基于教務(wù)管理系統(tǒng)的高校教務(wù)工作優(yōu)化與創(chuàng)新*

魏家駿 （華北科技學(xué)院）

在我國，由于教學(xué)管理模式的不同，各高校的教務(wù)管理系統(tǒng)都有自身的特點，但大致功能不盡相同，國內(nèi)高校的教學(xué)工作核心內(nèi)容就是教務(wù)管理工作。多數(shù)高校都使用著各類教務(wù)管理系統(tǒng)客戶端來幫助學(xué)校管理教務(wù)日常工作。一般的教務(wù)管理系統(tǒng)分為10 到12 個功能大區(qū)，在功能上，教務(wù)管理系統(tǒng)的模塊劃分大同小異，大都匯集了學(xué)生學(xué)籍、教學(xué)安排、考試、教材、考評、成績、畢業(yè)等相關(guān)業(yè)務(wù)的功能。而在基于教務(wù)管理系統(tǒng)的傳統(tǒng)的管理模式中，一種是教務(wù)處或相關(guān)的職能部門在對一些基礎(chǔ)工作做了分工以后，由人工完成了大量的前期數(shù)據(jù)儲備工作，再通過工具導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)；再一種是人工完成數(shù)據(jù)儲備工作后一一錄入系統(tǒng)。但歸根結(jié)底，繁瑣的前期工作是不可避免的，審核通過手工校驗，工作量大且繁，數(shù)據(jù)的完整性也不能得到充分保證。條件到位經(jīng)費充足的高校，依托自身校園網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合本校教務(wù)管理實際情況，拉攏計算機人才自行開發(fā)各管理模塊，甚至可以做到打通各類管理平臺，形成信息一體化的大行政管理平臺；條件差的高校，就只能購買使用單機版的教務(wù)管理系統(tǒng)，僅實現(xiàn)其中一些相關(guān)的模塊，其余教務(wù)管理環(huán)節(jié)，很多公司都是單獨收費且不開放數(shù)據(jù)接口，這些高校只能使用計算機對信息進行簡單管理，教務(wù)科內(nèi)各模塊管理人員通過專用客戶端界面對各模塊進行操作，但在各教學(xué)單位與教務(wù)處各科室之間沒有信息交互的手段。還是依仗著QQ、微信、內(nèi)部網(wǎng)站等渠道傳遞信息，教務(wù)管理系統(tǒng)只能成為信息匯總和省力辦公的一個小工具。

一 教務(wù)管理工作中存在的問題

（一）教務(wù)管理系統(tǒng)無法實時跟進制度

學(xué)校為了完善健全教學(xué)工作，會適時不斷地對政策做出調(diào)整，從而使學(xué)校教學(xué)管理工作能夠有序開展，但對于系統(tǒng)而言，之前的一些功能就會發(fā)生變化而得不到及時的更新，再由于各學(xué)校狀況不一，結(jié)合經(jīng)費等實際困難的情況，自身開發(fā)系統(tǒng)是很困難的，系統(tǒng)中體現(xiàn)的問題只能一拖再拖，可能很長一段時間才能改善小部分的模塊功能。于是就出現(xiàn)了管理混亂的現(xiàn)象，需要人為的做出調(diào)整，耗費了大量工作時間。

（二）人員變動引起的業(yè)務(wù)素質(zhì)不強

學(xué)校人員變動是一件很經(jīng)常的事，但就是一些業(yè)務(wù)性很強的崗位，職位、職稱、待遇等環(huán)節(jié)學(xué)校沒有給予一定的支持，在激勵機制不完善的情況下，很容易造成人員流失，一旦出現(xiàn)人員變動，新的教務(wù)管理員就需要從頭到尾對系統(tǒng)重新熟悉學(xué)習(xí)，學(xué)校沒有關(guān)注到此崗位的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)度。與此同時，針對已經(jīng)在職的教務(wù)管理員沒有進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致了教務(wù)管理員單純地工作，尚未將自身的能力和素質(zhì)進行提高。這期間不免會出現(xiàn)空檔期，工作銜接漏洞，更會引起教務(wù)管理效率直線下降。這樣的反復(fù)打擊容易造成各級教務(wù)管理工作不積極，互相推諉工作，使得管理出現(xiàn)混亂。

（三）教務(wù)管理職能有待細化

職能細化主要體現(xiàn)在現(xiàn)在的教務(wù)管理員與職能部門科室的分工，各職能部門與教學(xué)單位教學(xué)秘書的分工兩方面，主要是因為高校教師較多，教務(wù)管理人員只有一個，有限的人數(shù)無法掌握各個教師的工作狀況，無法掌握各個學(xué)院的教學(xué)環(huán)節(jié)時間節(jié)點。若再對某個時間節(jié)點該由誰去完成系統(tǒng)內(nèi)那部分信息的更新沒有一個非常明確的設(shè)計，則無法有效地科學(xué)地對所有教學(xué)活動進行妥善的管理。一般來講，學(xué)校教務(wù)管理員是不負責(zé)主要業(yè)務(wù)的，而是在出現(xiàn)業(yè)務(wù)矛盾無法順暢解決時去處理或及時向技術(shù)部門反映問題，但在實際操作中，教務(wù)管理員往往由于權(quán)限大，不知不覺就干了很多不該自己去干的事情，這樣雖省去了教學(xué)秘書很多事務(wù)，但也造成了一些不必要的麻煩。

（四）教務(wù)管理系統(tǒng)自身的不足

市面上多數(shù)的教務(wù)管理系統(tǒng)是通過一些權(quán)限的限制實現(xiàn)分層分級管理的，但這些權(quán)限開關(guān)往往是軟件開發(fā)公司在做，對于條件一般的學(xué)校而言，學(xué)校只能在購買軟件的基礎(chǔ)上，構(gòu)思自己的管理體系應(yīng)該如何運轉(zhuǎn)，還要通過單位的政策調(diào)整考慮系統(tǒng)如何配合政策，如何做到人機合一，很大程度上做不到人性化服務(wù)，對于軟件商來講，數(shù)據(jù)接口和任何一部分單獨開發(fā)的模塊都是要加收高額費用的，對于一般的學(xué)校來講，很大程度上無法承受這樣的經(jīng)濟壓力，可能單位有專業(yè)開發(fā)的人員卻因各種限制無法自行開發(fā)相應(yīng)功能。對于一些條件較好的學(xué)校而言，系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)據(jù)接入自己隨時調(diào)整不存在問題，然而因為不是同一標(biāo)準(zhǔn)的軟件，從管理層面看，反而會出現(xiàn)一些溝通不順暢、理解差異引起的系統(tǒng)與制度不符現(xiàn)象，管理者和開發(fā)者站的角度不同，做出來的東西就不一樣，可能會出現(xiàn)因一些功能簡化而忽略了必要流程等問題。

(五)系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理不便

教務(wù)管理系統(tǒng)中幾乎每一個數(shù)據(jù)都會關(guān)聯(lián)很多功能，一旦關(guān)聯(lián)成功，無法改動，但眾所周知，高校的很多課程類數(shù)據(jù)會隨著人才培養(yǎng)方案的改動而發(fā)生變化，因此，在每出一版人才培養(yǎng)方案后，教務(wù)系統(tǒng)中就必須全套更換課程信息等數(shù)據(jù)，但一般的教務(wù)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的導(dǎo)入功能僅限于使用初期大數(shù)據(jù)準(zhǔn)備性導(dǎo)入，無法實現(xiàn)更新導(dǎo)入，這是因為課程信息的很多詞條實際上是重復(fù)的，造成導(dǎo)入工具不識別，因而導(dǎo)致導(dǎo)入失敗。導(dǎo)入功能不能順利使用，就造成了大量時間的浪費，管理員要手動錄入每一門新方案中的課程信息，既不便于管理也花費大量時間做一些毫無意義的重復(fù)性工作。

二 高校教務(wù)管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新

（一）加強制度學(xué)習(xí)，優(yōu)化管理流程

學(xué)校日益發(fā)展，相關(guān)的規(guī)章制度也會隨之而優(yōu)化，這時，對于教務(wù)管理員來說，必須適時跟進制度的學(xué)習(xí)，深入理解制度精髓，主動挖掘可優(yōu)化管理的方式方法，對于條件允許的學(xué)校，教務(wù)管理員在對規(guī)章制度跟進后，要對系統(tǒng)可優(yōu)化的模塊功能做出詳細說明，并與開發(fā)人員深入溝通，反復(fù)測試，并對分級分支管理人員進行調(diào)研和意見征求，完善新版教務(wù)系統(tǒng)并提出新的操作手冊。對于條件一般的學(xué)校，軟件是輕易改變不了的，所以就只能從管理方式方法做出適應(yīng)調(diào)整，例如加強管理，完善審批流程，細化責(zé)任，模塊化負責(zé)制。明確每個人每個時間段的具體職責(zé)，保證在系統(tǒng)缺陷的情況下，通過人機配合較好的完成教務(wù)管理工作。

（二）減少人員變動，完善激勵機制

以我校舉例，教務(wù)管理員崗位從12年至今已更換6 人，其中4 人辭職，2 人調(diào)崗，離職的時間均在一年左右，均是剛剛熟悉一輪完整的流程就選擇離職。教務(wù)管理員在本就繁雜且隨時可能會加班的崗位上缺乏激情和動力，因此，在高校的教務(wù)管理工作過程中，要有適當(dāng)?shù)募顧C制去激發(fā)教務(wù)管理員的主動性與創(chuàng)造性，減少特殊崗位人員的變動，在制定政策的同時要征求該崗位的意見與建議，并充分考慮完善一套激勵機制。

（三）完善管理流程，細化職責(zé)范圍

以我校為例，我校教務(wù)處現(xiàn)分為綜合科、教學(xué)質(zhì)量科、考務(wù)與學(xué)籍管理科、實踐教學(xué)科、教務(wù)科以及教學(xué)改革辦公室，13 個教學(xué)單位各設(shè)教學(xué)管理科。實施校院二級管理，其中教務(wù)處統(tǒng)籌進行教學(xué)管理制度建設(shè)、教務(wù)辦公規(guī)范、教務(wù)系統(tǒng)維護、人才培養(yǎng)方案、理論實踐課程體系、理論實踐課程建設(shè)、編制課表、調(diào)停代課管理、教室資源配置、教材征訂發(fā)放、數(shù)字資源應(yīng)用課程考核、校內(nèi)外考試、學(xué)籍學(xué)位、雙學(xué)位管理、輔修專業(yè)，將具體業(yè)務(wù)權(quán)限下放給各二級學(xué)院，教務(wù)處負責(zé)總體審核把關(guān)、監(jiān)控屏評估。

（四）創(chuàng)新教務(wù)管理，共享信息化服務(wù)

教務(wù)管理工作是學(xué)校教學(xué)活動的中樞神經(jīng)，往往牽一發(fā)而動全身，隨著科技進步，系統(tǒng)應(yīng)不僅僅局限于單純的“系統(tǒng)”，需要將各個渠道的信息全部打通，在滿足日常教學(xué)管理基本要求的同時，要實現(xiàn)人機交互、實現(xiàn)資源共享、實現(xiàn)靈活的大數(shù)據(jù)儲存分析。融合各類社交手段、辦公軟件。以最瘦小的機身完成最繁雜的工作，并提升用戶興趣，提高管理質(zhì)量、提升管理能效。在此將本人實際工作中遇到的可創(chuàng)新點舉例說明：

第一，在實際工作中，在人才培養(yǎng)課程編碼過程中，利用Excel 的vlookup 等函數(shù)輕松完成了以往人工編碼排流水號等大量工作，而這項功能完全可以放在系統(tǒng)里，根據(jù)設(shè)定自動生成編碼，互不干涉。

第二，校院二級管理中，教務(wù)處在完成準(zhǔn)備工作后往往需要通過各類通信手段來提醒教學(xué)單位下一步指令，教學(xué)秘書完成后又通過各類通信手段再反饋給教務(wù)處。這項功能也完全可以放入系統(tǒng)，在教務(wù)處某項任務(wù)節(jié)點時通過系統(tǒng)直接發(fā)送任務(wù)給下一步操作人及步驟，當(dāng)任務(wù)完成時發(fā)送一個完整的統(tǒng)計信息反饋給教務(wù)處。

第三，考試完畢后學(xué)生會有評教，與此同時，系統(tǒng)可以將學(xué)生卷面進行大數(shù)據(jù)分析，學(xué)生也可將考試的難易程度進行反饋并由系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，如此既通過人機交互反映出了問題，也對教學(xué)管理進行了總結(jié)。

（五）數(shù)據(jù)分批存儲，智能信息提取

在日常的高教管理中，每一學(xué)年甚至每一學(xué)期的大量數(shù)據(jù)都有一定的共性，例如每學(xué)期開設(shè)的課程是固定的。雖然一條數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到了軟件功能，我們可以通過這些共性作為數(shù)據(jù)的屬性識別出相同數(shù)據(jù)，并提取當(dāng)前學(xué)年或?qū)W期的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。這樣，在教務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整理時，可通過每學(xué)期一包數(shù)據(jù)進行分類，這樣既方便了管理，也為廣大管理員能將大量數(shù)據(jù)進行導(dǎo)入提供了條件。在數(shù)據(jù)整理時，只需要將不同屬性的詞條標(biāo)記，并通過導(dǎo)入工具進行數(shù)據(jù)導(dǎo)入，這樣便省去了大量人工錄入與校對的時間，使高教管理工作提升效率。

高校教務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要關(guān)聯(lián)，但也要適當(dāng)?shù)剡M行分離分類，例如每一年的數(shù)據(jù)單獨存儲單獨抓取，這樣就能通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入等手段完成一些復(fù)雜的數(shù)據(jù)錄入工作；高校的教務(wù)管理工作要合理地利用教務(wù)管理系統(tǒng)，也要根據(jù)各類環(huán)境政策的變化進行適時的調(diào)整和優(yōu)化。