數(shù)字時代的檔案認(rèn)知

周林興/上海大學(xué)圖書情報檔案系

1 數(shù)字時代檔案認(rèn)知的主要偏差

數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛運用，不僅給檔案事業(yè)帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，也不可避免地給檔案理論界帶來了全新的認(rèn)知范式。對于社會大眾、檔案從業(yè)者或檔案學(xué)者等社會主體而言，由于受思維慣性的影響，難免會對檔案現(xiàn)象產(chǎn)生一些認(rèn)知上的偏差。

1.1 關(guān)于檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)知偏差

傳統(tǒng)紙質(zhì)時代，由于檔案載體與內(nèi)容的不可分離，社會主體在認(rèn)知檔案時不會深究“載體”與“內(nèi)容”的區(qū)別，也不會追問“檔案價值”到底是來自于“載體”還是“內(nèi)容”或者是兩者的綜合，可以說形成了一種“檔案”即載體抑或“檔案”即內(nèi)容的思維定式。而數(shù)字時代，由于電子檔案的特有屬性，即載體與內(nèi)容可以實現(xiàn)相對分離，即內(nèi)容可以在不同的載體之間進行“流動”或傳輸，社會主體對電子檔案認(rèn)知產(chǎn)生了很大的偏差。例如“雙套制”管理機制就是一個典型例子，這種認(rèn)知偏差基本是基于這樣一個認(rèn)知邏輯，即“檔案”等于“內(nèi)容”，抑或說“檔案”與“載體”無關(guān)。殊不知，“檔案”的憑證意義及價值并不僅僅體現(xiàn)在“內(nèi)容”層面，其“載體”亦是一種象征，也體現(xiàn)著一種價值?！半娮訖n案”就是對當(dāng)前社會存在狀態(tài)最為直接的反映，其價值及存在意義絕不僅僅體現(xiàn)在“內(nèi)容”層面，以“電子”形式存在更是其對真實社會進程的呈現(xiàn)；從這個意義上來說，“雙套制”是否是一種篡改歷史存在的行為，值得深究。因此，數(shù)字時代對于檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)知必須要重新思量，不能簡單地套用傳統(tǒng)思維慣性下的邏輯去判定，并以此來指導(dǎo)檔案實踐工作。

1.2 關(guān)于檔案保管效益的認(rèn)知偏差

長期的物資匱乏導(dǎo)致社會公眾在考慮問題時多從物質(zhì)層面出發(fā)，并以此指導(dǎo)行為。雖然，改革開放后物資得到了極大豐富，但“以經(jīng)濟建設(shè)為中心”的指導(dǎo)思想可謂“深入人心”。上述原因?qū)е铝松鐣娫谟嬃啃袨榻Y(jié)果時更多是從經(jīng)濟效益的角度來考量，而對其可能產(chǎn)生的社會效益等則“選擇性”地忽視。比如認(rèn)為保管檔案時主要考慮的因素為所付出的成本與所保管的這份檔案未來可能帶來的經(jīng)濟收益是否“合算”[1]，而不是選擇站在歷史長河的角度來思考檔案對未來人類可能的影響與價值、考量其可能存在的各種潛在價值。特別是隨著數(shù)字時代的到來，數(shù)字資源的快速增長使這種認(rèn)知偏差更是有增無減，社會主體往往沒有認(rèn)識到保存它們所付出的成本是一種維持社會運轉(zhuǎn)所必須的正常性支付，即常規(guī)性社會消耗。因此，在對待數(shù)字環(huán)境下電子檔案的保管問題時，應(yīng)該避免過多地從經(jīng)濟效益的角度來看待保存成本問題?？傊?，當(dāng)前數(shù)字時代快速增長的數(shù)字資源是當(dāng)下的一種社會真實存在狀態(tài)，決不能以傳統(tǒng)的認(rèn)知眼光去衡量其絕對數(shù)量的多少，并以此來考量經(jīng)濟效益的高低。

1.3 關(guān)于檔案管理失序的認(rèn)知偏差

數(shù)字時代社會公眾可能經(jīng)常會碰到這樣的問題：“我怎么打不開你的文件？”“為什么又發(fā)過來錯誤的版本？”原因是“你用的是Office2010，我還在用Office2003呢！”；“系統(tǒng)運行怎么這么慢?。?shù)據(jù)管理壓力實在太大了！”“檢索速度怎么這么慢呢，看來是數(shù)據(jù)太多了！”原因是“我用的計算機是10年前購買的！現(xiàn)在i7的CPU都普及了，我的計算機還是i3的CPU呢！”面對這種失序抑或是失控的現(xiàn)象，到底是因為檔案是“電子的”之過還是管理之過呢？有理由相信，紙張代替竹簡等時，或許也出現(xiàn)過類似的問題，歷史已證明這與載體形態(tài)沒有必然的關(guān)聯(lián)。必須要認(rèn)識到這些問題并不是這份檔案不是“紙質(zhì)的”而是“電子的”時才出現(xiàn)的，即與它是不是“電子的”并無直接關(guān)系，其實質(zhì)原因是管理的失序甚至是失控或失范。面對當(dāng)前電子檔案管理中出現(xiàn)的種種失序現(xiàn)象，再也不能以檔案是“電子的”形式作為借口，必須清醒地認(rèn)識到問題的癥結(jié)所在并勇敢地面對。不能用10年前的設(shè)備性能來衡量當(dāng)前數(shù)字資源數(shù)量，“愚公移山”的工作手段如果用在當(dāng)前的基礎(chǔ)建設(shè)中一定會被認(rèn)為是一個笑話。因此，應(yīng)該看到當(dāng)前檔案管理中的種種失序并不是因為數(shù)字資源太多，問題是出在管理工具、管理思想、管理理念以及管理制度上。

2 數(shù)字時代的正確檔案認(rèn)知分析

2.1 檔案載體容量的發(fā)展速度超出了檔案數(shù)據(jù)的增長速度

在過去20年左右的時間里，硬盤的容量起碼增加了500倍以上，平均每年增加25倍以上。數(shù)字資源的增長速度是大概每2年才增長一倍[2]。2013年全球一共產(chǎn)生了1000EB的流量[3]，到2018年全球的網(wǎng)絡(luò)流量達到了8.6ZB[4]，而到2020年數(shù)字資源將會達到44萬億GB[5]，但這并不足以說明當(dāng)前檔案太多。在當(dāng)前社交媒體環(huán)境之下，相互轉(zhuǎn)載、相互鏈接等導(dǎo)致重復(fù)發(fā)表現(xiàn)象尤為嚴(yán)重，大量冗余數(shù)字資源的存在已成為了一種社會常態(tài)，原創(chuàng)性的數(shù)字資源即能稱為檔案數(shù)據(jù)的資源能占到多少比例還是未知數(shù)，但憑常識可以推斷肯定比44萬億GB要少很多。因此，應(yīng)該看到雖然當(dāng)前環(huán)境下數(shù)字資源的確是快速增長，但是用來存儲它的載體在以更快的速度增長，當(dāng)前正確的做法是對殘缺數(shù)據(jù)、錯誤數(shù)據(jù)、重復(fù)數(shù)據(jù)等進行清洗，而不為了節(jié)省所謂的存儲空間銷毀那些所謂沒有價值的原創(chuàng)性檔案數(shù)據(jù)。

2.2 檔案數(shù)據(jù)的存儲成本與存儲增量并不構(gòu)成正比關(guān)系

在紙質(zhì)環(huán)境下檔案的存儲成本與存儲增量之間存在著一種正比例關(guān)系，或許還勉強說得過去。但在數(shù)字環(huán)境下肯定是一種錯誤論點，即載體容量與成本價格或許存在正相關(guān)關(guān)系，但一定不會構(gòu)成一種正比例關(guān)系。載體的存儲容量有了巨大的增加，但是成本卻并沒有明顯增加，如果從購買力的角度來看，甚至與以前相比其單位成本還在不斷地降低。而且，從載體容量與載體成本來看，隨著載體容量的不斷增大，其邊際效應(yīng)也越來越顯現(xiàn)，保存更多的檔案數(shù)據(jù)比保存部分檔案數(shù)據(jù)的邊際效應(yīng)更具科學(xué)性。

2.3 信息技術(shù)的快速發(fā)展打破了檔案信息檢索的束縛

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境之下，之所以要強調(diào)對檔案內(nèi)容進行價值鑒定，挑選一些被認(rèn)為更有價值的檔案保存下來，其最為樸素的出發(fā)點就是考慮到手工檢索檔案信息的效率問題[5]。這種強化一個方面而弱化另一個方面的做法，在當(dāng)前存取技術(shù)、搜索技術(shù)、全文檢索技術(shù)等相關(guān)信息技術(shù)快速發(fā)展的社會環(huán)境之下完全可以摒棄，即不僅可以保全檔案的完整性，亦可以保證檔案檢索的準(zhǔn)確性。如復(fù)旦大學(xué)張衛(wèi)、周鵬團隊開發(fā)了具有顛覆性的二維半導(dǎo)體準(zhǔn)非易失存儲原型器件，開創(chuàng)了第三類存儲技術(shù)，其寫入速度比目前U盤快一萬倍，數(shù)據(jù)刷新時間是內(nèi)存技術(shù)的156倍，并且擁有卓越的調(diào)控性，可以實現(xiàn)按照數(shù)據(jù)有效時間需求設(shè)計存儲器結(jié)構(gòu)[6]。此外，社會主體有一些社會活動過程不會形成文字信息，因此即使檔案數(shù)據(jù)全部保全都難以完整還原所有歷史事實與歷史細節(jié)，更不用說只用部分文字信息來述說過往的完整歷史。如果再對這些有文字記載的信息進行厚此薄彼的挑選，并非是對歷史負責(zé)任，而是對歷史的不尊重。所以，不管是從載體容量的發(fā)展速度的角度、還是從保管成本以及利用效率的角度來看，當(dāng)前檔案都不是太多，而應(yīng)該說是太少?，F(xiàn)在之所以有好多歷史事實不清楚，很大一部分原因在于找不到相關(guān)的文字記錄。

3 數(shù)字時代關(guān)于檔案認(rèn)知的結(jié)論

第一，未來的社會一定是一個數(shù)據(jù)驅(qū)動的社會，未來的決策一定是建立在“大數(shù)據(jù)”之上的，而不是建立在“殘缺的”“小數(shù)據(jù)”之上的；“大數(shù)據(jù)”一定是以數(shù)據(jù)的齊全完整為前提的，并且當(dāng)前的技術(shù)條件等為齊全完整地保留所有數(shù)據(jù)提供了可能與支撐。所以，檔案數(shù)據(jù)的精減或進行所謂的內(nèi)容價值判定，在很大程度上破壞了檔案數(shù)據(jù)的完整性，也極大地破壞了檔案數(shù)據(jù)的生態(tài)系統(tǒng)。而且在這個所謂的內(nèi)容價值判定過程之中，把檔案人為地分為三六九等，其實質(zhì)是給反映某個社會事件或活動的一組檔案數(shù)據(jù)輸入了大量的“噪音”，帶來了不必要的“信息污染”。這樣不但沒有使檔案數(shù)據(jù)的證據(jù)力得到強化，反而被弱化了。

第二，哪份檔案數(shù)據(jù)有價值、哪份檔案數(shù)據(jù)無價值？社會主體不能僅從當(dāng)下的認(rèn)知能力與認(rèn)知標(biāo)準(zhǔn)去判定，這是不科學(xué)的，不能為了一份檔案的存在而剝奪另一份檔案的生存機會。在判定一份檔案的價值時一定是從歷史長河的角度來考量的，而不是基于當(dāng)下更不是基于個體。特別是在數(shù)字環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性挖掘一定是建立在全數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上的，每份檔案數(shù)據(jù)的價值一定是建立在另一份檔案價值的基礎(chǔ)之上的。

第三，數(shù)字時代雖然檔案數(shù)據(jù)的總量很龐大，但必須要明白龐大的檔案數(shù)據(jù)并不是由一個或少數(shù)幾個社會主體形成的，也不應(yīng)由一個或少數(shù)幾個社會主體來保存，44ZB的資源分配到每個社會公眾頭上可以說是少得可憐，甚至是微不足道。另外，如果在對這些資源進行保管的過程中能夠精準(zhǔn)地實施“以我為主”的保存策略，這些資源就一定能夠被保全且不存在重復(fù)。