促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

王玲玲

（國家廣播電視總局二0二四臺，黑龍江 佳木斯 154025）

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給檔案管理數(shù)字化工作系統(tǒng)性全面性的推進(jìn)帶來實現(xiàn)的工具與技術(shù)。在當(dāng)下，很多事業(yè)單位雖然已經(jīng)開展了針對檔案管理工作的信息化，但是還是欠缺一定的系統(tǒng)性與全面性，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)也需要從這兩個方面進(jìn)行提升。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化設(shè)備的升級與整合

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了越來越多的信息化設(shè)備，利用在檔案管理工作中可以有效的提升檔案管理工作的效率。但是在事業(yè)單位引進(jìn)這些信息化設(shè)備時，還存在著良莠不齊，欠缺整合的狀況。在形式上，各個單位引進(jìn)的設(shè)備與軟件各不相同。從檔案管理的長遠(yuǎn)的角度來看，多樣的設(shè)備會造成未來檔案平臺整合的問題并影響檔案資源的有效利用與共享。從高度上，有部分事業(yè)單位在引進(jìn)技術(shù)與設(shè)備時眼光不夠長遠(yuǎn)，部分的設(shè)備與技術(shù)還是較為老舊，未能著眼于檔案管理水平的長遠(yuǎn)發(fā)展，在人力上和資金上造成浪費(fèi)。

（二）事業(yè)單位檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)落后

在長期的檔案管理工作中，大部分的工作人員已經(jīng)習(xí)慣于過去的工作方式，針對當(dāng)下出現(xiàn)的新的工作形式與設(shè)備，尚未能完全掌握，導(dǎo)致在使用新的設(shè)備與技術(shù)時反而效率降低，甚至針對這些新的設(shè)備與基礎(chǔ)具有一定的抵觸心理。另一方面，檔案管理工作的數(shù)字化改變了過去的工作方式，對檔案管理工作人員的技術(shù)要求與素質(zhì)要求與以往完全不同，因此也要求在過程中引進(jìn)一批新型的專業(yè)人才，精通數(shù)字化工作的思維與方式。在對檔案管理人才素質(zhì)不斷提升的條件下，現(xiàn)有的檔案管理專業(yè)人才也顯得專業(yè)素養(yǎng)不足，綜合素質(zhì)有待提升。最為重要的是，檔案管理工作的數(shù)字化是一項全新的改革，面對類似的改革，從業(yè)人員從心態(tài)上與思維上需要花費(fèi)一定的時間進(jìn)行接受，各個事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)也需要針對這項工作進(jìn)行變革管理，從源頭抓起，從從業(yè)人員的思想與態(tài)度進(jìn)行改造，讓改革中波及的人員端正態(tài)度，主動的擁抱新的變化，推動檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

二、促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的建議與方向

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化是當(dāng)前社會背景下的必然趨勢，當(dāng)下落后的現(xiàn)狀也急需得到改善。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對所在單位的檔案管理工作進(jìn)行充分的了解，進(jìn)行有針對性的改善。一般來說，從目前檔案管理工作的現(xiàn)狀來說，主要需要從以下幾個方面進(jìn)行改善。

（一）加大投入更新當(dāng)前檔案管理數(shù)字化的設(shè)備

所謂“工欲善其事，必先利其器”。檔案管理工作數(shù)字化的第一步是針對落后的設(shè)備工具和技術(shù)手段進(jìn)行更新。傳統(tǒng)檔案管理工作的技術(shù)方法與設(shè)備已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時代的發(fā)展。所以，各個事業(yè)單位首先應(yīng)當(dāng)了解到檔案管理工作的重要性，在此基礎(chǔ)上，增加對檔案管理工作的投入，進(jìn)行設(shè)備與技術(shù)的更新。只有設(shè)備與技術(shù)手段跟上了，才能使檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程真正開展起來。

（二）提升檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)

在進(jìn)行檔案管理工作數(shù)字化設(shè)備與技術(shù)引進(jìn)的同時，也需要培養(yǎng)相應(yīng)的具備數(shù)字化技術(shù)的專業(yè)人才。檔案管理工作的數(shù)字化對傳統(tǒng)的檔案管理工作改變很大，部分從業(yè)人員進(jìn)行了多年的檔案管理工作，有可能一時很難接受數(shù)字化進(jìn)程帶來的巨大變化。在此之前，事業(yè)單位的管理層首先應(yīng)當(dāng)針對檔案管理數(shù)字化的工作進(jìn)行變革管理，了解從業(yè)人員面對變革的心態(tài)，進(jìn)行調(diào)節(jié)與疏導(dǎo)，以便順利推動工作變革。其次，有必要引進(jìn)一部分的專業(yè)人才，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的數(shù)字化人才，當(dāng)然，在過程中還是優(yōu)先選用本單位的合格人才，更加有利于數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。

（三）建立事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化平臺

檔案管理工作本身是一個系統(tǒng)化的工作。在檔案管理工作中，實現(xiàn)檔案信息的共享是檔案管理工作的最終目的。因此，在事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中，有必要利用這個契機(jī)針對檔案管理工作進(jìn)行整合，建立一個數(shù)字化的共享平臺，提升檔案資源的可利用率和有效性。同時，建立健全的檔案管理數(shù)字化工作平臺也是進(jìn)一步規(guī)范管理檔案信息共享使用的重要途徑。

從以上幾個方面來看，檔案管理工作數(shù)字化的進(jìn)程需要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃與部署，從引進(jìn)數(shù)字化的技術(shù)與設(shè)備著手，培養(yǎng)人才，整合建立統(tǒng)一的數(shù)字化平臺，提升檔案管理工作的數(shù)字化水平，進(jìn)行全新的升級轉(zhuǎn)型。

結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理工作滯后的現(xiàn)狀，提升對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作數(shù)字化工作的建設(shè)作為一個重要的課題。檔案管理工作數(shù)字化首先應(yīng)當(dāng)加大投資，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備與技術(shù)，在此基礎(chǔ)上，培養(yǎng)新時代下合格的從業(yè)人才，對當(dāng)下的檔案管理工作平臺進(jìn)行整合與利用，提升數(shù)字單位整體的檔案管理數(shù)字化水平，發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用與價值。