學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)亟待加強

韓俊京

（石家莊第二實驗中學(xué)，河北 石家莊 051130）

隨著信息時代的發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作也在發(fā)生變化。但是，由于傳統(tǒng)檔案管理思路的影響，學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)還沒有同步跟上信息時代的發(fā)展。因此，為了更好地發(fā)揮檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展和人才隊伍建設(shè)方面的重要作用，學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)亟待加強。

一、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

學(xué)校檔案將學(xué)校的有關(guān)活動進行真實記錄,以便能夠?qū)τ趯W(xué)校工作原貌進行合理并且正確再現(xiàn),使得未來的學(xué)校工作能夠在之前的工作中進行創(chuàng)新和進步。因此,對于學(xué)校來說,有關(guān)檔案的管理工作十分重要并且具有非凡的現(xiàn)實進步意義。再加上學(xué)校本身就存在著很多的特殊屬性,所以檔案管理工作對于學(xué)校來說是十分困難并且復(fù)雜的。由于學(xué)校檔案管理工作比較繁瑣，不僅涉及到無數(shù)檔案的收集、整理，還要對大量的檔案材料進行錄入、統(tǒng)計和信息化處理。學(xué)校檔案管理人員往往沿用傳統(tǒng)的賬目記錄方式,使得很多的檔案信息根本沒有辦法及時并且有效率地進行錄用保存和使用。另一方面,由于過去的相關(guān)檔案管理工作設(shè)備十分落后,很大一部分硬件設(shè)備的現(xiàn)狀以及維護都十分不合格,這在很大的程度上影響了學(xué)校相關(guān)檔案工作的進行,比如說查找、修改以及刪除等。

社會發(fā)展取決于經(jīng)濟發(fā)展，現(xiàn)代信息經(jīng)濟社會的發(fā)展取決于人才質(zhì)量，人才的培養(yǎng)取決于教育的水平，可見，學(xué)校教育對于現(xiàn)代信息經(jīng)濟社會來講貢獻十分重大。然而由于檔案管理人員的工作效率以及思想過于傳統(tǒng)導(dǎo)致其原本應(yīng)該為經(jīng)濟和社會效益所做的貢獻沒有預(yù)想中的那么大。檔案管理人員由于缺乏科學(xué)合理的培訓(xùn)和進修使得工作人員缺少相關(guān)的技術(shù)知識以及處理技巧.有很多檔案管理工作人員由于對檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識,對于自身的職責(zé)也不夠明確,再加上由于檔案管理工作人員的待遇較低,所以大多數(shù)檔案管理人員都是身兼多職,所以很大一部分的工作人員由于工作任務(wù)過多無法有效率地進行檔案分類處理工作.甚至于還會存在著對于文檔管理工作的敷衍,使得對于文檔文件的歸類、整理和更新等操作不規(guī)范,導(dǎo)致檔案沒有辦法做到及時地立卷以及歸檔，直接影響了學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的進程。

二、提高檔案管理人員的信息化建設(shè)素質(zhì)

學(xué)校的每一個職員對于工作都應(yīng)該具有相應(yīng)的職業(yè)道德,對于學(xué)校檔案管理工作人員來說,職業(yè)道德尤為重要。學(xué)校檔案管理人員應(yīng)該提升自己對于文檔管理工作的重視程度,相關(guān)監(jiān)督管理部門也應(yīng)該將對于提升工作人員對于檔案管理工作的重視程度的相關(guān)培訓(xùn)工作納入到日常議事日程當(dāng)中去。首先,可以建立起一個健全科學(xué)合理地檔案工作管理機構(gòu),對于相關(guān)檔案管理人員的具體工作進行規(guī)范、評價以及獎勵等制度的制定。其次,還應(yīng)該定期進行相關(guān)工作的指導(dǎo)和監(jiān)督,結(jié)合每個事業(yè)單位的具體情況,進行檔案管理相關(guān)工作人員的考核機制進行升級,制定一定的激勵措施調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性,讓他們發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的意義所在。最后,還應(yīng)該以國家相關(guān)檔案管理的評級體系為標(biāo)桿,對相關(guān)管理流程進行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)檔案管理工作的不同和多樣化在職位招聘時盡量挑選適量的兼職人員,以此來在一定程度上減輕檔案管理人員的工作量以及工作壓力,使得檔案管理人員能夠?qū)⒂邢薜木Χ挤旁诒韭毠ぷ髦希粌H要做好檔案實體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識，成為融檔案知識、計算機管理知識、信息安全等知識于一體的檔案管理人才

要使他們提高對學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)意義的認(rèn)識，認(rèn)識到檔案也是信息時代的重要組成部分，數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。學(xué)校檔案室是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這就要求學(xué)校檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方面做出調(diào)整，能夠更好地去適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的形勢，這就需要學(xué)校檔案管理工作進行信息化建設(shè)。

三、學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的核心是檔案數(shù)字化

數(shù)字化工作為檔案信息化提供數(shù)據(jù)生命。對于檔案信息化來說，數(shù)據(jù)就是一切，就是檔案信息化的生命，而檔案數(shù)字化工作就是產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的必要手段。學(xué)校檔案管理應(yīng)當(dāng)通過數(shù)字檔案館軟件、硬件項目以及檔案數(shù)字化掃描項目的建設(shè)，建立學(xué)校數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，同時投入大量人力、物力積極開展檔案數(shù)字化工作，并在檔案數(shù)字化過程中，嚴(yán)格按檔案信息數(shù)字化的三原則，即規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)對學(xué)校所有檔案進行全文信息的數(shù)字化掃描工作,為檔案的保存和開發(fā)利用打下扎實的基礎(chǔ)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。檔案信息是學(xué)校發(fā)展的重要資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括學(xué)校所有檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括學(xué)校檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

另一方面，檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案的一次變革。傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化的過程中，將會對檔案原件進行相應(yīng)的整理、編目、統(tǒng)計、修復(fù)裱糊等各項工作，等于說把原始檔案通過技術(shù)手段再重新修整了一次，并且在完成數(shù)字化以后，可以對原始檔案進行封存管理，從而減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，保障檔案的安全。開展檔案數(shù)字化工作，實質(zhì)上是向數(shù)字化要安全、要效率，用數(shù)字化保安全。

隨著計算機的云計算技術(shù)、虛擬化技術(shù)、智能化技術(shù)等等在檔案方面的應(yīng)用，學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的步伐在加快。對于學(xué)校檔案管理人員來說，檔案信息技術(shù)特別是檔案數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)技術(shù)，更應(yīng)該使用自己的技術(shù)，把主動權(quán)掌握在自己手里，努力開發(fā)檔案新技術(shù)，促進學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展。

總之，學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，在推進中會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，采用新技術(shù)，分析新形勢，解決新問題，加快檔案管理工作信息化建設(shè)的進程。