博觀約取 厚積薄發(fā)

文/王 飛 李曉艷 楊海清

一、案例概述

檔案是企業(yè)重要的信息資源，企業(yè)加強檔案管理對于日常生產和戰(zhàn)略發(fā)展具有重要的基礎支撐作用。近年來，榆林市楊伙盤煤礦不斷延伸拓展檔案管理內涵，開發(fā)利用檔案信息資源，為煤礦發(fā)展提供及時而優(yōu)質的服務支持。其中，在2015年MG1120/500-AWD型煤機故障大修、2016年《楊伙盤煤礦大事記》編撰、2017年財務歷史遺留賬務處理、2018年煤倉維護等工作中，煤礦檔案都發(fā)揮了重要的基礎信息支撐作用。

二、實施背景

榆林市楊伙盤煤礦是陜西榆林能源集團煤炭進出口有限公司所屬地方國有煤炭生產企業(yè)，始建于1995年5月，礦井位于神府煤田腹地的神木市店塔鎮(zhèn)，核定年生產能力為400萬噸。2018年6月，該礦被國家煤監(jiān)局評為一級安全生產標準化煤礦，12月，分別被中國煤炭工業(yè)協(xié)會、陜西省煤管局評為“特級安全高效礦井”，并榮獲“全國煤炭工業(yè)先進集體”稱號。

該礦自建礦以來，比較重視檔案工作，先后制定了切合實際的檔案管理制度，配備了具有豐富工作經驗的檔案管理人員，購置了專業(yè)檔案管理軟件，促進全礦檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，推動檔案為煤礦發(fā)展服務。不過，起初該礦檔案信息化建設存在硬件較“硬”、軟件較“軟”的尷尬局面，系統(tǒng)整體功能未能充分發(fā)揮。具體而言，表現(xiàn)為以下幾個方面：

一是對于檔案管理重視程度不足，一直沒有建立形成較為規(guī)范、完備的檔案工作體系，導致檔案資料收集不齊全，整理不規(guī)范，歸檔率和利用率大打折扣。

二是對于計算機云計算技術、虛擬化技術、智能化技術的開發(fā)和應用能力不足，檔案信息化管理數(shù)據庫籌而不建，檔案信息整合和交流平臺缺乏，知識共享水平較低，檔案管理工作依然停留在近似于“刀筆吏”的階段而裹足不前。

三是檔案管理人員缺乏檔案管理基本知識和技能，對檔案專業(yè)是“外行”，對檔案數(shù)字化管理工作更是無所適從，對檔案信息化建設的要求和規(guī)范難以落實和執(zhí)行到位，無法為企業(yè)提供良好的檔案服務。

近年，該礦針對現(xiàn)實問題加大力度實施數(shù)字檔案館（室）項目，分別投入大量人力、物力，購置網絡硬件，引進專業(yè)軟件，針對已有紙質、照片及聲像檔案資料進行數(shù)字化處理，并采集、歸檔、存儲，使之轉化為二次文獻信息，建立了案卷級、文件級目錄數(shù)據庫，形成了數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，為企業(yè)提供檔案信息網絡化服務。截至2017年8月，該礦綜合檔案室共保管有建礦以來形成的文書、地質、基建、設備、人事、會計、特殊載體檔案共計11190卷（件）。2017年9月，該礦檔案目標管理經過評審驗收，達到陜西省AAA級標準。

隨著“數(shù)字化社會”、“數(shù)字化城市”時代的來臨，楊伙盤煤礦檔案建設工作也正在“開眼看世界”，快步踏上信息化軌道，從而實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的轉型升級。在這個過程中，該礦現(xiàn)今在生產、安全、管理等領域對于檔案信息資源的應用需求及其能力，正在不斷提升。

三、創(chuàng)新做法

企業(yè)檔案信息化建設、開發(fā)和利用是一項龐大的系統(tǒng)工程，推進這項工程，既會遇到諸多困難和挑戰(zhàn)，也在面對諸多創(chuàng)新和超越。近年，楊伙盤煤礦從管理理念、機構、制度、技術、方法等各個環(huán)節(jié)統(tǒng)籌考慮，齊頭并進，推動檔案信息化建設工作發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高綜合效能，實現(xiàn)檔案資源、檔案價值最大限度得到開發(fā)利用。

案例一：2015年7月，楊伙盤煤礦綜采一隊MG1120/500-AWD型煤機發(fā)生響動異常，致使綜采工作面作業(yè)無法正常進行，影響煤礦整體接續(xù)計劃。維修專業(yè)人員經過數(shù)次排查，始終未能找到故障具體位置及原因，維修工作一籌莫展。后來，礦檔案室配合機電設備部在檔案信息庫調取該臺煤機的技術資料，幫助維修人員理清了設備運行原理和規(guī)律，確定了設備故障位置及原因。經過更換配件，技術維修，煤機重新運行，生產恢復正常，檔案信息的效益得到彰顯。

案例二：2016年5月，楊伙盤煤礦委托西北大學編纂該礦發(fā)展《大事記》。礦檔案室通過大量查找案卷資料，在礦政活動、生產與營銷、安全管理與員工安全教育、生產技術更新?lián)Q代、產業(yè)升級改造項目立項建設及完工、環(huán)境保護與節(jié)能減排、企業(yè)文化建設、社會公益活動等方面為編纂人員提供了豐富詳實的圖文資料，使《大事記》順利成書，準確、真實地反映了該礦事業(yè)初創(chuàng)、生產重張、快速發(fā)展三大階段的歷程。

案例三：2017年7月，楊伙盤煤礦在處理2004年之前遺留的賬務時，由于時間跨度較長，難以理清頭緒。經過在檔案室查找留存的會計賬簿及對賬單等大量會計檔案，通過核對，遺留賬目一一理清，一道難題順利解決。

案例四：2017年楊伙盤煤礦的地下管道出現(xiàn)嚴重缺漏水事故，因工業(yè)場區(qū)年久失修，好多管路無法定位，無法排查漏水區(qū)域，后經檔案室調取大量管路施工圖，為檢查、維修隊提供了便利，使他們很快就找到了漏水位置，及時解決了漏水事故，減少了經濟損失。

事實上，楊伙盤煤礦在企業(yè)檔案基礎夯實完善和檔案信息開發(fā)利用的工作中，始終注重創(chuàng)新，堅持創(chuàng)新，走出了自己的檔案建設之路。

（一）完善檔案管理基礎設施。2006年，楊伙盤煤礦成立綜合檔案室。2008年，按照《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則（試行）》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，對形成的全部檔案進行了系統(tǒng)整理。同年，該礦檔案室晉升為陜西省AA級綜合檔案室。

2012年，該礦按照《檔案室建設設計規(guī)范》《檔案室建設標準》的要求，新建了檔案室?guī)旆?、辦公室、查閱室，其中庫房面積94平方米，辦公室、查閱室各32平方米。

2013年至2016年，該礦共投入50余萬元配備了密集架、滅火器、溫濕度計、防盜門、中央空調、吸塵器、計算機、掃描儀、復印機、照相機、攝像機、網絡版檔案管理軟件等設備，做到了檔案管理設施齊全，庫房容量及柜架裝具充足，管理到位，檔案存放達到了“八防”要求。

2017年，該礦投資20萬元配置了網絡版檔案管理軟件，2臺電腦，1個服務器，4臺掃描儀，進一步完善了檔案管理的基礎設施。

（二）健全檔案管理體制機制。2006年檔案室成立后，楊伙盤煤礦明確了由主管辦公室工作的副礦長分管，辦公室主任具體負責，專職檔案管理人員從事日常管理的檔案工作體制。礦主要領導堅持不定期檢查督促檔案工作，主管領導定期檢查檔案安全情況。在具體管理實踐中，該礦檔案工作形成了“四個納入”管理體系，即檔案工作納入到煤礦發(fā)展規(guī)劃，納入到年度工作計劃、總結，納入到領導議事日程，納入到相關人員的崗位職責。

在檔案管理人員的配備上，該礦堅持檔案人員必須具備大專以上學歷，且能勝任檔案工作。目前專職檔案員為中共黨員，本科學歷，并獲得檔案館員任職資格。該礦積極支持檔案專職人員進行專業(yè)繼續(xù)教育學習，先后選派檔案專職人員參加了陜西省檔案局、榆林市檔案局業(yè)務培訓班6次，并獲得結業(yè)證書。

近年，該礦按照《中華人民共和國檔案法》的要求，先后制定出臺《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《四同步、四參加制度》《聲像檔案管理制度》《楊伙盤煤礦電子文件歸檔制度》《檔案室局域網管理制度》《檔案接收制度》《檔案查借閱制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案利用制度》《檔案安全管理制度》《檔案管理人員工作職責》《檔案工作突發(fā)事件應急預案》《檔案安全責任制》等規(guī)章制度，使檔案管理工作做到了有章可循、依章辦事。

（三）提升檔案管理業(yè)務水平。楊伙盤煤礦檔案專職人員在“四同步、四參加”的基礎上，對屬于煤礦接收范圍的文書檔案、科技檔案（地質類、基建類、設備類）、會計檔案、人事檔案、特殊載體檔案實行集中統(tǒng)一管理，并對各部、室、隊的檔案工作進行監(jiān)督、檢查指導。編制了《楊伙盤煤礦檔案分類大綱》《楊伙盤煤礦檔案編號方案》《楊伙盤煤礦檔案歸檔與不歸檔范圍》《楊伙盤煤礦檔案保管期限表》《楊伙盤煤礦檔案立卷說明》，規(guī)范了檔案的整理、鑒定、移交等環(huán)節(jié)，使文件的收集、整理、歸檔工作納入到有關工作程序。目前，室藏檔案門類齊全，結構合理，且各門類檔案歸檔率達到100%，完整率、準確率達到98%以上。

按照《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的要求，檔案室在歸檔文件材料、字跡材料、案卷目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄、備考表、歸檔章、單位印章使用、檔號編制及各門類載體檔案整理過程中，嚴格執(zhí)行國家和行業(yè)相關標準，認真組織實施，嚴把每個環(huán)節(jié)，深抓每個細節(jié)，努力做到分類科學，整理規(guī)范，符合要求。同時，該礦按照文件材料的形成規(guī)律及時歸檔，保證了歸檔文件的齊全、完整、準確，各類檔案的案卷質量均達到了標準要求。

對到期檔案進行鑒定和開放的同時，該礦堅持對破損檔案進行裱糊和掃描，對組織鑒定后需要銷毀的檔案按規(guī)定程序造冊登記并銷毀。該礦還建立了檔案的接收、銷毀、利用、庫房設備、案卷目錄登記等統(tǒng)計表冊，并按時完成檔案的統(tǒng)計上報工作。

平時，該礦認真組織職工學習宣傳《檔案法》《陜西省檔案管理條例》等檔案法規(guī)，訂閱《陜西檔案》，教育引導全體職工增強檔案意識，了解檔案知識，提升整體檔案管理水平。

（四）打造檔案管理數(shù)字模式。楊伙盤煤礦按照《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》的要求，聘請專業(yè)團隊，對永久保管、利用頻繁的紙質檔案進行了數(shù)字化加工，極大地提高了煤礦檔案的查準率、查全率和利用效率。在處理過程中，嚴格遵守從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據采集。對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據進行歸檔。力爭為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據信息。目前，錄入案卷級目錄4307條；文件級目錄34393條；全文掃描200505頁，其中文書永久20284頁，科技檔案圖紙10177 張（頁）。

該礦根據室藏檔案的特點編制了案卷目錄、全引目錄、分類目錄、專題目錄及庫房檔案存放索引等配套齊全的檢索工具，提高了檔案的利用效率。另外編制了煤礦《大事記》《組織沿革》《全宗介紹》《基礎數(shù)字匯集》《檔案利用效果實例匯編》等編研資料，為煤礦提高檔案的利用效率打下了堅實基礎。該礦不斷做好檔案的收集和利用工作，堅持統(tǒng)一領導，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一管理，深入開發(fā)檔案信息資源，及時、準確地為領導決策和職能部門工作提供檔案信息服務。

四、效果影響

檔案信息資源開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案信息資源價值的必然途徑。近年，楊伙盤煤礦在綜合開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的工作中，逐步探索形成了“提供高層次服務，開展深層次加工，采取多層次檢索”的特點，切實發(fā)揮了檔案信息的支撐價值。

（一）檔案管理理念不斷改進。思想是行動的先導。在信息化發(fā)展如火如荼的當下，楊伙盤煤礦把檔案信息化建設納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，納入日常工作管理日程，納入崗位職責，納入年度考核。通過戰(zhàn)略思維調整，將檔案工作的定位由紙質檔案手工整理的方式向計算機自動化管理的模式過渡，進而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進、適用、高效的檔案處理、保管和利用管理系統(tǒng)，致力于把檔案資源的信息和價值充分加以開發(fā)和利用，助力企業(yè)長久發(fā)展。

（二）檔案運行體系不斷健全。作為企業(yè)經營發(fā)展的重要基礎條件，企業(yè)檔案工作在楊伙盤煤礦舉足輕重。該礦明確一名領導分管，設置3名專職人員具體管理，并在各個部門科室指定了兼職人員輔助管理。檔案資料由單位檔案部門統(tǒng)一管理，避免了長期存放、積壓于相關業(yè)務部門和沒有設置檔案室的基層單位。當然，這些部門和單位的檔案管理兼職人員也堅持形成這樣一種職業(yè)素養(yǎng)和自覺，他們只要接手各種檔案資料，并且所涉事務已經辦結，就會根據企業(yè)檔案歸檔相關規(guī)定，按時向檔案部門移交所管檔案資料，切實做好檔案資料的收集、保管、整理工作。楊伙盤煤礦還根據國家有關檔案信息化建設的標準和要求，建立健全了電子檔案資料的收集、鑒定、歸檔、流轉、處置制度，以及利用和保密制度，保存和銷毀制度，安全管理與責任追究制度，實現(xiàn)電子檔案的全程規(guī)范管理。

（三）檔案人才建設不斷加強。企業(yè)檔案信息化建設需要有深厚檔案學基礎理論的人才，要能夠“知其然，也知其所以然”。楊伙盤煤礦檔案部門的人員準入門檻比較高，檔案管理人員的招聘、調配，堅持人崗相適，量才而用。該礦領導決策層也堅持從滿足檔案工作長遠發(fā)展和規(guī)范管理的整體要求來考慮和改善檔案管理人員結構。該礦將檔案業(yè)務培訓納入議事日程，有針對性地開展專業(yè)培訓，尤其做好各種檔案新載體的物理性能，網絡安全知識，檔案人員職業(yè)素養(yǎng)、檔案政策法規(guī)和規(guī)章制度等內容的學習教育，大力培養(yǎng)真正能夠融檔案、網絡、信息、安全等知識于一體的檔案管理高端人才。

（四）檔案技術應用不斷推進。推進檔案信息化建設，硬件是基礎，軟件是支撐。硬件設施的裝備可以有效提高企業(yè)檔案室計算機和網絡技術的應用程度，進而提高檔案信息化水平。軟件技術的應用，及其局域網技術的開發(fā)，可以實現(xiàn)檔案的收集、整理、編制、檢索，以及內容介紹、檔案統(tǒng)計、庫房管理的網絡化、便捷化、高效化，促進資源共享。在網絡互通、信息交流的同時，安全問題尤為突出。所以，楊伙盤煤礦注重完善信息安全管理制度，引進信息安全系統(tǒng)，嚴格采用一系列的檔案安全信息技術，包括建立數(shù)字化文檔管理制度和人員安全管理制度，設置嚴格的訪問身份驗證、防病毒體系，甚至對易于修改的數(shù)字檔案進行加密操作，采用不能夠進行數(shù)據改寫的特殊存儲介質來保存機密檔案，以及采取物理隔離的方式消除網絡危險。

（五）檔案資源利用不斷提升。檔案信息化建設，歸根結底在于滿足人們對信息資源的需求和利用。檔案工作過程中對信息資源的收集、管理、傳播，最終都是指向開發(fā)利用。楊伙盤煤礦注重加強檔案目錄數(shù)據庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，夯實利用檔案信息資源的基礎工作。同時，該礦注重引進檔案管理應用軟件，建立和規(guī)范局域網絡，加強對電子文件和電子檔案的積累、保管、利用，以此保證檔案信息資源的齊全、完整、清晰和高效。該礦還根據內部成員的不同職能和級別設置檔案查詢權限，對于不涉密的檔案資料直接在網絡平臺設置下載或者在線閱讀功能。這些舉措，都使檔案信息資源分享和利用更加便利。

總之，檔案信息開發(fā)利用是一項綜合性的工程，它既憑借于現(xiàn)代信息技術的發(fā)展成果，也依賴于企業(yè)自身孜孜以求的堅定決心。楊伙盤煤礦堅持博觀而約取，厚積而薄發(fā)，推動檔案信息資源開發(fā)利用結出碩果累累。