事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與解決措施

杜顏

（牡丹江市人民政府政務(wù)信息化中心,黑龍江 牡丹江 157000）

一、事業(yè)單位檔案管理工作中的現(xiàn)實(shí)情況分析

近幾年來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作在上級(jí)組織部門的監(jiān)督管理下，有了一定的進(jìn)步，但在一些事業(yè)單位中也存在著一些突出問題亟待解決主要有以下幾點(diǎn)。

1.是檔案材料歸檔不及時(shí)，不到位，檔案件嚴(yán)重缺失。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的特殊性,雜件和散件很多，每年需要?dú)w檔的材料比較多，這些散件包括事業(yè)單位年度考核登記表、工資晉升表、學(xué)歷學(xué)位材料更新、入黨材料、職稱晉升等。每年形成的這些材料要及時(shí)歸檔，否則就容易造成遺失。但是在收集過程中，一些檔案員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，對(duì)檔案材料分類不清，對(duì)平時(shí)工作中形成的材料不注意收集等問題，再加上態(tài)度不端正，對(duì)檔案重視程度不夠。造成收集的材料處于堆放的狀態(tài)，沒有進(jìn)行有效的整理。最終導(dǎo)致檔案中個(gè)別材料不全，嚴(yán)重的將會(huì)影響個(gè)別人員的提拔晉升。

2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，人員頻繁更換等問題。當(dāng)前，許多單位負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案重視度不高。隨意安排兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，管理人員也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的真?zhèn)螞]有鑒定能力，不具備從事檔案管理人員應(yīng)有的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.檔案管理硬件設(shè)施不齊全。擁有現(xiàn)代化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的硬件設(shè)施是做好檔案管理的前提，許多單位沒有規(guī)范的檔案室大多數(shù)都和辦公室在一起，無法進(jìn)行科學(xué)有效的管理。

4.信息技術(shù)應(yīng)用較低

事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化水平程度較低，現(xiàn)有的管理手段已經(jīng)不能滿足檔案的發(fā)展水平。有些單位經(jīng)費(fèi)問題或其它原因阻礙了檔案的發(fā)展方向。

二、如何解決檔案管理工作中的問題

1.健全和完善事業(yè)單位檔案管理制度。這項(xiàng)工作需要檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視，建立健全各項(xiàng)檔案責(zé)任負(fù)責(zé)制度，要根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定出符合自己?jiǎn)挝惶攸c(diǎn)的管理規(guī)章制度。設(shè)立專門的檔案資料室，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有序的管理。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升。對(duì)于檔案管理人員而言，要掌握時(shí)代脈絡(luò)，加強(qiáng)檔案專業(yè)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，這種培訓(xùn)要定期，定時(shí)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，需要及時(shí)將信息化的相關(guān)知識(shí)反饋給管理員。組織部門要及時(shí)將檔案管理方面的新知識(shí)，新政策反饋給檔案管理員，提升他們的業(yè)務(wù)知識(shí)水平。同時(shí)，也要增強(qiáng)事業(yè)單位其他人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)程度，將自己手中所有需要?dú)w檔的材料及時(shí)交到組織人事部門管理。設(shè)立專門管理員負(fù)責(zé)不能找兼職人員，也不要頻繁更換管理員，這樣容易造成對(duì)專業(yè)知識(shí)鉆研不夠。要想提高管理員的素質(zhì)和能力，就必須合理激發(fā)他們的工作積極性，做到人盡其才。

3.充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化在事業(yè)單位檔案管理中的作用。隨著網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，同時(shí)也為了提高檔案管理的效率，加強(qiáng)資料整理的及時(shí)性，方便資料的查詢，對(duì)于立卷文件的插入，變得更加方便和迅速。將電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中變得十分迫切。

4.認(rèn)真做好檔案管理的立卷歸檔工作。檔案管理員應(yīng)認(rèn)真做好檔案管理的基礎(chǔ)工作包括收集、整理、分類、裝訂、目錄更新等日常工作。檔案材料在收集過程中要及時(shí)按類別排序進(jìn)行有效分類，在干部檔案的整理工作中，我們做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編號(hào)有序、目錄清楚、裝訂整齊標(biāo)準(zhǔn)。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。同時(shí)裝訂也要用專業(yè)的設(shè)備進(jìn)行，裝入后要將檔案目錄同時(shí)更新，這樣有利于檔案的立卷歸檔。做好基礎(chǔ)工作是檔案管理的重中之重。

5.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的充分認(rèn)識(shí)。為了能夠從根本上保證人事檔案管理工作的有效進(jìn)行，單位的主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案的監(jiān)督管理的力度，必須將人事檔案工作納入重點(diǎn)工作來抓。建立檔案管理工作小組，主管領(lǐng)導(dǎo)任負(fù)責(zé)人，每個(gè)人負(fù)責(zé)不同的工作，那個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就找負(fù)者人員，這樣的監(jiān)督機(jī)制才能確保工作的順利進(jìn)行。

檔案管理工作是單位管理中不可或缺的要素，提高檔案管理人員的素質(zhì)及與信息技術(shù)相融合是做好檔案工作的前提保證。