淺議如何做好新常態(tài)下的社會養(yǎng)老保險檔案管理

趙麗

（河北省靈壽縣社會保險事業(yè)管理局，河北 靈壽 050500）

養(yǎng)老保險檔案是指居民在辦理的保險的時候，出現(xiàn)了文字材料等等，而這些材料是具有法律效益的，通過這些檔案信息可以知道投保人應(yīng)該繳納的費用以及享受的待遇。養(yǎng)老保險檔案也是我國檔案資源的一種，檔案的重要性眾所周知，因此要管理好養(yǎng)老保險檔案。

一、新常態(tài)下做好社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的意義

（一）事關(guān)社會養(yǎng)老保險制度改革進程

雖然我們河北省社會養(yǎng)老保險制度已經(jīng)提前并軌，但隨著全國統(tǒng)一并軌制度的推行，社會社會養(yǎng)老保險制度又增添了新的內(nèi)容和新的要求。我們社會社會養(yǎng)老保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對60歲以上老人的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個人資料記載，即安全有序的社會社會養(yǎng)老保險檔案管理，我們整個居民社會養(yǎng)老保險部門的工作就會陷入困境。

（二）事關(guān)參保人的切身利益

一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休享受社會養(yǎng)老保險待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要采集個人信息，并作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納保險費、劃撥個人帳戶、計算利息等。當(dāng)新老農(nóng)保制度進行銜接及居民與職工養(yǎng)老保險進行流動時，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等手續(xù)，這些詳細資料的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會社會養(yǎng)老保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

二、當(dāng)前存在的問題

（一）管理人員的工作意識稍顯不足，尤其是基層的管理人員，因為檔案多，而且覺得自己是基層工作人員，在出現(xiàn)錯誤的時候，也不容易被發(fā)現(xiàn)。因此不重視工作，沒有良好的工作態(tài)度。很多管理人員都認(rèn)為對于養(yǎng)老保險檔案的管理并不能為單位獲益，也不能給自己帶來好處，因此更加散漫的工作。還有一個問題就是基層的管理人員數(shù)量少，不能完成管理任務(wù)。而且部分城鄉(xiāng)沒有管理室，使得一些應(yīng)該歸檔的檔案不能及時歸檔，而管理人員也不能馬上對這些檔案管理，由于沒有位置就只能隨意的存放，有些檔案放到了潮濕的地方，而有些檔案也沒有防火措施。這樣就使檔案管理工作有難度。

（二）在管理養(yǎng)老保險檔案的時候，應(yīng)該使用正規(guī)的管理方式，同時遵守一定的管理規(guī)范

由于我國的城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險管理檔案工作剛剛起步，而且這種檔案業(yè)余其他的管理對象不同，因此在對其管理的時候，缺乏標(biāo)準(zhǔn)，這也就使得不同地區(qū)在管理檔案的時候，采用不同的管理方法，從而出現(xiàn)了不同水平的管理模式。養(yǎng)老保險檔案很多，部分檔案需要歸檔，也有的一些檔案需要銷毀，但是歸檔之后，檔案應(yīng)該保存在哪里？在什么地方銷毀等都是需要管理去解決的問題。因為某些檔案的相似度高，為了減輕工作量，可以將這些檔案集中管理，但是如何才能讓檔案集中，以及最佳的管理方式是什么？這些問題業(yè)需要管理人員去解決。如果沒有一個正確的工作秩序，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的管理，那么養(yǎng)老保險工作會是苦難重重。

（三）手段落后，管理水平偏低

近年來，隨著社會社會養(yǎng)老保險的全面啟動和業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的經(jīng)辦機構(gòu)實施了檔案的微機化管理，但由于軟件、硬件、人員沒有實現(xiàn)有機結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。

三、做好社會社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的途徑

（一）加大對養(yǎng)老保險檔案的宣傳，選擇最有效果的宣傳方式加大宣傳力度，從普通的群眾到領(lǐng)導(dǎo)干部都要有管理意識

通過宣傳讓對養(yǎng)老保險管理工作不重視的人也對與管理工作有了了解，各級部門都要加強對養(yǎng)老保險檔案的管理，而政府更應(yīng)該重視檔案的管理工作，支持管理檔案，對于管理工作的支持主要表現(xiàn)在資金以及人力上，為管理工作提供資金，在社會上選拔優(yōu)秀的人才從事管理工作，解決資金以及人手緊缺的問題。建立和諧的管理環(huán)境，使工作人員能在一個良好的氣氛下管理檔案。

（二）完善養(yǎng)老保險檔案管理制度，在制度下優(yōu)化管理方式

國家已經(jīng)出臺了與養(yǎng)老保險檔案管理有關(guān)的法律。法律中明確的確定了檔案管理的期限。因為檔案的分類多，因此在管理檔案的時候，應(yīng)該有完善的管理制度。工作人員在管理的時候，也要按照規(guī)定管理。在收集養(yǎng)老保險檔案的時候，也應(yīng)該做好整理以及存檔的工作。每一項工作都有自己的章程，而且還要符合檔案管理的要求。檔案在未歸檔之前，基本以書面材料為主，還有很多的圖表、賬薄等，在歸檔之前也要做好材料的統(tǒng)計工作，并保證材料能及時的歸檔。

（三）對于養(yǎng)老保險檔案的管理工作要加大投入，以此來增強管理水平

各級在管理檔案的時候，都會有苦難，以城鄉(xiāng)養(yǎng)老部門為例，最主要的問題就是缺少資金。沒有足夠的資金，就不能購買設(shè)備，也不能建立新的檔案室。因此要加大資金投入。在管理檔案的時候，應(yīng)該按照相同的標(biāo)準(zhǔn)，為了減輕檔案的管理工作，可以使用計算機，通過電腦操作記錄或者是保存檔案。在保管檔案的時候，還要有專門的管理軟件，這個軟件只用于收集資料，而且養(yǎng)老保險部門使用的是同一種軟件。這個管理軟件具有幾種功能，編輯檔案，自動搜索以及查詢檔案等。

結(jié)束語

社會的社會養(yǎng)老保險檔案是一種重要的福利依據(jù)，它保障著的是廣大勞動者能“老有所依”。養(yǎng)老保險制度屬于我國社會保障制度不可或缺的一部分，是構(gòu)建和諧社會的重要手段。讓我們重視并想方設(shè)法提高社會社會養(yǎng)老保險的檔案管理水平，在自己的崗位上發(fā)揮自己的光和熱，讓更多的群眾受益！