數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案可信管理研究

王子鵬 潘 虹/江蘇開放大學(xué)

近年來，以信息化為基礎(chǔ)的科技創(chuàng)新正在深刻影響各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，檔案工作的對(duì)象和環(huán)境已經(jīng)從“紙與鐵”的傳統(tǒng)時(shí)代邁向“數(shù)與網(wǎng)”的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代[1]。隨著文件形成領(lǐng)域技術(shù)環(huán)境的巨大變化，檔案工作的管理對(duì)象亦隨之改變。在紙媒時(shí)代，檔案具有載體和信息統(tǒng)一的特質(zhì)，“白紙黑字”是這一特點(diǎn)的形象詮釋，檔案管理的重心在于檔案實(shí)體的有序化管理。數(shù)字時(shí)代，載體和信息可分離的電子文件成為檔案工作的管理對(duì)象。經(jīng)過多年的研究、探索與實(shí)踐，電子文件管理已經(jīng)進(jìn)入“答案多于問題的階段，在戰(zhàn)略、法律規(guī)范、管理體系、技術(shù)工具等方面都有了長足的發(fā)展和進(jìn)步”[2]，如浙江省“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”的行政審批電子文件歸檔管理模式即是典型例證。目前，人類正在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，越來越多的信息以低維度的數(shù)據(jù)形態(tài)存在，檔案工作的管理對(duì)象出現(xiàn)了數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案。所謂數(shù)據(jù)態(tài)，是指以數(shù)據(jù)顆粒存在并持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)形成的狀態(tài)，處于數(shù)據(jù)態(tài)的各系統(tǒng)其運(yùn)轉(zhuǎn)、接收、輸入、中間辦理等都是以數(shù)據(jù)交互方式進(jìn)行，數(shù)據(jù)態(tài)管理空間的主要管理對(duì)象為數(shù)據(jù)、規(guī)則、模型和本體等類型[3]。

2017年8月，加州大學(xué)爾灣分校（University of California, Irvine）取消了500多名中國留學(xué)生的入學(xué)資格（占錄取中國學(xué)生總數(shù)的45%），其中有290名學(xué)生因?yàn)槌煽?jī)證明有問題[4]。學(xué)生成績(jī)等學(xué)籍信息以數(shù)據(jù)態(tài)存儲(chǔ)于教務(wù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)容易被篡改，使成績(jī)偽造、學(xué)籍造假成為可能。近年來，中國留學(xué)生因上述原因被取消入學(xué)資格的事件時(shí)有耳聞，且這類事件的數(shù)量持續(xù)攀升，足見加強(qiáng)數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案可信管理的迫切性。筆者以高等院校檔案管理為案例，分析數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案管理存在的問題，以及加強(qiáng)可信管理的思路與方法。

1 數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案管理存在的問題

第一，業(yè)務(wù)系統(tǒng)未按歸檔要求設(shè)計(jì)構(gòu)建。目前高等院校使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，橫向上主要是為了推進(jìn)智慧校園建設(shè)而研發(fā)或采購的信息系統(tǒng)，縱向上則為上級(jí)部門配發(fā)、用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與上報(bào)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過程中，除非高校檔案部門強(qiáng)勢(shì)介入，一般來說業(yè)務(wù)部門沒有意識(shí)、更沒有動(dòng)力解決數(shù)據(jù)歸檔問題。除了辦公自動(dòng)化（OA）和檔案管理系統(tǒng)外，檔案部門很少參與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的研發(fā)和管理工作。對(duì)于數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案的管理問題，高校檔案部門要么尚未予以關(guān)注，要么對(duì)這個(gè)問題感到困惑。

第二，傳統(tǒng)歸檔方法不適用。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，并通過訪談、調(diào)研等方式了解其他高校數(shù)據(jù)歸檔情況，尚未發(fā)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)歸檔模式。在實(shí)踐中，如果檔案收集范圍表涵蓋的歸檔內(nèi)容業(yè)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無紙化處理，高校檔案部門通常要求業(yè)務(wù)部門打印相關(guān)頁面、加蓋印章后歸檔，這種借助傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔思路、試圖通過加蓋印章確保文件法律效力的做法，凸顯了數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案管理的困境。其一，數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案以數(shù)據(jù)庫格式存儲(chǔ)，離開業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法讀取，無法按照傳統(tǒng)版式電子文件管理模式歸檔。其二，上述歸檔模式可作為權(quán)宜之計(jì)，但經(jīng)不住推敲：在紙質(zhì)檔案形成前，信息通過數(shù)據(jù)庫臨時(shí)抽取的方式呈現(xiàn)在屏幕上，缺乏真實(shí)性、完整性保障；形成紙質(zhì)檔案后，未經(jīng)起草、流轉(zhuǎn)、審批等流程直接加蓋印章，有違傳統(tǒng)的檔案工作理念和方法。其三，業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)有隨時(shí)改動(dòng)的可能性，一旦發(fā)生與歸檔紙質(zhì)檔案內(nèi)容不一致的情況，以哪一方為準(zhǔn)將成為難題。

第三，缺乏憑證性保障。由于未按檔案管理要求設(shè)計(jì)構(gòu)建，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行全生命周期管理，亦未能在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)形成版式文件，從而缺乏憑證性保障。以教務(wù)系統(tǒng)為例，其設(shè)計(jì)目標(biāo)里就沒有考慮數(shù)據(jù)歸檔問題；系統(tǒng)里不保存相關(guān)人員在關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的真實(shí)簽名，僅僅通過系統(tǒng)本身難以判斷和證明學(xué)生成績(jī)、論文查重、導(dǎo)師審核等關(guān)鍵信息的真實(shí)性和有效性。在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案打印后加蓋印章，被當(dāng)作具有憑證價(jià)值的文件使用，為其憑證性“背書”的僅僅為業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的權(quán)威性。權(quán)威的背后，行政上缺乏傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程審批程序，技術(shù)上缺乏數(shù)字簽名、時(shí)間戳等保障手段，客觀上存在安全隱患。

2 數(shù)字態(tài)電子檔案可信管理的思路與方法

一是區(qū)分檔案的憑證與參考價(jià)值。檔案的價(jià)值主要在于憑證與參考。高等院校憑證價(jià)值突出的數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案，主要是教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)、學(xué)分銀行、師資系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)等產(chǎn)生的與教師和學(xué)生密切相關(guān)的數(shù)據(jù)；而參考價(jià)值突出的主要是各類登記統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，如“人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集與管理系統(tǒng)”“高等教育基層統(tǒng)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)”“高校社科和科技統(tǒng)計(jì)年報(bào)系統(tǒng)”等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。由于人力、物力、財(cái)力的限制，高校檔案部門應(yīng)該區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)態(tài)電子檔案的憑證和參考價(jià)值，因?yàn)榍罢咦⒅乜尚殴芾?、后者注重收集存?chǔ)。

二是重塑歸檔流程。文件連續(xù)體理論是文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的補(bǔ)充和發(fā)展，其主要內(nèi)容是構(gòu)建多維坐標(biāo)體系，用“文件保管形式軸、價(jià)值表現(xiàn)軸、業(yè)務(wù)活動(dòng)軸和形成者軸”4個(gè)坐標(biāo)軸描述電子文件的運(yùn)動(dòng)過程[5]。高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)會(huì)經(jīng)歷創(chuàng)建、形成、辦理、確認(rèn)、交換和輸出等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可借鑒文件連續(xù)體理論，從文件連續(xù)體理論的四個(gè)維度出發(fā)，研究數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案的保管形式的變化、關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)憑證性保障手段、業(yè)務(wù)邏輯、參與人員及時(shí)間等要素，制定各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔流程，將檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，降低人工干預(yù)的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案的自動(dòng)歸檔。

三是利用技術(shù)保障手段。安全可靠的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，是數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案憑證性保障的生態(tài)環(huán)境。從電子文件管理的經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，需要確保將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)自動(dòng)生成版式文件。同時(shí)高校檔案部門需要關(guān)注信息安全技術(shù)的發(fā)展，將CA認(rèn)證、數(shù)字簽名、時(shí)間戳等先進(jìn)的技術(shù)手段集成到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的非篡改性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案的可信管理。目前，最契合的技術(shù)手段為區(qū)塊鏈，國際檔案界已開展相關(guān)實(shí)踐探索。如奧地利理工學(xué)院開展了“區(qū)塊鏈與奧地利數(shù)據(jù)市場(chǎng)”項(xiàng)目，旨在通過區(qū)塊鏈技術(shù)確保奧地利數(shù)據(jù)市場(chǎng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，推動(dòng)奧地利數(shù)據(jù)市場(chǎng)項(xiàng)目可持續(xù)發(fā)展[6]；再如美國舊金山的霍伯頓軟件工程學(xué)院已采用區(qū)塊鏈記錄學(xué)生的學(xué)業(yè)完成情況，逐步替代傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式[7]。

四是構(gòu)建在線服務(wù)的工作模式。可構(gòu)建在線服務(wù)的工作模式，尤其對(duì)于憑證價(jià)值需求量大、利用率高的數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案，應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)檢索服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，一方面滿足利用需求，另一方面倒逼高校數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案管理體系建設(shè)。以學(xué)籍類檔案為例，其因憑證性價(jià)值突出而成為高校利用率最高的檔案資源，據(jù)有關(guān)學(xué)者不完全統(tǒng)計(jì)，學(xué)籍檔案的利用人次占87%以上[8]。中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)）[9]開通后，提供權(quán)威的學(xué)籍、學(xué)歷信息查詢、驗(yàn)證及認(rèn)證服務(wù)，成為提供數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案在線服務(wù)利用的典型例證。當(dāng)然，因?yàn)閷W(xué)信網(wǎng)尚未涵蓋必修選修課程、課業(yè)成績(jī)、論文情況等信息，在提高服務(wù)利用效能方面仍有很大的提升空間，建議由教育部牽頭、由各高等院校協(xié)同參與，規(guī)劃和設(shè)計(jì)電子學(xué)籍全面管理系統(tǒng)，推行電子學(xué)籍證書認(rèn)證制度，建立學(xué)業(yè)證書的可信服務(wù)體系[10]。除了學(xué)籍類數(shù)據(jù)，凡具有憑證價(jià)值的數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案均可參考學(xué)信網(wǎng)模式，面向全社會(huì)提供更科學(xué)、更有效的在線檢索服務(wù)利用。

綜上，筆者認(rèn)為來源原則適用于數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案可信管理。無論數(shù)據(jù)來源多雜多亂，其生成主體必然可以劃歸至某一組織機(jī)構(gòu)或多個(gè)部門的牽頭機(jī)構(gòu)。高校檔案部門要深入考察各業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀，參照檔案分類方案制定數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案的收集范圍和保管期限，做到與紙質(zhì)文件、其他類型電子文件同步歸檔。還要考慮到數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案以數(shù)據(jù)庫格式存儲(chǔ)、離開軟件無法讀取的特性，為此要把數(shù)據(jù)庫文件、系統(tǒng)軟件安裝包同步歸檔并制作電子備考表，記錄系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境及需要關(guān)注的問題。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫本質(zhì)上是表格的集合，可以利用技術(shù)手段將數(shù)據(jù)庫格式文件提取成一組表格文件（如后綴為“.xlsx”的Excel文件），進(jìn)而轉(zhuǎn)換成版式文件，再將表格文件與版式文件同步歸檔，前者有利于檢索、后者有利于憑證。對(duì)于重要的檔案，亦可考慮打印成紙質(zhì)載體同步歸檔。