如何提高基層黨校教學(xué)檔案管理水平的思考

齊春英

（中共哈爾濱市阿城區(qū)委黨校，黑龍江 哈爾濱 150300）

基層黨校是中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)廣大黨員干部進(jìn)行教育、培訓(xùn)的地方。其主要目的是按新形式要求，有計(jì)劃地進(jìn)行培訓(xùn)，提高黨員的科學(xué)文化水平和政治思想觀念，幫助學(xué)員堅(jiān)定馬克思主義立場(chǎng)、用黨的觀點(diǎn)、方法觀察和處理問(wèn)題，增強(qiáng)黨性，最大化發(fā)揮黨員的先鋒模范作用。黨校還要堅(jiān)持鉆研黨的建設(shè)理論，對(duì)黨員狀況和黨組織進(jìn)行調(diào)查研究。基層黨校是每位入黨積極分子必須經(jīng)歷的一個(gè)培訓(xùn)場(chǎng)所。我黨對(duì)進(jìn)入黨校學(xué)習(xí)的人員有著嚴(yán)格的要求，通常是由單位內(nèi)部推薦，學(xué)員政治面貌為黨員或預(yù)備黨員，對(duì)學(xué)歷沒(méi)有具體要求但要積極向上。

一、基層黨校教學(xué)管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

檔案管理通常分為三個(gè)階段：一是檔案建立階段。二是檔案管理階段。三是檔案系統(tǒng)建立。對(duì)檔案管理不重視，檔案管理人員不夠?qū)I(yè)是導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出的主要原因。負(fù)責(zé)教學(xué)和科研的人員對(duì)檔案管理不理解、消極怠工、延誤檔案資料上交也是教學(xué)檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題。

（一）文件資料收集不全面

文件資料歸檔是檔案管理的第一步，也是檔案管理中重要的環(huán)節(jié)。檔案由各種文件資料組成，文件資料是檔案的核心。全面、準(zhǔn)確的文件資料是檔案整理工作能否順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，也影響教學(xué)檔案在實(shí)際應(yīng)用中的參考價(jià)值。各科室拖延上交、甚至損毀、不交部分文件資料是造成文件資料收集不全面的主要問(wèn)題，給檔案的建立造成很大的麻煩。

（二）管理過(guò)程不完善

專(zhuān)業(yè)性、政策性、機(jī)密性是檔案管理過(guò)程的主要特點(diǎn)。大部分黨校依然采用老舊的管理方法，管理手段落后。檔案室通常實(shí)行密封管理，通風(fēng)效果差、空氣不流通，經(jīng)常造成紙制檔案潮濕霉變，影響檔案外觀。配套管理設(shè)施不健全，查閱等過(guò)程繁瑣，純?nèi)斯す芾韺?dǎo)致工作效率低下、錯(cuò)誤率高。

（三）檔案管理制度不健全

沒(méi)有專(zhuān)門(mén)檔案管理部門(mén)，檔案管理人員非專(zhuān)業(yè)出身，在檔案管理工作中各自為政，沒(méi)有完善的檔案管理系統(tǒng)。很多基層黨校只大致規(guī)定了檔案的內(nèi)容，對(duì)歸檔時(shí)間、歸檔細(xì)則都沒(méi)有具體的要求，也沒(méi)有任何獎(jiǎng)懲措施。監(jiān)督管理的缺乏致使相關(guān)人員缺少自覺(jué)性。檔案管理體統(tǒng)的不健全直接導(dǎo)致了資料收集及管理過(guò)程的混亂。

二、轉(zhuǎn)變檔案管理的重要意義

（一）提升工作效率、減少人員使用

轉(zhuǎn)變老舊工作方式，采用信息化管理，是檔案管理改革的方向所在。信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：一是節(jié)省管理時(shí)間。將檔案的收集、歸檔、管理由手工作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X作業(yè)，更加方便快捷。二是方便檢索。只需輸入關(guān)鍵字或檔案序號(hào)，電腦系統(tǒng)可迅速篩選出符合條件的內(nèi)容，不需要在一本本的找索引目錄，在去檔案室調(diào)卷，電腦數(shù)據(jù)庫(kù)的使用既可以縮短查找時(shí)間，又可以節(jié)省大量空間，減少紙張使用。三是可系統(tǒng)控制檔案流向，提高工作效率。將檔案實(shí)用信息輸入電腦后，提示系統(tǒng)會(huì)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行催收提醒，對(duì)逾期者進(jìn)行警告，避免人為失誤。電腦系統(tǒng)的使用可以讓管理員有更多的時(shí)間去從事其他相關(guān)工作。四是信息公開(kāi)?？萍既藛T只需輸入關(guān)鍵字便可以隨時(shí)從電腦上查閱相關(guān)查考資料，從而提高工作效率。

（二）提高管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

過(guò)去對(duì)檔案管理人員的要求只局限于紙制檔案，很多年紀(jì)大一些的管理人員不能熟練使用電腦?，F(xiàn)代合格的檔案管理人員要具有較高的知識(shí)水平，能滿足信息化進(jìn)程的需要，使檔案管理更加深入，逐漸形成管理系統(tǒng)。用信息技術(shù)將檔案信息與其他信息系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，提升檔案的查閱率和限制率，進(jìn)而提高檔案的利用率，發(fā)揮檔案的價(jià)值。

三、如何加強(qiáng)基層黨校教學(xué)檔案管理

（一）檔案管理全面信息化

傳統(tǒng)檔案主要由紙制文件、照片，錄像等資料組成。其中資料收集，整理存檔、統(tǒng)計(jì)保管和開(kāi)發(fā)利用等過(guò)程需要大量人力、物力，操作規(guī)程及其繁瑣。很多優(yōu)秀檔案因缺少曝光率，常年閑置在檔案室中，造成大量有用信息被浪費(fèi)。當(dāng)今多媒體的發(fā)展為喚醒這些優(yōu)秀的資料提供了平臺(tái)，檔案管理信息化已刻不容緩。將文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化加工，通過(guò)多媒體平臺(tái)將數(shù)字化的信息呈獻(xiàn)給大眾，讓其為黨校的教學(xué)和科研事業(yè)的發(fā)展提供全面、高效、便捷的服務(wù)，讓教學(xué)檔案的價(jià)值在實(shí)際應(yīng)用中得到最大化體現(xiàn)。

（二）建立合理有效的檔案系統(tǒng)

有條件的單位可以自行編寫(xiě)檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的編寫(xiě)要從單位實(shí)際情況，便于使用，不可過(guò)于繁瑣。其他單位可以從市面上購(gòu)買(mǎi)相對(duì)成熟的檔案管理軟件，檔案管理軟件要覆蓋檔案管理全過(guò)程。完善的檔案管理系統(tǒng)的建立必須滿足以下幾點(diǎn)：一是真實(shí)性。電子檔案必須是真實(shí)、完整、可靠的，電子檔案選用的載體必須經(jīng)久耐用。二是安全性。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，病毒、黑客層出不窮，這就要求電子檔案必須具有較高的安全性，能抵御一切外來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的侵襲。三是有效性。不能因?yàn)楣潭ㄝd體的缺乏而影響電子檔案的法律效力。

（三）加大檔案管理投入

基層黨校是我黨培育黨員干部的地方，信息化建設(shè)理應(yīng)走在其他各行業(yè)之前。黨校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理加大重視，改變以往管理模式，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，注意高素質(zhì)人才培養(yǎng)，打造一支現(xiàn)代化、信息化的檔案管理隊(duì)伍。

結(jié)束語(yǔ)

要想搞好基層黨校教學(xué)檔案管理工作，轉(zhuǎn)變管理模式，引進(jìn)信息化技術(shù)已迫在眉睫。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，用科技的手段武裝廣大黨員干部，培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才，為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)繁榮貢獻(xiàn)一份力量。