淺析制藥企業(yè)檔案信息化建設(shè)

李婷

（廣州花城藥業(yè)有限公司，廣東 廣州 510555）

制藥企業(yè)的檔案資源是企業(yè)的精神財(cái)富、物質(zhì)財(cái)富的總和，因此檔案資源可以作為企業(yè)的特質(zhì)文化而存在。對于現(xiàn)代化的制藥企業(yè)來說，需要其在創(chuàng)立之初就應(yīng)當(dāng)積累藥企檔案，并且通過技術(shù)的積累以及檔案資源的有效利用來實(shí)現(xiàn)自身的長久發(fā)展。在制藥企業(yè)檔案管理工作中，可以為企業(yè)的發(fā)展提供一個(gè)良好的平臺，也可以構(gòu)建一個(gè)良好的企業(yè)文化內(nèi)涵。因此在新時(shí)期下，制藥企業(yè)檔案工作人員就應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新思想，開拓檔案管理功能，尤其是借助信息技術(shù)等新興技術(shù)來應(yīng)用到檔案管理工作中，針對制藥企業(yè)當(dāng)管理的潛力予以深入挖掘，進(jìn)而確保制藥企業(yè)檔案管理工作保持源源不斷的內(nèi)生動力。

當(dāng)前檔案管理工作應(yīng)當(dāng)隨著信息技術(shù)的普及而革新管理觀念，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)期下大量檔案資源的管理需求，也無法更好的做好服務(wù)工作，因此實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。在其中就需要面對新形勢下所帶來的諸多挑戰(zhàn)，需要其中的工作者深入認(rèn)識到檔案管理工作的內(nèi)涵，并且針對其中存在的諸多問題采取有效的應(yīng)對措施，進(jìn)而在新時(shí)期下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，通過資源開發(fā)、利用、共享來為檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

一、檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

顧名思義，檔案信息化建設(shè)是結(jié)合檔案法和全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要作為主要指導(dǎo)方針，在集中通過傳統(tǒng)的檔案管理工作與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相融合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化。將以紙質(zhì)為主的檔案資源通過掃描、打印、刻錄等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資源，這樣可以方便對檔案資源的調(diào)用、維護(hù)等工作，也能夠更好的發(fā)揮其服務(wù)價(jià)值。

二、檔案管理信息化建設(shè)的意義

在新時(shí)期下，對制藥企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)有著積極的意義。首先通過將資源信息化建設(shè)，對于傳統(tǒng)的檔案來說可以進(jìn)行有效的開發(fā)，尤其是對于那些可能損壞的檔案進(jìn)行及時(shí)的搶救。這樣可以保證檔案資源的真實(shí)性，同時(shí)針對那些瀕危檔案資源有著積極的意義。其次，在信息化過程中也創(chuàng)新了管理手段和模式，因?yàn)樵谄渲袝胄畔⒓夹g(shù)等，信息技術(shù)的引入也使得其中可以加快對檔案資源的利用等工作，這樣可以確保在收集整理歸檔的過程中更好的實(shí)現(xiàn)一體化操作。再者，通過檔案管理信息化建設(shè)也提升了其對整個(gè)社會的服務(wù)水平，因?yàn)闄n案資源本身就具有很強(qiáng)的服務(wù)特征，充分對其中的資源進(jìn)行挖掘，可以使得其更好的實(shí)現(xiàn)資源共享，通過信息平臺來構(gòu)建一個(gè)人性化的檔案資源網(wǎng)絡(luò)平臺，這樣就可以結(jié)合需求來對自己所需要的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)查閱、及時(shí)應(yīng)用，提升了制藥企業(yè)檔案資源的應(yīng)用價(jià)值。

三、制藥企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）變革檔案管理工作人員意識

對于檔案管理信息化建設(shè)來說，首先就需要相應(yīng)的工作人員投入其中，通過革新觀念來為各項(xiàng)工作的開展鋪平道路，這既需要各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視相關(guān)工作的開展，也需要一些基層工作人員革新理念，積極的參與其中，需要為檔案管理工作的信息化建設(shè)提供有效的人力物力和財(cái)力作為支持。對于制藥企業(yè)檔案管理工作來說，就應(yīng)當(dāng)充分的實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的信息化建設(shè)。在其中，會結(jié)合諸多檔案資源進(jìn)行分類，結(jié)合不同的資料內(nèi)容、信息進(jìn)行保存，對于企業(yè)面對的客戶、藥品信息、索引、原材料、供應(yīng)商等內(nèi)容都可以進(jìn)行有效的歸類，其中也有很多和企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)的內(nèi)容，將之實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)不僅可以提升檔案資源管理質(zhì)量，還可以實(shí)現(xiàn)長久保存，減少了對檔案資源進(jìn)行翻閱調(diào)取時(shí)的繁瑣步驟，這樣能夠顯著提升檔案資源利用率。因此需要通過理念作為引導(dǎo)，更好的為其信息化建設(shè)提供動能。

（二）完善制藥企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

對于新時(shí)期下檔案管理工作來說，要想更好的借助信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)自身的現(xiàn)代化建設(shè)，也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，通過網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫資源來為相關(guān)工作提供保障。從技術(shù)層面可以使得紙質(zhì)資料充分的轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的電子資料，這樣可以大大節(jié)省檔案資源的空間，并且對于檔案的翻閱查閱的都更友好。通過上述技術(shù)支持來建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，將制藥企業(yè)內(nèi)部檔案資源都錄入到數(shù)據(jù)庫中，將紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為電子資源，這樣可以為以后的調(diào)取提供方便。同時(shí)在其中直接置入搜索引擎，就可以按照需求來直接調(diào)取自己需要的檔案資源，這樣會使得檔案管理資源利用工作更為高效，而在其中就需要檔案館更好的意識到自身的責(zé)任，需要集中精干力量，充分借助現(xiàn)代化技術(shù)，如計(jì)算機(jī)掃描儀器等設(shè)備來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在其中也應(yīng)當(dāng)引入先進(jìn)的人才作為保障，既需要做好檔案資源的拍照、掃描、打印整理等基礎(chǔ)性工作，也需要做好文件級的目錄、數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)資源編研力度，以此為基礎(chǔ)才能夠構(gòu)建一個(gè)更加科學(xué)規(guī)范的檢索體系，并且在資源的獲取中可以更加高效便捷。

（三）實(shí)現(xiàn)制藥企業(yè)檔案資源共享

檔案資源的信息化建設(shè)也需要實(shí)現(xiàn)資源的共享，這也是信息時(shí)代下信息資源發(fā)展的主要趨勢。對于現(xiàn)代的檔案館來說，其與傳統(tǒng)的檔案館有很大的不同，也就是其能夠借助信息技術(shù)來將資源上傳至網(wǎng)上，并且方便相關(guān)部門的需求，便捷地實(shí)現(xiàn)信息共享。在其中可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來擺脫時(shí)間與空間的限制，更好的適應(yīng)信息化社會，這樣可以方便相關(guān)部門在檔案查閱時(shí)更加高效便捷。在其中可以設(shè)置中心服務(wù)器和數(shù)據(jù)交換機(jī)，通過創(chuàng)立獨(dú)立的電子文件數(shù)據(jù)管理中心，進(jìn)而推動不同單位不同區(qū)域以及不同檔案管理工作的相互連通，這樣可以通過完善的檔案資源作為主要媒介來實(shí)現(xiàn)資源的共享，通過檔案的遠(yuǎn)程查閱、調(diào)取的可以更好的發(fā)揮檔案資源自身的價(jià)值。

（四）加強(qiáng)制藥企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開人力資源的支持，在新時(shí)期下，對于各個(gè)行業(yè)的競爭來說，歸根結(jié)底都會落到人力資源的競爭上。因此要想更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，就應(yīng)當(dāng)完善人才隊(duì)伍的建設(shè)，在其中需要構(gòu)建一支專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，進(jìn)而為信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用提供保障。在其中工作人員應(yīng)當(dāng)熟練使用軟件開發(fā)、利用等工作，電子檔案信息采集、加工工作、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、設(shè)計(jì)工作等，只有構(gòu)建一批復(fù)合型的人才隊(duì)伍才能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供保障。

（五）建立檔案管理安全保障機(jī)制

在構(gòu)建信息化的檔案管理工作時(shí)，由于在其中會引入很多信息技術(shù)，因此也會存在很多互聯(lián)網(wǎng)固有的風(fēng)險(xiǎn)。因此就應(yīng)當(dāng)盡快建立信息安全保障體系，通過相應(yīng)的機(jī)制作為保障來為檔案管理信息化建設(shè)保駕護(hù)航。在該過程中，檔案資源大多都是以數(shù)字化資源作為介質(zhì)的，因此在共享的過程中，可能會由于網(wǎng)絡(luò)自身的缺陷而產(chǎn)生資源泄露或者資源被惡意利用等現(xiàn)象，所以要更好的構(gòu)建信息安全保障體系，防止黑客病毒的入侵，在其中通過采取實(shí)名認(rèn)證或者密鑰管理的方式來對局域網(wǎng)進(jìn)行加密隔離，通過防火墻、殺毒軟件以及有效的權(quán)限設(shè)置來完善檔案資源信息安全體系。

（六）檔案管理和制藥企業(yè)文化建設(shè)相銜接

制藥企業(yè)的檔案資源開發(fā)管理與建設(shè)，也應(yīng)當(dāng)與自身的企業(yè)文化相銜接，通過檔案資源的開發(fā)以及信息化建設(shè)來為企業(yè)文化提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而使之具備文化教育功能。當(dāng)前很多現(xiàn)代化的制藥企業(yè)也意識到檔案資源開發(fā)與建設(shè)的重要性，因此在其中也會將制藥企業(yè)的文化融入到檔案管理工作，并且使得二者相互配合，相得益彰。隨著當(dāng)前制藥企業(yè)市場不斷擴(kuò)大以及科技的快速進(jìn)步，也使得其中工作人員的思想觀念發(fā)生了轉(zhuǎn)變，需要為制藥企業(yè)檔案管理工作提供內(nèi)生動力，這也是制藥企業(yè)不斷進(jìn)步發(fā)展的源泉。因此需要通過企業(yè)文化、企業(yè)精神與制藥企業(yè)檔案管理工作相結(jié)合。比如結(jié)合企業(yè)的技術(shù)資料、工程資料以及獲獎榮譽(yù)檔案等內(nèi)容，將之與檔案管理工作相整合，同時(shí)也可以作為企業(yè)文化內(nèi)容的一部分進(jìn)行宣傳教育，讓員工其了解制藥企業(yè)的真正文化以及發(fā)展前景，會產(chǎn)生濃厚的歸屬感，同時(shí)也可以讓員工感受到做榮譽(yù)感，使其在工作中受到教育和鼓舞。

四、結(jié)束語

檔案管理工作信息化建設(shè)不僅是新時(shí)期下的要求，更應(yīng)當(dāng)是完善檔案管理的基本需求。在其中能夠?qū)n案資源進(jìn)行有效的挖掘，并且完善檔案資源的服務(wù)功能。通過本文的論述，為新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵意義進(jìn)行闡述，希望為相關(guān)工作者的研究提供理論支持。