試論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用方法

盧彥剛

（山東曹縣發(fā)改局，山東 曹縣 274400）

引言：現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，機(jī)構(gòu)的模式以及內(nèi)部的運(yùn)行管理體制均需要進(jìn)行調(diào)整。事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的要求。同時(shí)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)云計(jì)算技術(shù)持續(xù)發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理工作提供了全新的思路。如何將現(xiàn)代化的方式應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中，成為了一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化管理注意事項(xiàng)

（一）網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理階段面臨的最為嚴(yán)重的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級(jí)，在此過(guò)程中，檔案的信息化管理重視安全性與可靠性。但是，在實(shí)際的管理過(guò)程中，大部分事業(yè)單位檔案管理者并沒(méi)有掌握最新的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。在工作中僅能夠?qū)σ?guī)律性的檔案進(jìn)行設(shè)計(jì)，如果出現(xiàn)問(wèn)題則會(huì)造成巨大的損失[1]。

（二）文檔分離

文檔分離問(wèn)題也是事業(yè)單位檔案管理中較為嚴(yán)重的一項(xiàng)問(wèn)題。此種模式下，文檔前期管理工作階段的文件和后續(xù)管理工作中的管理標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，導(dǎo)致了檔案在存儲(chǔ)和調(diào)用中相互獨(dú)立，文檔分離問(wèn)題較為嚴(yán)重。文檔分離問(wèn)題不僅會(huì)增加文檔管理工作的難度，而且對(duì)于信息資源的安全性也會(huì)產(chǎn)生重大影響。工作人員需要耗費(fèi)更多的精力，增加了管理工作任務(wù)量。

（三）設(shè)備利用

目前，我國(guó)大部分地區(qū)的事業(yè)單位都推行了新型檔案管理模式，并為此購(gòu)入了一大批新型的檔案管理設(shè)備。但是，在實(shí)際推廣階段，由于事業(yè)單位內(nèi)部專業(yè)技術(shù)人員不足，對(duì)于檔案室內(nèi)部的設(shè)備進(jìn)行應(yīng)用中，不能展現(xiàn)出最新的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。由此導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理功能單一，大量的人力、物力和財(cái)力沒(méi)有得到充分利用。在今后的管理工作中，事業(yè)單位不僅要重視新型設(shè)備的投入，還需要注意引進(jìn)復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才，并對(duì)內(nèi)部的工作人員進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，確保事業(yè)單位檔案管理能夠朝向現(xiàn)代化和專業(yè)化的方向發(fā)展，提高管理水平。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化方式的利用方法

（一）存儲(chǔ)技術(shù)

事業(yè)單位檔案管理工作與現(xiàn)代化管理機(jī)制相互結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公環(huán)境的構(gòu)建。此種模式下，檔案管理工作能夠獲得最大的效益。對(duì)于事業(yè)單位而言，使用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息存儲(chǔ)技術(shù)，可以構(gòu)建全新的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。將傳統(tǒng)的大數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行整理和重新錄入，實(shí)現(xiàn)了檔案有關(guān)的文字、圖片、音頻和視頻資料的一體化管理。同時(shí)此種管理模式還提高了檔案管理的多元性，強(qiáng)化了檔案管理資源儲(chǔ)備效果。在新型存儲(chǔ)技術(shù)的支持下，工作人員在抓取信息時(shí)能夠更快速地獲得有效的資料，提高了信息數(shù)據(jù)讀取的速率，確保事業(yè)單位檔案管理結(jié)構(gòu)能夠達(dá)到最優(yōu)化的效果[2]。此外，在檔案管理工作中，工作人員還可以借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，確保檔案維護(hù)管理責(zé)任落實(shí)到位，使現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)需求與管理效率并行發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了資源共享的目標(biāo)。

（二）庫(kù)房管理

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的檔案工作已經(jīng)開(kāi)始融入一些現(xiàn)代化手段，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的現(xiàn)代建設(shè)。部分事業(yè)單位為了滿足自身發(fā)展的需求，已經(jīng)積極參與到局域網(wǎng)的建設(shè)中，努力構(gòu)建具有信息化和系統(tǒng)化特征的網(wǎng)絡(luò)信息共享模型，維護(hù)科室間檔案管理工作的處理效率。新型信息化管理手段為事業(yè)單位檔案庫(kù)房的管理提供了建設(shè)思路，借助資源共享模式可以實(shí)現(xiàn)實(shí)體庫(kù)房向數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)模式轉(zhuǎn)變。數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建可以滿足事業(yè)單位內(nèi)部的各個(gè)科室工作的需求，配合聲音、圖像和影像等多媒體技術(shù)優(yōu)勢(shì)，可以提高檔案資料存儲(chǔ)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，為后續(xù)的管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）網(wǎng)絡(luò)體系

為了有效地提高事業(yè)單位檔案管理效率，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員要在使用現(xiàn)代化管理方式的同時(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)發(fā)展體系的建立，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管目標(biāo)。在現(xiàn)代化發(fā)展階段，事業(yè)單位若想實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的可持續(xù)化發(fā)展，就要積極推動(dòng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。原本事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)化模式中，信息處理效率得到了提升，信息資源的容量也得以擴(kuò)大。但是，在此環(huán)節(jié)容易，容易出現(xiàn)信息泄露等安全問(wèn)題。對(duì)此，工作人員要積極構(gòu)建安全穩(wěn)定的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，確保資源利用水平和使用安全均能達(dá)到實(shí)際的管理需求。

（四）輔助業(yè)務(wù)

除了上述幾種方法之外，事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方法的應(yīng)用還以為單位開(kāi)展輔助業(yè)務(wù)。檔案管理工作的內(nèi)容和信息資料較為繁雜，傳統(tǒng)的管理模式和管理機(jī)制無(wú)法有效的滿足事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的需求。所以，借助現(xiàn)代化的管理工作手段對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)化管理，可以提高輔助業(yè)務(wù)管理水平。比如，我國(guó)深圳市檔案局在使用過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)管理中，構(gòu)建了輔助業(yè)務(wù)系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以對(duì)檔案的立檔單位、計(jì)劃進(jìn)館日期、指導(dǎo)人等信息進(jìn)行輸入，隨后可以完成制作成進(jìn)館計(jì)劃表，并實(shí)現(xiàn)輸出。在輔助業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，工作人員可以根據(jù)指導(dǎo)人員的授權(quán)完成檔案增減和刪改管理，提高了管理工作的效率。

總結(jié)：綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作中仍舊存在一些不足之處，對(duì)此，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，以現(xiàn)代化方式不斷對(duì)事業(yè)單位檔案管理的模式進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。將現(xiàn)代理念和技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中，精準(zhǔn)把握事業(yè)單位檔案管理工作的切入點(diǎn)，轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理理念，提高工作效率，以此推動(dòng)事業(yè)單位逐步朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展。