互聯(lián)網(wǎng)+新型在線審批平臺在鐵路企業(yè)推廣與應(yīng)用研究

文/周巖松

引言

在大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)+的成熟與發(fā)展，尤其是移動互聯(lián)網(wǎng)時代已徹底改變了我們的生活、工作習(xí)慣和作業(yè)模式，在高數(shù)字化、移動化、信息化、智能化的大時代背景下，鐵路企業(yè)要具有時代感、競爭力、創(chuàng)新力，唯一的途徑就是順勢而為，與時俱進(jìn)。

在移動互聯(lián)網(wǎng)時代高速發(fā)展的今天，中國鐵路沈陽局集團(tuán)有限公司如何利用互聯(lián)網(wǎng)+的思維模式實現(xiàn)管理轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，特別是對集團(tuán)公司內(nèi)部的審批業(yè)務(wù)模式的改革與升級勢在必行。

集團(tuán)公司機(jī)構(gòu)具有體積龐大、機(jī)構(gòu)眾多、關(guān)系復(fù)雜、審批制度完備、流程過長、要求工作的程序嚴(yán)格等特點，而集團(tuán)公司目前的保守、落后的審批業(yè)務(wù)的方式已經(jīng)成為企業(yè)限制發(fā)展的瓶頸，具體存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面；

第一，審批的決策鏈過長。原始的紙制文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，必須通過線下有人專門負(fù)責(zé)傳遞、溝通、協(xié)調(diào)，過長的決策審批鏈，無論是溝通還是傳遞都會存在著實效性的問題。

第二，審批受時間的限制。傳統(tǒng)的方式必須要求文件到達(dá)對應(yīng)部門，并待簽署的負(fù)責(zé)人在場的前提下才能完成，時間無法預(yù)估。

第三，審批受空間的限制。傳統(tǒng)的方式在審批橫跨區(qū)域或空間的時候，更會給審批業(yè)務(wù)帶來阻礙和困難。

第四，審批受資源的限制。傳統(tǒng)審批文件如果需要會簽的內(nèi)容，就必須具備現(xiàn)場的統(tǒng)一場所、環(huán)境、人員、時間等多方面的因素才能進(jìn)行，尤其是鐵路局這樣的大企業(yè)，要滿足這樣的實施條件，需要消耗更多的時間、資源、成本去支持和籌備。

第五，審批受紙質(zhì)載體限制。

審批過程需要痕跡化、過程化，但紙質(zhì)的文件很難實現(xiàn)過程化記錄、修改可追溯、結(jié)果可共享的要求。審批應(yīng)具有高效化，審批業(yè)務(wù)本身是耗費資源、時間和人力的一個過程，為節(jié)省管理和運營成本的要求，必須提高審批的效率和質(zhì)量。但原紙質(zhì)文件因受到時間、地域、人員、空間等多方面的因素限制，無法提高響應(yīng)的速度，必須借助信息化、移動化的科技手段才能實現(xiàn)。

第六，審批受不可追溯統(tǒng)計限制。審批業(yè)務(wù)無論是文件還是合同都需要進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計分析、查找與追溯，但原始的處理方式，根本不具備統(tǒng)計分析的條件，查找和追溯的條件和環(huán)境。

1.新型在線審批平臺建設(shè)的相關(guān)理論及技術(shù)

圖1 JIT管理模式

（1）JIT(Just In Time)理論的引入

準(zhǔn)時制（JIT)，可概括為“任何時間、任何地點、任何事情”，都可以及時解決和處理，以達(dá)到零時間、零距離的高效作業(yè)模式。審批平臺可以引入此理論在審批業(yè)務(wù)流程的設(shè)計和模型的架構(gòu)當(dāng)中，以實現(xiàn)審批的高效、便捷。具體JIT模式的優(yōu)勢見圖1。

（2）短信集成技術(shù)的利用

為了讓JIT理論得到充分的發(fā)揮和應(yīng)用，利用短信集成技術(shù)實現(xiàn)在線審批平臺的業(yè)務(wù)提醒、通知的推送功能，主要是將審批平臺與第三方短信平臺進(jìn)行接口集成處理，按需發(fā)送提醒短信功能，確保平臺應(yīng)用者可以第一時間、任何地點都能及時收到通知并做出相應(yīng)的處理和決策。

（3）集成電子印章技術(shù)的運用

平臺引入電子印章解決方案旨在利用數(shù)字證書認(rèn)證平臺，結(jié)合CA數(shù)字認(rèn)證技術(shù)，建立一套安全、實用，并為國家認(rèn)可的電子印章系統(tǒng)，以統(tǒng)一整個單位的電子印章，完善現(xiàn)有平臺業(yè)務(wù)，確保電子文件的安全，提高辦公效率的目標(biāo)。電子印章系統(tǒng)整合嵌入與審批平臺各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，為審批業(yè)務(wù)平臺提供完善的安全保證和堅實的法律保護(hù)，確保電子審批文件的合法、有效。電子印章技術(shù)模型如圖2所示。

圖2 電子印章技術(shù)模型

（4）流程建模（BPM）技術(shù)的應(yīng)用

業(yè)務(wù)流程建模（BPM， Business Process Modeling）是對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行表述的方式，在跨組織業(yè)務(wù)流程重組的前提下，流程建模的主要目的就是提供一個有效的跨組織流程模型并輔助相關(guān)人員進(jìn)行跨流程的分析與優(yōu)化，在BPM體系結(jié)構(gòu)的核心部位是一個執(zhí)行流程的運行時引擎，其流程的源碼是由基于XML的BPEL語言寫成。人和計算機(jī)的交互驅(qū)動引擎里流程的執(zhí)行，BPM系統(tǒng)架構(gòu)圖如圖3所示。

2.審批平臺的系統(tǒng)設(shè)計原則

（1）可靠性。軟件系統(tǒng)規(guī)模越做越大越復(fù)雜，其可靠性越來越難保證。應(yīng)用本身對系統(tǒng)運行的可靠性要求越來越高，軟件系統(tǒng)的可靠性也直接關(guān)系到設(shè)計自身的生存發(fā)展競爭能力。

（2）健壯性。健壯性又稱魯棒性，是指軟件對于規(guī)范要求以外的輸入能夠判斷出這個輸入不符合規(guī)范要求，并能有合理的處理方式。軟件健壯性是一個比較模糊的概念，卻是非常重要的軟件外部量度標(biāo)準(zhǔn)。

（3）可修改性。要求以科學(xué)的方法設(shè)計軟件，使之有良好的結(jié)構(gòu)和完備的文檔，系統(tǒng)性能易于調(diào)整。

（4）可理解性。軟件的可理解性是其可靠性和可修改性的前提。它并不僅僅是文檔清晰可讀的問題，更要求軟件本身具有簡單明了的結(jié)構(gòu)。

（5）簡便性。其主題體現(xiàn)在登錄、安裝及升級、功能操作等方面。

（6）可測試性?？蓽y試性就是設(shè)計一個適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)集合，用來測試所建立的系統(tǒng)，并保證系統(tǒng)得到全面的檢驗。

（7）高效性。軟件的效率性一般用程序的執(zhí)行時間和所占用的內(nèi)存容量來度量。在達(dá)到原理要求功能指標(biāo)的前提下，程序運行所需時間愈短和占用存儲容量愈小，則效率愈高。

圖3 BPM系統(tǒng)架構(gòu)

3.在線審批平臺的功能目標(biāo)概述

（1）線上的可操作性

新型的審批模式必須徹底改變傳統(tǒng)的線下作業(yè)模式，由傳統(tǒng)的線下審批，實現(xiàn)線上的流轉(zhuǎn)與簽批。

（2）線上電子可寫性

新型審批模式的平臺構(gòu)建必須滿足支持線上的手寫電子簽名和批閱，只有滿足在線批閱和簽名的條件，在線審批才具有實際的意義和價值。

（3）作業(yè)的移動性

新型審批模式的平臺必須支持移動化的作業(yè)要求和條件。只有移動化才能打破原有的時間和空間的限制。確保可在隨時隨地進(jìn)行審批工作。

（4）電子印章技術(shù)可用性

新型的審批模式的平臺必須支持電子印章技術(shù)的實施與應(yīng)用，隨著電子印章技術(shù)的不斷成熟，電子印章技術(shù)也得到了國家和相關(guān)部門的認(rèn)可和監(jiān)管，讓電子印章技術(shù)得以推廣與實施提供了必要的支持和基礎(chǔ)。

（5）線上審批的合法性

新型的審批模式及工具必須保證在線審批的合法性、唯一性、有效性等要求，目前國家相關(guān)部門已經(jīng)出臺響應(yīng)的法律條款，線上簽批具備法律效果。

（6）線上數(shù)據(jù)的共享性

新型的審批模式必須建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)、文件存儲中心，只有這樣才能實現(xiàn)共享、共用、可追溯、供查閱。

（7）企業(yè)推廣的制度性

新型的審批模式必須要求企業(yè)建立和完善響應(yīng)的制度和管理辦法，配合其推廣與實施。

（8）推廣應(yīng)用的科學(xué)性

新型的審批模式推廣與應(yīng)用的必要的前提就是至上而下的重視和全面的科學(xué)指導(dǎo)與培訓(xùn)，這是平臺運用成功的關(guān)鍵和必要的基礎(chǔ)條件。

（9）流程的靈活可控性

科學(xué)地構(gòu)建審批流程，讓審批流程化、可配置化，加強(qiáng)信息化審批的靈活性和可操作性。

（10）平臺架構(gòu)的合理性

平臺合理的架構(gòu)要求，架構(gòu)設(shè)計必須合理，無論是權(quán)限、功能、結(jié)構(gòu)必須符合可擴(kuò)展、可復(fù)制、可調(diào)整的要求。尤其是集團(tuán)公司機(jī)構(gòu)調(diào)整頻繁、審批業(yè)務(wù)復(fù)雜多變，必須讓平臺既保證其穩(wěn)定性又不失靈活性。

就上述實施的條件和要求而言，無論在技術(shù)、硬件、經(jīng)驗、方法理論及相關(guān)法律法規(guī)等方面都具備了成熟的實施與應(yīng)用的條件并有很多成功的案例可以借鑒和復(fù)用。

圖4 平臺架構(gòu)流程圖

4.審批平臺的架構(gòu)及功能設(shè)計

（1）平臺架構(gòu)流程

平臺主要將審批業(yè)務(wù)平臺和電子印章系統(tǒng)、短信系統(tǒng)多方集成運用，實現(xiàn)在線審批平臺的應(yīng)用與實施。具體架構(gòu)流程如圖4所示。

（2）平臺功能設(shè)計

按照平臺的建設(shè)要求，其功能主要由以下幾個部分組成。具體功能結(jié)構(gòu)圖如圖5所示。

①系統(tǒng)管理，主要完成平臺的賬戶、單位、數(shù)據(jù)權(quán)限、功能菜單、功能權(quán)限、角色、系統(tǒng)參數(shù)、字典等功能的管理。

②流程管理，主要實現(xiàn)流程的建模、配置、維護(hù)、定義等。

③審批管理，主要實現(xiàn)對流程待審批的文件的電子簽名和電子印章的實現(xiàn)與應(yīng)用。

④統(tǒng)計管理，主要實現(xiàn)對審批相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計、分析等方面功能。

⑤移動管理，主要在APP端實現(xiàn)在線查閱、電子簽名等功能。

⑥印章管理，主要對系統(tǒng)應(yīng)用的印章按照單位進(jìn)行維護(hù)、授權(quán)、申請管理。

⑦日志管理，主要對用章實現(xiàn)日志的監(jiān)控管理。

5.在線審批平臺的經(jīng)濟(jì)價值分析

就國內(nèi)其它行業(yè)成功實施案例分析來看，為了在當(dāng)下的環(huán)境下更好地生存與發(fā)展，充分地利用了信息化和移動化的技術(shù)手段，并引入了先進(jìn)的JIT（準(zhǔn)時至）的管理理念，對鐵路企業(yè)審批業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上進(jìn)行了改革性的創(chuàng)新和應(yīng)用，讓審批業(yè)務(wù)由線下操作成功的轉(zhuǎn)型到線上操作，不僅大大提高了工作的效率，同時也節(jié)約了大量的時間成本和資源的消耗，取得很好的應(yīng)用效果。具體效果體現(xiàn)在以下幾個方面：

圖5 平臺功能結(jié)構(gòu)圖

（1）加快了傳遞的效率

線上的審批機(jī)制可以實現(xiàn)零時間、零距離的數(shù)據(jù)傳遞和共享。

（2）提高了工作的效率

新型線上審批平臺的構(gòu)建讓審批工作可以在第一時間實現(xiàn)工作的辦理。

（3）打破了地域的限制

線上審批平臺打破了地域的限制，讓簽批人無論在何地都可以第一時間辦理，將傳遞的時間降低到零。

（4）實現(xiàn)了管理的數(shù)字化、信息化、無紙化

線上審批平臺的成功實施，不僅可以實現(xiàn)數(shù)字化管理的要求，更重要的是可以節(jié)約人力、時間、物資成本的消耗。

（5）增強(qiáng)了工作的協(xié)同性

線上審批平臺可以實現(xiàn)部門之間的零時間、零距離的數(shù)據(jù)穿透，提高了協(xié)作的效率，降低了溝通成本。

（6）迎合了信息化時代對工作模式的要求

時代的發(fā)展需求，要求企業(yè)必須利用新手段、高科技實現(xiàn)管理內(nèi)部的提質(zhì)增效。

（7）滿足企業(yè)在持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略要求

企業(yè)的發(fā)展需要有效的平臺、工具進(jìn)行支撐，科學(xué)的線上審批平臺讓企業(yè)的發(fā)展至少在管理和審批的業(yè)務(wù)上得到了充分發(fā)揮和應(yīng)用。

6.展望

基于以上的論述，信息化建設(shè)是鐵路企業(yè)發(fā)展趨勢的必然要求，以成熟的技術(shù)和硬件為背景，借鑒中國鐵路沈陽局集團(tuán)有限公司的成功實施經(jīng)驗，利用新型在線審批模式的平臺在中國鐵路沈陽局集團(tuán)有限公司企業(yè)的推廣與應(yīng)用，是符合企業(yè)發(fā)展要求，順應(yīng)時代發(fā)展的必經(jīng)之路。站在全集團(tuán)公司角度出發(fā)，如何將《在線審批平臺》進(jìn)行科學(xué)部署與實施，將是工作模式的轉(zhuǎn)換和工作方式改革的重要舉措。平臺的建立與實施，不僅可以完成對內(nèi)部工作機(jī)制的改革、創(chuàng)新、升級，確保達(dá)到提質(zhì)增效的管理目標(biāo)，也為企業(yè)的快速迅猛發(fā)展提供必要的手段和技術(shù)支撐，同時對企業(yè)的精細(xì)化、持續(xù)性、擴(kuò)張性、穩(wěn)定性發(fā)展具有重大的意義和影響。