如何做好機(jī)構(gòu)改革檔案處置工作

張曉冬

（孟州市檔案館，河南 焦作 454750）

引言：在我國現(xiàn)代化企業(yè)越來越多的社會形勢下，為了加強(qiáng)企業(yè)管理，提高市場競爭力，機(jī)構(gòu)改革成為社會發(fā)展的一個必然趨勢，而檔案資料管理與處置工作則需要根據(jù)企業(yè)、單位改革的現(xiàn)狀去進(jìn)行相應(yīng)的完善與管理。

一、充分認(rèn)識機(jī)構(gòu)改革中檔案處置工作的重要性

檔案是一個單位或企業(yè)全部活動的真實記錄和寶貴財富，是其資產(chǎn)的依據(jù)和憑證，屬共家所有。一個單位的檔案真實 地記錄了該單位成立、成長和發(fā)展的過程，同時也是國家資產(chǎn)清理、登記、評估工作的重要依據(jù)，具有十分重要的歷史價值和現(xiàn)實價值。做好機(jī)構(gòu)改革過程中檔案接收工作，是檔案工作為機(jī)構(gòu)改革 服務(wù)，確保機(jī)構(gòu)改革順利進(jìn)行的需要；也是防止檔案資源 損毀和流失，確保檔案完整與安全的需要；還是維護(hù)社會、經(jīng) 濟(jì)發(fā)展歷史真實面貌的需要。

二、做好機(jī)構(gòu)改革中檔案處置工作的辦法及策略

（一）做好機(jī)構(gòu)改革單位檔案處置歸屬管理工作

機(jī)構(gòu)改革過程中，檔案的歸屬與流向問題是做好其處置工作的第一步，這也是保證各個檔案資料完整性的關(guān)鍵。具體而言：

1.保留、納入重新組建、撤銷建制的部門和單位，自變動之日起檔案全宗終止，檔案按專業(yè)要求規(guī)范整理后移交同級國家綜合檔案館。新組建機(jī)構(gòu)確因工作需要暫時保留涉改單位檔案的，必須書面報同級檔案行政管理部門同意，由新機(jī)構(gòu)按原全宗代管，實行封口管理，單獨保存和利用，達(dá)到規(guī)定年限（10年）后再移交同級國家綜合檔案館。

2.以原機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)組建、更名、職能優(yōu)化的部門和單位，繼續(xù)沿用原檔案全宗。

3.新組建機(jī)構(gòu)自成立之日起，形成的檔案由新設(shè)檔案全宗進(jìn)行管理。全宗號向同級國家綜合檔案館申請。

4.設(shè)在有關(guān)部門和單位的議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及由部門統(tǒng)一管理對外保留或加掛牌子的機(jī)構(gòu)，不單獨設(shè)檔案全宗，其檔案納入有關(guān)部門和單位檔案全宗管理。

5.因整合、優(yōu)化需要，原機(jī)構(gòu)的部分職責(zé)劃入其他機(jī)構(gòu)，劃入前履行該職責(zé)形成的檔案仍屬原檔案全宗，不得分散，不得擅自帶入新機(jī)構(gòu)。相關(guān)機(jī)構(gòu)需要利用該部門檔案的，檔案保管部門應(yīng)按照規(guī)定提供利用。

（二）明確機(jī)構(gòu)改革中檔案處置的主要內(nèi)容

1.檔案管理的內(nèi)容。要想做好機(jī)構(gòu)改革中的檔案處置工作，就必須要明確檔案管理的主要內(nèi)容和類型等等：文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、公務(wù)禮品檔案、音像檔案、實物檔案、電子檔案與數(shù)據(jù)等等，檔案和類型不同，所包涵的內(nèi)容也不一樣，比如說公務(wù)禮品檔案不但包括一些實物性禮品，而且還必須要保留其文字說明材料和附件，卻又與實物檔案有著本質(zhì)性的區(qū)別。

2.資料管理。這些資料是單位在各種活動中所形成和記錄下來的，包括各種業(yè)務(wù)職能活動中形成的資料，以及本單位組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、公開出版發(fā)行物、圖書等。

3.檢索工具。檢索工具是檔案管理工作的前提，也是其規(guī)范性的保證，具體可以包括紙質(zhì)目錄、電子目錄、全宗卷等。

（三）檔案處置工作具體要求

1.迅速制定管理與處置方案。各涉改單位應(yīng)在本級機(jī)構(gòu)改革方案正式公布后盡快制定本單位檔案管理與處置方案，并經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后實施。檔案管理與處置方案內(nèi)容包括：檔案工作負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和人員安排，檔案收集、整理的要求，檔案清點、交接程序及日常的保管、利用要求等。

2.全面收集清點。各涉改單位應(yīng)根據(jù)本單位的檔案管理與處置方案，及時清點檔案，統(tǒng)計檔案門類、數(shù)量。對照本單位的文件材料歸檔范圍，結(jié)合單位主要職能，清查散存在各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和個人手上的文件材料，并進(jìn)行登記造冊，做到應(yīng)收盡收。收集清點的檔案形成時間截止到組建的新機(jī)構(gòu)成立之前。

3.認(rèn)真組織鑒定整理。各涉改單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家和行業(yè)的有關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對所有檔案進(jìn)行鑒定整理，并編制好檢索工具，完善全宗卷，方可移交給同級國家綜合檔案館或組建的新機(jī)構(gòu)。組建的新機(jī)構(gòu)成立之前形成的文件材料歸入原機(jī)構(gòu)檔案全宗，由各涉改單位負(fù)責(zé)整理；組建的新機(jī)構(gòu)成立之后形成的文件材料，由組建的新機(jī)構(gòu)收集整理歸檔。各涉改單位機(jī)構(gòu)改革期間，嚴(yán)禁銷毀任何檔案。

4.嚴(yán)格規(guī)范處置手續(xù)。各涉改單位應(yīng)嚴(yán)格履行檔案處置交接手續(xù)。一是規(guī)范內(nèi)部移交手續(xù)，對散存在單位各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和個人手中的檔案，由單位檔案室統(tǒng)一接收，辦理交接手續(xù)。二是規(guī)范向同級國家綜合檔案館或新機(jī)構(gòu)移交手續(xù)，移交工作應(yīng)在交接雙方分管檔案工作的負(fù)責(zé)人主持下，確認(rèn)無誤后，雙方在交接文據(jù)上簽字，一式三份，由交接雙方分別存入各自全宗永久保管，1份交同級檔案行政管理部門備案。檔案處置工作應(yīng)在新組建機(jī)構(gòu)成立之日起2個月內(nèi)完成。

三、做好機(jī)構(gòu)改革檔案處置工作的監(jiān)督

各級黨委政府應(yīng)把檔案處置工作作為評估機(jī)構(gòu)改革工作是否落實到位的重要指標(biāo)，加強(qiáng)檢查與督促，組織精干力量做好檔案處置的各項工作，督促有關(guān)單位按時保質(zhì)移交檔案，防止因接收不及時出現(xiàn)檔案遺失等問題，確保國家檔案資源齊全完整和安全。并且涉改單位在檔案處置過程中應(yīng)確保檔案處置經(jīng)費，才保障檔案處置工作順利進(jìn)行。對拒不按國家規(guī)定處置和移交檔案的單位和個人，依法追究單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員責(zé)任。

四、結(jié)束語

總而言之，在機(jī)構(gòu)改革的同時，也給單位的檔案管理工作帶來了很大的變化，我們只要從機(jī)構(gòu)改革的現(xiàn)狀出發(fā)，制定科學(xué)合理的檔案處置管理工作規(guī)劃。保證在檔案處置工作中不丟失、損毀、泄密，維護(hù)社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史的完整性。