關(guān)于檔案管理工作存在的問題及其對策

賈麗芳

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

一、檔案管理工作的認(rèn)識

社保檔案就是社會保障檔案,是社會保障體系中不可或缺的一員。在近幾年的努力奮斗下,我國在社保檔案的管理上取得了一定的成效,在與許多部門積極合作,共同努力下,逐漸形成了適合社會主義社會民生發(fā)展的獨(dú)特體系?，F(xiàn)如今,由于電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及,社保檔案已經(jīng)實(shí)行了電子信息化,很多信息百姓們利用計算機(jī)在網(wǎng)上就可獲知。使得行政部門和一些社會保障機(jī)構(gòu)節(jié)省了很多的工作步驟,提高了辦事效率。

二、我國檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作存在的問題

我們國家實(shí)行的檔案管理制度存在著一些不合理的地方。在我們國家有很多的部門,大家各司其職,都在自己的崗位上努力工作,但因為部門的多樣化,使得我國的社會保障制度,形成了分散型的制度。養(yǎng)老的歸一個部門管,發(fā)福利的歸另一個部門管,發(fā)保險還有自己相應(yīng)的政府部門去負(fù)責(zé),這樣如此多的管理機(jī)構(gòu),對于公民來說只有一個人,當(dāng)公民使用自己的檔案去 相關(guān)事務(wù)的時候,各種問題和矛盾就會浮出水面。例如：因為我國的管理機(jī)構(gòu)分化的過于細(xì)致,導(dǎo)致我們在了解一個公民檔案管理情況時就需要跑多個地方,許多部門,這樣不僅會給政府部門增加工作量,也會給許多公民,帶來許多麻煩,并需要付出許多時間。另一方面,由于檔案管理工作過于分散,也會給國家對人才管理造成一定的影響,例如,一些下崗職工就會在就業(yè)問題中引發(fā)問題,這是由于工人或職工下崗以后,國家為了保障他們最基本的生活標(biāo)準(zhǔn),就會按照國家規(guī)定,對每一個下崗職工,每人發(fā)放一筆保障金,使他們在生活上得到基本的保證,以免出現(xiàn)問題。但是,也會有一些職工下崗后,他們憑借自己多年的經(jīng)驗,經(jīng)過努力奮斗,他們又可以重新回到工作崗位上。這時候問題就出現(xiàn)了,下崗的職工又有了工作,也就是說他們又有能力可以保障自己的生活,那么國家通過認(rèn)證調(diào)查以后,就應(yīng)該停止繼續(xù)對這些職工發(fā)放生活保證金?？墒?就是因為這種分散性的檔案管理工作,沒有辦法及時的反映他們的這種情況,因此也沒有解決這方面的問題,這就使再就業(yè)的職工們,依然可以拿著國家的保證金,郵政的另一份工作的薪酬,這樣,就會使國家財力受到損失,造成資源的浪費(fèi),另一方面,真正需要的人又會因此被耽擱,這樣就會影響他人利益,也會使民眾的利益,不能得到保障,這就會影響社會的和諧穩(wěn)定。

(二)檔案管理制度的不完善

因為我們國家實(shí)行社會保障制度的時間較短,因此,當(dāng)前的社會保障體系還不完善,由于制度的不完善,就會導(dǎo)致一些行政主管部門對社保檔案的忽略,就會使一部分檔案管理工作人員得不到重視,使檔案管理者沒有信心,沒有足夠的意識到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大,盡管管理人員的工作環(huán)節(jié)得到改變,但是,雖然在計算機(jī)的調(diào)節(jié)下得到變化,但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會感覺到枯燥,乏味,而且工作任務(wù)也很煩累。又因為在檔案管理工作上,國家沒有給出一定的評判標(biāo)準(zhǔn)和績效,檔案管理機(jī)構(gòu)又過于細(xì)化,因此,盡管檔案管理工作者會對工作要求嚴(yán)格,但由于行政部門的不重視,使檔案管理工作無法更好地為社會穩(wěn)定作出較大的貢獻(xiàn)。

(三)利用現(xiàn)代的計算機(jī)技術(shù)

現(xiàn)在,我們已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代,計算機(jī)的使用,使得檔案管理工作可以更好地保存和存儲。但是,即使計算機(jī),互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)達(dá)到普及的階段,但檔案管理依然存在著很多問題。形成的原因很簡單,依然是政府機(jī)構(gòu)的分散性。因為各個政府機(jī)構(gòu)都有自己;的組織和行為準(zhǔn)則,行為規(guī)范,彼此間很少有能資源共享的系統(tǒng)。分散的部門間互又缺乏信任,這就使彼此間的系統(tǒng)筑起堡壘,難以使得資源智能交換或共享利用。

(四)對檔案管理統(tǒng)一管理

由于沒有對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的管理,對檔案管理也沒有給出固定的要求。國家在檔案管理的這一方面出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺乏管理。我們國家曾在1992年制定過《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》。隨著時代的發(fā)展和社會的變遷,國家的制度中的條款已經(jīng)不再適合現(xiàn)代檔案管理工作了,因此,在地方的一些機(jī)構(gòu)中,他們自己制定了一些檔案管理的標(biāo)準(zhǔn),這就使檔案的管理工作更加混亂,增加了檔案管理工作的難度。

三、加強(qiáng)檔案管理的對策和建議

（一）制定統(tǒng)一國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

應(yīng)該制定統(tǒng)一國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn),要由國家出面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),把一些沒有必要存在的機(jī)構(gòu)及時撤銷,節(jié)約資源,讓資源可以高效的利用。同時,也應(yīng)該引進(jìn)國家的法律法規(guī),使檔案管理的各個層級可以有序工作,減少出現(xiàn)混亂情況,讓檔案管理工作可以標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化。同時,也應(yīng)該自覺的接受政府、民眾和輿論的監(jiān)督,使檔案管理的工作更加科學(xué)化,透明化。促進(jìn)社會的和諧穩(wěn)定。

（二）積極宣傳檔案知識

應(yīng)積極的對民眾宣傳關(guān)于檔案的知識。在計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時代,政府可以通過報紙,報刊,電視新聞以及網(wǎng)絡(luò)上的微博、貼吧等,進(jìn)行大力的宣傳,讓檔案工作的重要性不斷深入民心,這樣就可以加快促進(jìn)社會的和諧與穩(wěn)定。

總之，國家要加強(qiáng)對檔案的管理工作的重視,對檔案管理工作要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,這樣就可以使各個政府部門之間在檔案管理方面聯(lián)合起來,可以使其達(dá)到資源共享,使檔案管理工作更加的完善,讓檔案管理工作更好的為民眾服務(wù)。同時引進(jìn)相關(guān)的檔案法律法規(guī),對檔案管理工作做到更加的規(guī)范,使檔案管理工作更加的科學(xué)合理,加深民眾對政府的好感,促進(jìn)社會的和諧與穩(wěn)定。