)理、施工部門人員檔案的宣傳教育，不僅要學(xué)習(xí)檔案資料的收集、整理等日常檔案知識，更要學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)等知識，避免由于各種原因造成工程已經(jīng)運(yùn)行但未竣工驗(yàn)收，或竣工驗(yàn)收后工程資料不完整、不準(zhǔn)確現(xiàn)象的發(fā)生，而影響各項(xiàng)工作的開展。

2.健全制度，落實(shí)責(zé)任。在項(xiàng)目伊始就要按照檔案法律法規(guī)建立健全項(xiàng)目前、中、后期資料管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各參加單位在工程檔案形成過程中的責(zé)任，統(tǒng)一資料編制要求、程序及細(xì)則，嚴(yán)格控制備案和報(bào)送過程，保證工程檔案的內(nèi)在和外在質(zhì)量，同時(shí)在項(xiàng)目實(shí)施過程中檔案主管部門要進(jìn)行必要的監(jiān)督。像筆者所在單位就頒布實(shí)施了《建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，為建設(shè)項(xiàng)目檔案建立了有效的監(jiān)督機(jī)制，有效地保證了工程項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確，對移交的工程檔案進(jìn)行審查，對存在的問題及時(shí)提出整改意見。

3.過程參與，同步管理。工程建設(shè)單位的檔案管理員要從工程建設(shè)籌劃開始就需參與其中，加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化過程控制，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)及知識，要按工程檔案管理要求進(jìn)行資料的收集、整理并進(jìn)行嚴(yán)格的審核和檢查，要及時(shí)解決“資料原件不完整、不規(guī)范、不統(tǒng)一”等問題，最大程度地保證工程資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收過程中，建設(shè)單位和檔案管理人員要同步做好項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作和檔案資料驗(yàn)收工作，要認(rèn)真格落實(shí)項(xiàng)目竣工編制工作中的“工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步、工程施工過程與竣工資料形成同步、工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步”制度，從源頭上確保資料質(zhì)量。

4.借助新技術(shù)，創(chuàng)新管理。借助電腦、信息技術(shù)等現(xiàn)代化手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化是檔案從傳統(tǒng)管理模式走向現(xiàn)代管理模式的歷史必然。上層管理者應(yīng)從意識上深刻理解現(xiàn)代化信息技術(shù)在施工技術(shù)資料管理中的重要作用，通過信息化管理將管理思想、方法以及模式引入到現(xiàn)代的工程施工過程中，大力建立電子文件類的資料，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。工程檔案是從立項(xiàng)到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位來實(shí)施，有目的、有規(guī)劃地建設(shè)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享是提高管理效率、解放勞動(dòng)成本的一個(gè)有效手段。在平臺(tái)信息化建設(shè)的過程中，依托綜合化的檔案管理信息系統(tǒng)，建立完善的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，可以更好地進(jìn)行收集、歸檔、整理，同時(shí)建立檔案信息查詢的相關(guān)鏈接，能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高快捷高效地檔案信息服務(wù)。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高能力。檔案人員的綜合素質(zhì)是對檔案管理工作質(zhì)量的保證。近年來，隨著城市建設(shè)步伐的加快，城市供水工程建設(shè)也同步發(fā)展，對工程資料管理規(guī)范提出了更高的要求，給資料員、檔案員等也提出了更高的挑戰(zhàn)。因此這就要求企業(yè)在項(xiàng)目管理中，既要重視對工程技術(shù)和行政管理人員的檔案知識培訓(xùn)，使他們有良好的檔案知識素養(yǎng)；也要對專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行工程專業(yè)知識培訓(xùn)，使他們成為既懂檔案業(yè)務(wù)又明白工程技術(shù)的檔案管理骨干。還應(yīng)全面提高工程檔案人員計(jì)算機(jī)信息管理知識的能力，使他們改變原有的管理理念，積極掌握新型的管理技術(shù)，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求，保證檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

工程檔案應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展與要求，牢固樹立檔案建設(shè)與管理、服務(wù)與利用的重要性，適時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識工程檔案工作在整個(gè)企業(yè)工作中的地位，將“人人都是檔案的形成者、利用者”作為開展檔案工作的中心，克服因循守舊的思想和自我封閉的意識，以“全程管理”理念指導(dǎo)工程檔案工作，既關(guān)注企業(yè)檔案的收集、整理與保存，也將管理的視角延伸拓展至對檔案工作的檢查與評價(jià)，將“互相結(jié)合、優(yōu)勢互補(bǔ)”作為企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。