財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理研究

謝瑤華/浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

財務(wù)共享模式是一種區(qū)別于傳統(tǒng)財務(wù)管理的全新模式，其實(shí)質(zhì)是企業(yè)在信息技術(shù)背景下，將各分公司或子公司的大量財務(wù)工作交由財務(wù)共享中心來處理，因而這一模式能夠提供流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)管理服務(wù)。在財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理發(fā)生了變化，與傳統(tǒng)會計檔案管理相比出現(xiàn)了新特點(diǎn)、新問題，筆者就此進(jìn)行分析，并提出在財務(wù)共享模式下加強(qiáng)企業(yè)會計電子檔案管理的若干對策。

1 財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理的特點(diǎn)

財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理，將會計信息系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)串聯(lián)、集成，并對會計電子檔案進(jìn)行收集、分析、處理、匯總、利用?；谪攧?wù)共享模式的企業(yè)會計電子檔案管理呈現(xiàn)出便捷性、實(shí)時性和高效性的特點(diǎn)。一是便捷性。企業(yè)通過影像管理系統(tǒng)對收集來的原始會計憑證進(jìn)行掃描后上傳至財務(wù)共享云平臺，在云平臺上企業(yè)利用會計信息系統(tǒng)如用友、金蝶、SAP等對原始憑證進(jìn)行處理生成電子會計憑證，再對電子會計憑證進(jìn)行處理生成各類賬表，如現(xiàn)金日報表、總賬、明細(xì)賬、多欄式明細(xì)賬等，最后生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等各類報表。此外，在財務(wù)共享模式下，企業(yè)與銀行的聯(lián)接方式發(fā)生變化，企業(yè)可直接通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)獲得完整的銀行電子回單，并根據(jù)銀行電子回單生成會計電子憑證，實(shí)現(xiàn)電子對賬。

二是實(shí)時性。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時更新，而在財務(wù)共享模式下原始會計憑證通過掃描上傳到云平臺，可即時生成會計電子憑證并在系統(tǒng)中生成各類報表，為決策提供服務(wù)。以費(fèi)用報銷流程為例，首先，員工在出差時通過信用卡消費(fèi)產(chǎn)生的費(fèi)用數(shù)據(jù)，能夠?qū)崟r傳遞到企業(yè)云平臺上。其次，員工在報銷費(fèi)用時根據(jù)報銷內(nèi)容選擇特定模塊，并根據(jù)報銷金額以及報銷事項(xiàng)進(jìn)行填寫；財務(wù)部門只需將云平臺上的數(shù)據(jù)與員工填寫的報銷事項(xiàng)進(jìn)行核對，如信息一致即可將這部分?jǐn)?shù)據(jù)傳遞到銀行系統(tǒng)中，由銀行完成費(fèi)用支付。最后，企業(yè)云平臺的會計信息系統(tǒng)根據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)自動生成相應(yīng)會計電子憑證，進(jìn)而生成會計電子檔案。

三是高效性?；谪攧?wù)共享模式的企業(yè)會計電子檔案管理，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)會計電子檔案收集、處理、分析、利用的一體化，檔案管理具有高效性。而傳統(tǒng)的會計檔案管理要耗費(fèi)大量的時間與精力，如需要打印大量的電子憑證。

此外基于財務(wù)共享模式下的會計電子檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息一體化管理。具體來說，會計電子檔案可以在企業(yè)不同部門（如采購部門、銷售部門、倉儲部門、財務(wù)部門等）之間傳遞，如采購部門進(jìn)行采購時，采購員在采購系統(tǒng)生成采購訂單、采購到貨單、采購發(fā)票等，其中采購發(fā)票傳遞至財務(wù)部門的總賬系統(tǒng)，采購到貨單傳遞至倉儲部門生成采購入庫單。不同單據(jù)在不同部門之間傳遞，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時共享。

2 財務(wù)共享模式下會計電子檔案管理存在的問題

其一，會計電子檔案存儲存在較大風(fēng)險。首先，計算機(jī)系統(tǒng)存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患。傳統(tǒng)會計電子檔案只需實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，而基于財務(wù)共享的會計電子檔案則必須實(shí)現(xiàn)外網(wǎng)連接，在外部網(wǎng)絡(luò)中會計電子檔案信息存在較高的被竊取、被人為篡改或刪除的風(fēng)險，且不法行為一旦發(fā)生還不容易被發(fā)現(xiàn)。

其二，信息系統(tǒng)接口無法對接。基于財務(wù)共享的會計電子檔案信息在不同系統(tǒng)（會計信息系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)）之間進(jìn)行傳遞，若不同系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)無縫對接，則系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息無法傳遞，財務(wù)共享很難真正實(shí)現(xiàn)。因此在架構(gòu)會計信息系統(tǒng)時，應(yīng)充分考慮數(shù)據(jù)信息在不同部門之間的傳遞，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的無縫傳遞。

其三，會計電子檔案管理制度不完善。很多企業(yè)高層管理人員思想觀念較為保守，沒有充分認(rèn)識到會計電子檔案對企業(yè)的重要性，故沒有制定工作制度，更沒有提供工作所需的人、財、物支持。

其四，會計檔案管理人員素質(zhì)不高。基于財務(wù)共享模式的會計電子檔案管理，對企業(yè)的會計檔案管理人員提出了更高要求。首先，會計電子檔案管理人員需要具備會計電子檔案管理的意識，但目前他們的工作思維仍停留在傳統(tǒng)的會計憑證、會計賬簿、會計報表等的管理上，缺乏對財務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)生過程中形成的會計檔案資料進(jìn)行管理的意識，造成的后果是會計電子檔案不能及時歸檔。其次，會計電子檔案管理涉及會計軟件應(yīng)用、管理系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的專業(yè)知識，需要會計電子檔案管理人員掌握這些知識，但他們普遍存在專業(yè)知識缺乏、知識結(jié)構(gòu)不合理等問題。

3 加強(qiáng)財務(wù)共享模式下會計電子檔案管理的若干對策

3.1 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)

配備保存會計電子檔案的專用機(jī)房，做到防火、防水、防震。加大計算機(jī)硬件及存儲設(shè)備的投入，配備先進(jìn)的計算機(jī)硬件設(shè)備，滿足會計電子檔案管理對硬件設(shè)備的要求。加大管理軟件的投入，及時與相關(guān)的研發(fā)企業(yè)如會計信息系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等的研發(fā)企業(yè)保持聯(lián)系，及時升級系統(tǒng)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，及時開展計算機(jī)系統(tǒng)病毒防范工作，如安裝殺毒軟件、安裝防火墻等，保證會計電子檔案存儲安全。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)接口對接

一直以來，如何將企業(yè)自身系統(tǒng)與財務(wù)共享中心云平臺實(shí)現(xiàn)無縫對接、建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)接口，是一個難題。浪潮集團(tuán)提出了企業(yè)信息系統(tǒng)與財務(wù)共享中心云平臺對接的解決方案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)系統(tǒng)與財務(wù)共享中心云平臺的對接；而中國聯(lián)通依托企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（即ERP系統(tǒng)），規(guī)范會計電子檔案的文件格式、接入頻率等，并制定會計電子檔案的接入標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)與云數(shù)字檔案館系統(tǒng)之間的無縫對接，使會計電子檔案順利歸檔。

3.3 制定完善的會計電子檔案管理制度

2015年財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》，新管理辦法與1999年施行的《會計檔案管理辦法》相比有很多新內(nèi)容，其中第七、八、九條對會計檔案管理進(jìn)行了新的規(guī)定，如規(guī)定單位內(nèi)部形成的會計電子檔案資料可僅以電子形式保存、附有電子簽名的單位外部形成的會計電子檔案也可僅以電子形式歸檔等；第十條至第十九條對會計檔案的歸檔、利用、保管、銷毀等進(jìn)行了明確。企業(yè)可根據(jù)新《會計檔案管理辦法》要求，積極建立會計電子檔案管理制度，明確會計電子檔案保管、借用和歸檔、備份等工作要求。比如建立會計電子檔案查閱制度，規(guī)定查閱會計電子檔案需得到財務(wù)部負(fù)責(zé)人的同意，并按照會計電子檔案查閱流程嚴(yán)格執(zhí)行，相關(guān)人員無特殊理由不得修改、刪除會計電子檔案；若確實(shí)需要修改會計電子檔案，修改后需重新進(jìn)行審核和歸檔。如中國聯(lián)通制定了《中國聯(lián)通數(shù)字檔案館檔案分類規(guī)則、歸檔范圍及保管期限規(guī)范》《中國聯(lián)通會計電子檔案歸檔范圍》等規(guī)則，確保企業(yè)會計電子檔案管理有序進(jìn)行；建立了嚴(yán)格的檔案安全權(quán)限控制系統(tǒng)，嚴(yán)格控制會計電子檔案的查閱權(quán)限，敏感的會計電子檔案只能通過辦理相關(guān)手續(xù)后查閱；還專門建立了數(shù)字檔案館系統(tǒng)，將會計電子檔案保存為SWF文件格式，確保文件只能瀏覽不能修改。

3.4 提高會計電子檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

在財務(wù)共享背景下，財務(wù)部門的一部分人員必將實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。據(jù)調(diào)查，一部分企業(yè)采取就地安置財務(wù)人員的辦法，一部分企業(yè)選擇部分優(yōu)秀的財務(wù)人員進(jìn)入財務(wù)共享中心，部分員工轉(zhuǎn)崗至企業(yè)其他部門如銷售部門等。對于留在財務(wù)部門或者進(jìn)入財務(wù)共享中心的人員，他們的一項(xiàng)重要工作任務(wù)就是要管理好企業(yè)電子會計檔案，因此首先要正確地認(rèn)識到會計電子檔案管理的重要意義，樹立正確的工作理念，并認(rèn)真學(xué)習(xí)《會計檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，不斷提升檔案管理業(yè)務(wù)能力。其次要懂得會計工作、會計軟件應(yīng)用、管理系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的專業(yè)知識，只有這樣才能勝任財務(wù)共享模式下的會計電子檔案管理工作。