略談機(jī)關(guān)檔案管理工作

杜金明

（河北省保定市淶源縣失業(yè)保險(xiǎn)所，河北 保定 074300）

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作的意義和作用

檔案產(chǎn)生于機(jī)關(guān)單位的工作實(shí)踐。機(jī)關(guān)檔案來源首先，我國國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體在行使國家職能完成工作任務(wù)時(shí)，?a生并保存下來的大量檔案文件資料。同時(shí)，一些國家偉人、名人以及一些家庭、家族在實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的文字資料，用以作為歷史記錄并保存下來的資料。此類資料不僅是檔案管理工作的對象更是檔案管理工作的基礎(chǔ)、是我國社會(huì)發(fā)展中重要的參考資料、是經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展的重要基礎(chǔ)、是我國教育事業(yè)發(fā)展的重要資源，總而言之是社會(huì)發(fā)展的寶貴財(cái)物。同時(shí)，檔案還具有更為重要的參考作用。一方面，檔案是歷史事件或信息的積累，是實(shí)踐活動(dòng)產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)，以史可以明鑒，對當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展同樣具有參考作用和指導(dǎo)意義；另一方面，由于檔案具有高度的客觀性，不僅是對于社會(huì)發(fā)展與建設(shè)具有參考和指導(dǎo)作用，對于個(gè)人的發(fā)展同樣具備上述功能，尤其是名人事跡具有榜樣力量。

二、新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理工作的改進(jìn)建議

（一）樹立科學(xué)的機(jī)關(guān)檔案管理理念

機(jī)關(guān)檔案管理工作傳統(tǒng)的理念比較墨守成規(guī)、因循守舊，缺乏科學(xué)的管理理念。隨著我國政治體制的改革、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步、科技的不錯(cuò)斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理面臨新的種種問題，缺乏與時(shí)俱進(jìn)、高度創(chuàng)新的發(fā)展理念，稍有不錯(cuò)慎便與時(shí)代脫軌。同時(shí)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展中部分單位與個(gè)人責(zé)任意識(shí)發(fā)生了較大變化，諸多機(jī)關(guān)單位對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，工作之中得過且過，責(zé)任心較低。此外，雖然檔案的價(jià)值較高但是利用率相對較低，由此導(dǎo)致部分機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作上的懈怠，未能及時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐以提升工作質(zhì)量與效率。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代，信息化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)中得到了普遍運(yùn)用，在檔案管理工作當(dāng)中，信息化是當(dāng)前與未來發(fā)展的必然趨勢之一，這是時(shí)代發(fā)展的新形勢，更是檔案管理工作面臨的必然挑戰(zhàn)?；谠撔蝿?，電子檔案已經(jīng)被廣泛運(yùn)用，迫使機(jī)關(guān)單位不得不尋求改變，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念以提升檔案管理工作的效率。就當(dāng)前的發(fā)展，一方面是基于信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣日益普及而催生出來的智能化設(shè)備廣泛運(yùn)用，電子檔案的運(yùn)用能夠提升用戶與管理者使用的便利性；另一方面，在綠色、環(huán)保、低碳意識(shí)的推動(dòng)下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理無疑是資源的極大浪費(fèi)。為此，對于檔案管理單位而言，必須要充分認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展的趨勢，進(jìn)而轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，以信息化發(fā)展為前提，改變現(xiàn)有的管理模式以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）創(chuàng)新的管理方法和管理技術(shù)

當(dāng)前，信息化技術(shù)日新月異且各類設(shè)備更新?lián)Q代的時(shí)間日益縮短，在檔案管理工作當(dāng)中必須要保持順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，基于自身優(yōu)勢與不足的基礎(chǔ)之上不斷引進(jìn)新技術(shù)以推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。就目前當(dāng)前，應(yīng)當(dāng)這對檔案管理工作的特性建立相應(yīng)的管理制度乃至是法律法規(guī)，以規(guī)范檔案管理工作。首先，成立專門的檔案管理工作部門，實(shí)行責(zé)任制、問責(zé)制，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，提高工作人員責(zé)任感；做到分工明確，各司其職，提高工作有效性；加強(qiáng)各單位組織之問的溝通與協(xié)作，及時(shí)了解掌握各單位的實(shí)際情況，提高工作效率；其次，在各個(gè)單位內(nèi)部可以制定相應(yīng)的競爭機(jī)制與獎(jiǎng)懲制度也即績效考核管理制度，在激發(fā)管理人員積極性的同時(shí)使之認(rèn)識(shí)到唯有不斷提升自身的綜合素質(zhì)，才能順應(yīng)時(shí)代與工作發(fā)展的需求，否則必將被社會(huì)所淘汰。在此過程中，唯有通過競爭才能最大程度上的調(diào)動(dòng)起積極性，但要控制好“度”避免引發(fā)負(fù)面影響；再次，檔案管理工作的順利開展需要一定的經(jīng)費(fèi)保障。為此，檔案管理相關(guān)部門要根據(jù)具體情況制定相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)管理制度，以確保各級單位能夠及時(shí)改善檔案管理工作的條件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)提升檔案管理工作質(zhì)量與效率的目的。最后，在互聯(lián)網(wǎng)與智能化設(shè)備日益普及的前提下，以往以人工為主的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)處于被社會(huì)淘汰的邊緣，不僅造成了資源的極大浪費(fèi)而且增加了工作人員的工作量。在新形勢下，唯有深刻認(rèn)識(shí)到信息化、大數(shù)據(jù)、智能化等技術(shù)的價(jià)值并將之運(yùn)用到檔案管理工作之中也即創(chuàng)造出一種適合自身發(fā)展需要的集現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化于一體的檔案管理方式，才能在未來發(fā)展中提升檔案管理工作的質(zhì)量并將檔案的價(jià)值最大化。

（三）重視管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高工作人員綜合素質(zhì)

當(dāng)今，信息化技術(shù)與設(shè)備更新?lián)Q代越來越快，在提升社會(huì)工作與生產(chǎn)效率的同時(shí)亦要求相關(guān)單位增加對信息化技術(shù)運(yùn)用的投入。對于檔案管理工作而言，企業(yè)與政府應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢增加相關(guān)技術(shù)與設(shè)備的引入，以改善檔案管理工作的條件。首先，要強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)；其次，注重人才的培訓(xùn)以提升其檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際技能，同時(shí)要建立相應(yīng)的績效考核管理機(jī)制以激發(fā)其培訓(xùn)的積極性。

此外加強(qiáng)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)，選拔一些專業(yè)技能強(qiáng)、責(zé)任感強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的工作人員，進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，組建優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，最后，還可建立相關(guān)的薪資激勵(lì)制度，以調(diào)動(dòng)工作人員的工作主動(dòng)性與積極性。